Guide comptable

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Ce mémento rappelle les principales opérations comptables avec le détail des écritures (journal, comptes concernés, débit ou crédit…).

Écritures générées automatiquement par Val Compta

Les écritures suivantes dépendent du paramétrage et découlent des opérations comme les appels, la saisie des encaissements ou des factures. Il est cependant utile de les comprendre, on les retrouve dans l'écran de saisie et il peut parfois être nécessaire de les modifier.

Appels de fonds

L'appel de fonds constate un produit sur le compte 701 (crédit) et la dette des copropriétaires envers le syndicat (débit). Différentes options permettent de contrôler les écritures et leur ventilation : voir les autres exemples selon le paramétrage en pages 9 et 10.

Date                Compte                Jour.        Intitulé                Débit        Crédit

01/01/11        102000        PROVISIONS POUR TRAVAUX DECIDES        OD        APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011                   500,00 €

01/01/11        701000        PROVISIONS SUR OPERATIONS COURANTES        OD        APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011                1 000,00 €

01/01/11        702xxx        PROVISIONS SUR TRAVAUX DE …        OD        APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011                   350,00 €

01/01/11        450001        DUPONT                OD        APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - DUPONT        640,00 €        

01/01/11        450003        DURAND                OD        APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - DURAND        775,00 €        

01/01/11        450002        MARTIN                OD        APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - MARTIN        435,00 €        


Encaissements

L'encaissement se fait dans la fiche du copropriétaire, pour la globalité de son solde ou pour une opération (clic sur la ligne). Il consiste à créditer le copropriétaire pour débiter la banque :

Date                Compte                Jour.        Intitulé        Débit                Crédit

13/08/11        450002        RAVIER                BQ        Règlement reçu RAVIER - LA BANQUE POSTALE                        730,46 €                

13/08/11        512000        COMPTE COURANT CCM                BQ        Règlement reçu RAVIER - LA BANQUE POSTALE        730,46 €                                


Factures

Dans une comptabilité en partie double, l'enregistrement d'une facture se fait en deux temps. A la réception de la facture on constate la charge sur le compte de la classe 6 (débit) et la dette du syndicat envers son fournisseur sur un compte 401 (crédit), dans le journal des Achats. Lorsque la facture est payée, on va solder le compte du fournisseur (débit) par le crédit de la banque dans le journal de Banque.

Date                Compte                Jour.        Intitulé        Débit                Crédit

13/08/11        401ORA        ORANGE TELEPHONE        AC        Facture téléphone                        55,00 €                

13/08/11        621300        FRAIS POSTAUX001        AC        Facture téléphone        55,00 €                                

15/08/11        401ORA        ORANGE TELEPHONE        BQ        REGLEMENT Facture téléphone        55,00 €                                

15/08/11        512000        COMPTE COURANT CCM        BQ        REGLEMENT Facture téléphone                        55,00 €                        


Clôture et répartition

De manière plus exceptionnelle, au moment de l'approbation des comptes par l'Assemblée, le traitement de clôture avec répartition va générer 4 types d'écritures ;

Les trois premiers viennent clore l'exercice en déterminant l'excédent ou l'insuffisance ET en le répartissant sur les copropriétaires.


En reprenant les exemples des pages 54 à 56 :

Date                Compte                Jour.        Intitulé                        Débit                Crédit

31/12/10        450001        FRANCILLON        OD        31        QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11                496,35 €        

31/12/10        450002        RAVIER                OD        31        QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11                496,35 €                

31/12/10        450003        FAUVEL                OD        31        QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11                430,52 €        

31/12/10        450004        LAPORTE                OD        31        QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11                638,02 €                

31/12/10        450005        SCHALCK                OD        31        QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11                608,86 €                

31/12/10        450001        FRANCILLON        OD        31        REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11                                630,44 €        

31/12/10        450002        RAVIER                OD        31        REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11                                630,44 €        

31/12/10        450003        FAUVEL                OD        31        REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11                                560,00 €        

31/12/10        450004        LAPORTE                OD        31        REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11                                760,00 €        

31/12/10        450005        SCHALCK                OD        31        REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11                                719,11 €        


31/12/10        601000        EAU                OD        31        SOLDE 2011                                        505,10 €        

31/12/10        602000        ELECTRICITE / EDF        OD        31        SOLDE 2011                                        485,00 €        

31/12/10        603000        CHAUFFAGE, ENERGIE ET COMBUSTIBLES        OD        31        SOLDE 2011                                        1 030,00 €

31/12/10        616000        PRIMES D'ASSURANCES        OD        31        SOLDE 2011                                        650,00 €        

31/12/10        701000        PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR.        OD        31        SOLDE 2011                        3 300,00 €



Date                Compte                Jour.        Intitulé                        Débit                Crédit

01/01/11        401000        FOURNISSEURS DIVERS        OD        1        A NOUVEAU                        650,00 €

01/01/11        450001        FRANCILLON        OD        1        A NOUVEAU                                        144,10 €        

01/01/11        450002        RAVIER                OD        1        A NOUVEAU                                        134,10 €        

01/01/11        450003        FAUVEL                OD        1        A NOUVEAU                                        129,48 €        

01/01/11        450004        LAPORTE                OD        1        A NOUVEAU                                        121,98 €        

01/01/11        450005        SCHALCK                OD        1        A NOUVEAU                                        110,25 €        

01/01/11        512000        COMPTE COURANT        OD        1        A NOUVEAU                                        1 289,90 €        

Ecritures à saisir directement

Certaines opérations comptables doivent être saisies directement en choisissant les numéros de compte. Les exemples ci-dessous vont aideront pour gérer certains événements mais ce manuel ne prétend pas non plus être un guide comptable, les exemples données doivent être compris et adapté à votre situation et besoins.


Petites copropriétés

Il est possible de ne pas tenir une comptabilité d'engagement et d'ignorer ainsi les comptes fournisseurs et de passer l'écriture au moment du règlement directement entre le compte de charge et la banque :

30/09/11        601        EAU                AC        FACTURE D'EAU 2011                        1 000,00 €        

30/09/11        512        COMPTE COURANT        AC        FACTURE D'EAU 2011                                        1 000,00 €                

Factures non parvenues

En fin d'exercice, lorsque certaines dépenses sont certaines et que le montant est déterminé, il faut constater ces charges en utilisant le compte 408 – Factures non parvenues (voir aussi l'exemple avec le compteur d'eau).

Date                Compte                Jour.        Intitulé                Débit                Crédit

13/08/11        408000        FACTURES NON PARVENUES        AC        Facture téléphone                55,00 €                

13/08/11        621300        FRAIS POSTAUX001        AC        Facture téléphone                                55,00 €                                


Salaires

Le calcul et la gestion des payes demandent en général des compétences et un logiciel spécifique mais voici à quoi ressemblent les écritures de paye dans une comptabilité :

Date                Compte                                                        Jour.        Intitulé                                                Débit                Crédit

30/09/11        421000        REMUNERATIONS DUES                                        OD        SALAIRE MME HAGARDIEN                                1 400,00 €        

30/09/11        431000        SECURITE SOCIALE        OD        SALAIRE MME HAGARDIEN                                800,00 €                

30/09/11        432000        AUTRES ORGANISMES SOCIAUX        OD        SALAIRE MME HAGARDIEN                                225,00 €        

30/09/11        442000        ETAT - IMPOTS ET VERSEMENTS ASSIMILES        OD        SALAIRE MME HAGARDIEN                                50,00 €                

30/09/11        641000        SALAIRES                001        OD        SALAIRE MME HAGARDIEN                1 800,00 €                        

30/09/11        642000        CHARGES SOCIALES ET ORGANISMES SOCIAUX        001        OD        SALAIRE MME HAGARDIEN                600,00 €                                

30/09/11        643000        TAXE SUR LES SALAIRES                                001        OD        SALAIRE MME HAGARDIEN                50,00 €                                

30/09/11        644000        AUTRES (MED. DU TRAVAIL, MUTUELLES, ETC.)        001        OD        SALAIRE MME HAGARDIEN                25,00 €                                

Produits divers

Il s'agit de ressources inhabituelles telles qu'une indemnité d'assurance, un produit financier…

Date                Compte                                                        Jour.        Intitulé                                                Débit                Crédit

01/09/11        401000 FOURNISSEURS DIVERS                                        OD        Remboursement sinistre XXX                970,00 €        

01/09/11        713000        INDEMNITE ASSURANCE                                001        OD        Remboursement sinistre XXX                                970,00 €        

Produits divers / copropriétaires

Frais de relance ou privatifs selon contrat de syndic… On constate la dette dans un premier temps puis elle est réglée…

Date                Compte                                                        Jour.        Intitulé                                                Débit                Crédit

01/09/11        450000        FRANCILLON        OD        Frais de relance RAR                                10,00 €        

01/09/11        714000        PRODUITS DIVERS001        OD        Frais de relance RAR                                                10,00 €        


15/09/11        450000        FRANCILLON        BQ        Règlement frais de relance RAR                                        10,00 €        

15/09/11        714000        PRODUITS DIVERS        BQ        Règlement frais de relance RAR                        10,00 €        


Subvention

L'octroi d'une subvention par un tiers (collectivité le plus souvent), puis son règlement et enfin son affectation peut là encore être décomposée en plusieurs étapes :

Date                Compte                Jour.        Intitulé                Débit                Crédit

01/10/11        441000        ETAT – Service du patrimoine        OD        Subvention pour travaux XXX        3 000,00 €        

01/10/11        131000        SUBVENTIONS        OD        Subvention pour travaux XXX                        3 000,00 €        


15/11/11        441000        ETAT – Service du patrimoine        BQ        Règlement de la subvention                        3 000,00 €        

15/11/11        512000        BANQUE                BQ        Règlement de la subvention        3 000,00 €        


20/12/11        131000        SUBVENTIONS        OD        Affectation aux travaux XXX réalisés        3 000,00 €        

20/12/11        702XXX TRAVAUX SAUVEGARDE MONUMENT        OD        Affectation aux travaux XXX réalisés                        3 000,00 €        


Affectation avance travaux

L'année où les travaux sont terminés, un fonds constitué est soldé au profit du compte de provisions qui va donc ressortir dans les annexes 2 et 4.

31/12/11        103RAV        SOLDE EN ATTENTE - RAVALEMENT GLOBAL        OD        Affectation avance travaux                1 900,00 €        

31/12/11        702RAV        RAVALEMENT GLOBAL001        OD        Affectation avance travaux                                1 900,00 €        


Travaux non terminés

Lorsque dans l'exercice des appels pour travaux ont été réalisés (compte 702) mais que ces derniers n'ont pas été achevés (et ne figurent donc pas dans l'Annexe 4), la consigne est de solder les comptes 671 et 702 au profit du compte 120

31/12/11        120RAV        SOLDE EN ATTENTE - RAVALEMENT GLOBAL        OD        Travaux non terminés                        1 900,00 €        

31/12/11        671RAV        RAVALEMENT GLOBAL 001        OD        Travaux non terminés                                        1 900,00 €        


31/12/11        120RAV        SOLDE EN ATTENTE - RAVALEMENT GLOBAL        OD        Travaux non terminés                                        2 000,00 €        

31/12/11        702RAV        RAVALEMENT GLOBAL001        OD        Travaux non terminés                        2 000,00 €