Importation écritures

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Val Compta propose en plus de l'importation des copropriétaires, des lots avec les tantièmes et de la balance la possibilité de récupérer le détail des écritures à partir d'un fichier Excel. Contrairement à l'import des copropriétaires, le fichier doit avoir certaines colonnes dans un ordre imposé et qui correspond aux colonnes de la table principale. Il vous appartient de préparer un fichier Excel (format .xls / version 2003-2007) qui respecte les critères détaillés ci-dessous.

Si vous avez des documents numérisés mais bien lisibles il peut être possible de récupérer ces données par reconnaissance de caractères ; n'hésitez pas à nous contacter (info@valcompta.net).

Structure du fichier

Voici à quoi le fichier doit ressembler sous Excel :

Clé - Numéro du compte - Intitulé du compte - Code journal - Date de l'écriture - Libellé de l'écriture – Débit -  Crédit - TVA

Les éléments en gras sont obligatoires, pour les autres, si la zone est vide, le traitement d'importation va déterminer les valeurs selon les principes détaillés ci-dessous.

Si le fichier contient une ligne d'entête (avec le nom des colonnes) il faut cocher l'option « Entêtes sur la première ligne » mais ce n'est pas indispensable ou bloquant (ça donnera juste un message dans le rapport de type « Ligne 1 : problème... D et C =0... » en cas d'oubli).

• Clé vide et compte commence par 6 ou 7 ; on prend la clé définie comme « charges générales diverses » dans l'écran de paramétrage ;
• Numéro de compte ; on supprime espaces, accents, caractères spéciaux et on applique une longueur de 6 caractères ; les comptes plus longs sont tronqués, les comptes plus courts sont complétés avec des « 0 ».
  Le compte doit par ailleurs commencer par 1, 4, 5, 6 ou 7.
• Intitulé du compte ; il peut avoir jusqu'à 50 caractères, si l'intitulé est vide mais que le numéro est trouvé dans le plan comptable on affiche cet intitulé. Si le compte n'existe pas, il sera créé pendant l'importation.
• Journal ; le code journal n'est pas obligatoire mais si il est présent il doit obligatoirement être un des trois codes prévus (AC / BQ / OD). Si il est absent, ça sera par défaut OD sauf si :
• Le compte commence par 6 ou 401 avec crédit: code AC / Achats ;
• Le compte commence par 7, 450 avec un crédit, 401 avec un débit : code BQ / Banque.
• La date doit être renseignée ; elle doit se trouver dans un des 4 exercices configurés dans l'écran du paramétrage, il est donc possible d'importer des écritures à cheval sur plusieurs exercices et dans un même fichier ou bien de faire plusieurs importations sans devoir se préoccuper des dates.
• Le libellé de l'écriture peut être vide ou contenir jusqu'à 100 caractères, pas de contraintes ou de contrôles particuliers.
• Débit OU crédit ; chaque ligne doit avoir un montant soit au débit, soit au crédit
• TVA ; un éventuel montant de TVA doit être renseigné au niveau de la ligne de dépense (compte 6xx) mais aucune vérification n'est faite pour cette rubrique.

Le mode opératoire consiste à :

• sélectionner le fichier Excel (format .xls / 97-2003) (le fichier ne doit pas être ouvert dans Excel) :
• cocher l'option si la première ligne est une ligne d'entête / vérifier les valeurs lues en haut à droite ;
• Lancer l'importation ; si le résultat n'est pas équilibré, ajouter une ligne sur le compte d'attente 470 pour équilibrer ;
• Générer les écritures.

Une fois le fichier Excel traité et affiché, il est possible d'apporter des corrections directement dans cet écran ; préciser ou modifier une clé, rectifier un libellé ou même changer des dates si vous constatez des erreurs. L'ensemble doit être équilibré afin que le bouton « Générer les écritures » soit actif. L'équilibre est contrôlé de manière globale mais en toute rigueur comptable il doit se retrouver à chaque date et dans chaque journal/mois. Il est possible d'exporter les écritures depuis l'écran Consultation et exports directement au format de l'importation.