A tout moment vous pouvez lancer un traitement de sauvegarde depuis le menu Principal. Ce traitement consiste à mettre dans un fichier compressé (format « zip ») l'ensemble des fichiers de données ainsi que les images / logos des fournisseurs, les modèles et, selon le type, les documents.

Ce fichier est enregistré dans le répertoire de l'application ; par défaut C:\VALCOMPTA2_MUNI.

Sauvegarde

Les dossiers « Documents », « PDF » et « GED » qui contiennent les fichiers Word ou PDF lorsque vous utilisez la génération Word ou la génération de fichiers PDF ou les documents (PDFs ou graphiques associés aux factures) et qui peuvent rapidement devenir nombreux et prendre de la place sont systématique inclus dans la sauvegarde.

Si vous éditez les appels avec les éditions internes, aucun document n'est créé dans ce répertoire mais vous pouvez toujours y enregistrer d'autres documents en rapport avec la copropriété, ils seront également sauvegardés par la sauvegarde « complète ».

Son nom est de la forme suivante : SAUVE_NomListe_Date_Heure.zip et on doit y trouver les dossiers et fichiers suivants :

Dans le dossier 2020 se trouvent les fichiers des écritures (AG_ECRITURES).

Dans le dossier Modeles, les modèles… notamment le chapeau, les entêtes, pieds , relance…

Dans le dossier GED tous les documents associés.

La sauvegarde contient également des fichiers vides de la version copropriétés, ces fichiers peuvent être ignorés.

On trouve ensuite le fichier des paramètres (param.ini), les fichiers de données et leurs index, les logos des fournisseurs et le fichier des informations bancaires pour le bordereau (compte.rtf).

Vous ne ferez jamais trop de sauvegardes ! N'oubliez pas non plus de copier régulièrement le fichier de sauvegarde sur un autre support ou de l'envoyer par mail. Des sauvegardes sur le même disque dur ne vous protègent pas d'une panne du disque dur ou d'un vol…

Restauration

Dans le menu Restauration, tous les fichiers zip du répertoire d'installation sont listés et proposés, triés sur la date (les plus récents en haut). Il est cependant possible d'ajouter à cette liste un autre fichier de sauvegarde (reçu par mail ou sur un clé USB…).

  • Si vous utilisez le bouton « Ajouter un fichier de sauvegarde » il sera ensuite affiché avec un fond bleu afin de mieux le retrouver dans la liste.

Échange  des données par fichier de sauvegarde

Le principe de la sauvegarde consiste à regrouper et compresser tous les fichiers d'un dossier dans une archive (ficher au format zip) qui peut ainsi être facilement envoyé par mail ou copié sur une clé USB. Il est donc facile de « montrer » une comptabilité en envoyant le fichier de sauvegarde.