Compteurs
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La version 2016.3 apporte une gestion avancée des compteurs divisionnaires et des historiques de relevés. Il est ainsi possible
Toute la gestion se fait dans le même écran accessible par le bouton 
.
Il n'est pas nécessaire ou obligatoire d'utiliser les compteurs pour répartir une consommation ; vous pouvez renseigner directement les tantièmes de la clé associée.
Si vous utiliser les compteurs, vous n'êtes pas obligé de gérer les compteur divisionnaires ; il est possible de renseigner des relevés pour chaque lot.
La gestion complète consiste à gérer un ou plusieurs types de compteur (eau froide, eau chaude, gaz...).
Pour chaque type de compteur on peut avoir un ou plusieurs compteurs divisionnaires associés à chaque lot principal.
Pour chaque compteur divisionnaire on peut avoir autant de relevés que de dates, il est donc possible de gérer une télé-relève journalière.
Les différents fichiers de la gestion des compteurs et des répartitions de fluides sont donc :
AG_CLES le fichier des clés avec des clés de type "variable"
AG_TANTIEMES les tantièmes associés à la clé ; par exemple 1 tantième = 1 mètre cube
AG_TANTIEMES les tantièmes servent à répartir des appels ou des dépenses
AG_RELEVES les relevés donne un index et une date de départ et de fin et une consommation (égale au tantième)
AG_COMPTEURS_DIVI ce nouveau fichier reprend le noms des compteurs divisionnaires pour un lot et un type de compteur
AG_COMPTEURS_HISTO l'historique des relevés associé à chaque compteur divisionnaire
Attention !!! Les clés de type variable doivent être différentes d'une année à l'autre (par exemple E15 pour les consommations d'eau 2015 / E16 pour 2016...).
Eau froide, eau chaude, électricité, gaz, répartiteurs... ; un certain nombre de consommations et donc de charges ne dépendent pas d'une répartition figée mais fluctuent chaque année selon des compteurs ou parfois des règles de calcul particulières (par exemple en fonction du nombre d'habitants déclaré du logement).
La gestion des « compteurs » se fait dans l'onglet du même nom, on y trouve la liste des compteurs avec les boutons pour en ajouter, modifier ou supprimer. Pour supprimer un compteur, il ne doit pas y avoir de lignes de relevés. La fiche reprend les clés qui doivent avoir créées et quelques informations.
A la manière des tantièmes, il faut commencer par générer autant de lignes qu'il y a de lots principaux (cf. option dans la fiche du lot). La saisie se fait directement dans la table avec un calcul automatique de la consommation à partir de l'ancien et du nouvel indice.
La gestion des compteurs dans Valcompta sert simplement à saisir et mémoriser les relevés et à mettre à jour les tantièmes variables sur les deux clés. La saisie des dépenses se fait comme toutes les autres factures (saisie directe ou assistée) en indiquant la clé de la consommation réelle et les appels de charge se font sur la clé de l'estimation.
Le principe de ces charges variables est d'utiliser deux clés distinctes avec des tantièmes variables. Une première clé pour l'estimation et les appels de charges, une seconde avec les consommations réelles en fonction des relevés ou des données disponibles et qui sert à répartir le montant global des dépenses réelles.
Il faut commencer par créer les deux clés qui seront associées au compteur, sans renseigner les tantièmes qui ne sont pas encore connus.
Dans l'écran des compteurs (bouton du même nom), aller sur l'onglet Compteurs et faire Nouveau ; renseigner alors la fiche avec le code (3 caractères), l'année, son intitulé et associer les deux clés que vous avez créées.
Revenir alors dans l'onglet Relevés et créer les enregistrements avec le bouton « Génération pour lots principaux » en bas à droite. C'est le même principe que pour les tantièmes ; les lignes apparaissent dans la table (et dans le fichier) et on peut alors saisir directement certaines colonnes.
Il est possible d'affecter la même période à toutes les lignes et certaines colonnes se calculent automatiquement :
La consommation peut être forcée (on peut saisir une valeur qui ne correspond pas à la différence entre le nouvel et l'ancien indice) mais l'écart et le total sont toujours recalculés et cohérents avec les autres valeurs.
Lorsque la saisie est complète, on va pouvoir mettre à jour les tantièmes de la clé à partir du relevé avec les deux boutons MAJ en haut à gauche :
Et donc retrouver ces valeurs au niveau des tantièmes afin d'utiliser la clé pour répartir la facture (voir exemple détaillé de l'eau ci-dessous) :
Ce numéro est imprimé dans l'édition « paysage » mais pas dans la version « portrait ».
Une clé utilisée pour l'estimation et les appels de fonds ne doit pas avoir été utilisée pour un appel réalisé.
Une clé utilisée pour la consommation réelle ne doit pas avoir été utilisée pour une saisie d'écriture.
Le traitement comptable d'une consommation constante mais donc la facturation intervient à des dates variables et en cours d'année est souvent un peu délicat. Pour bien faire et respecter les principes de fidélité de l'exercice, il importe d'affecter autant que possible la consommation d'une période sur l'exercice comptable auquel elle se rapporte. Le schéma suivant illustre une consommation globale avec les dates des factures (1er septembre et 1er mars) et les dates de fin d'exercice (clôture) auquel des relevés sont réalisés.
On voit que la facture du 01/03/12 porte sur une période à cheval sur 2011 et 2012 mais le relevé du 31/12 permet de connaitre la part 2011 et la part 2012. Dans cet exemple simplifié, le prix unitaire de l'eau est constant (3 €) ce qui est rarement le cas…
Dans Valcompta, on peut utiliser la gestion des compteurs pour renseigner les consommations de 2011 (il faut bien sûr disposer des relevés individuels) et mettre à jour la clé pour la répartition.
Au niveau du compteur on va donc retrouver les montants suivants :
La consommation globale de 2011 est de 755 m3 / 2 265 € (dont 730 m3 / 2 190 € pour les consommations individuelles et 25 m3 / 75 € de consommation commune).
Les écritures comptables à passer sont représentée ci-dessous (la saisie de la facture n'est pas automatique et doit être faite par la saisie directe ou la saisie assistée), encore une fois la gestion des compteurs sert essentiellement à mettre à jour les tantièmes variables.
01/09/11 601000 EAU 801 AC 1 FACTURE EAU 2011 1 545,00 €
01/09/11 401VEO VEOLIA - EAU AC 1 FACTURE EAU 2011 1 545,00 €
31/12/11 601000 EAU 801 AC 1 FACTURE EAU / FIN 2011 720,00 €
31/12/11 408000 FACTURES NON PARVENUES AC 1 FACTURE EAU / FIN 2011 720,00 €
31/12/11 601000 EAU 001 AC 1 FACTURE EAU / PART COMMUNE 75,00 €
31/12/11 601000 EAU 801 AC 1 FACTURE EAU / PART COMMUNE 75,00 €
01/01/12 408000 FACTURES NON PARVENUES AC 1 FACTURE EAU / FIN 2011 720,00 €
01/01/12 601000 EAU 801 AC 1 FACTURE EAU / FIN 2011 720,00 €
01/03/12 601000 EAU 802 AC 1 FACTURE EAU 2011-12 1 320,00 €
01/03/12 401VEO VEOLIA - EAU AC 1 FACTURE EAU 2011-12 1 320,00 €
Les deux points importants sont l'utilisation du compte 408 des factures non parvenues (on pourrait utiliser aussi un compte d'attente 47) et le passage des 75 € de la clé 801 à la clé 001. On retrouve ensuite dans le grand livre et dans le relevé les soldes suivants :
