Sauvegardes et restaurations
A tout moment vous pouvez lancer un traitement de sauvegarde depuis le menu Principal. Ce traitement consiste à mettre dans un fichier compressé (format « zip ») l'ensemble des fichiers de données ainsi que les images / logos des fournisseurs, les modèles et, selon le type, les documents.
Ce fichier est enregistré dans le répertoire de l'application ; par défaut C:\VALCOMPTA3.
La différence concerne la prise en considération des dossiers « Documents », « PDF » et « GED » qui contiennent les fichiers Word ou PDF lorsque vous utilisez la génération Word ou la génération de fichiers PDF ou les documents (PDFs ou graphiques associés aux factures) et qui peuvent rapidement devenir nombreux et prendre de la place.
Si vous éditez les appels avec les éditions internes, aucun document n'est créé dans ce répertoire mais vous pouvez toujours y enregistrer d'autres documents en rapport avec la copropriété, ils seront également sauvegardés par la sauvegarde « complète ».
Son nom est de la forme suivante : SAUVE_Nomrésidence_Date_Heure.zip et on doit y trouver de nombreux dossiers et fichiers...
Dans les dossiers 2010, 2011 et 2012 se trouvent les fichiers des écritures (AG_ECRITURES).
Dans le dossier Modeles, les modèles… notamment le chapeau, les entêtes, pieds , relance…
Dans le dossier Modeles_four, les modèles RTF pour les devis et les OS (utilisables depuis fiche fournisseur).
On trouve ensuite le fichier des paramètres (param.ini), les fichiers de données et leurs index, les logos des fournisseurs et le fichier des informations bancaires pour le bordereau (compte.rtf).
Vous ne ferez jamais trop de sauvegardes ! N'oubliez pas non plus de copier régulièrement le fichier de sauvegarde sur un autre support ou de l'envoyer par mail. Des sauvegardes sur le même disque dur ne vous protègent pas d'une panne du disque dur ou d'un vol…
Dans le menu Restauration, tous les fichiers zip du répertoire d'installation sont listés et proposés, triés sur la date (les plus récents en haut). Il est cependant possible d'ajouter à cette liste un autre fichier de sauvegarde (reçu par mail ou sur un clé USB…).
Le principe de la sauvegarde consiste à regrouper et compresser tous les fichiers d'un dossier dans une archive (ficher au format zip) qui peut ainsi être facilement envoyé par mail ou copié sur une clé USB. Il est donc facile de « montrer » une comptabilité en envoyant le fichier de sauvegarde.
Les mises à jour apportent parfois des changements dans les structures de fichier. Normalement, la gestion est automatique suite à une restauration mais dans certains cas il peut être nécessaire de lancer le traitement de mise à jour des données depuis le menu ? – Mise à jour des données.
Un assistant demande alors de sélectionner l'analyse (fichier valcompta.wdd du dossier d'installation) puis les fichiers (cocher tous). Ce traitement doit notamment corriger une erreur affichée juste après une restauration.