J'ai lu relu le guide et le forum pour tenter de trouver la bonne procédure.
Je suis nouveau syndic et j'ai commencé mon année budgétaire en nov 2021 dans la précipitation. Absolument rien n'avait été fait jusque-là. J'ai établi à l'époque mon budget prévisionnel jusqu'à décembre 2022 mais sans prendre en compte les consommations d'eau individuelles (car je n'arrivais pas à comprendre le sujet à l'époque et n'avait en plus aucune antériorité sur les conso car nous sommes des nouveaux occupants). J'ai juste prévu dans le budget une somme pour l'eau des parties communes.
Nous disposons d'1 compteur principal et de 4 compteurs divisionnaires (1 pour la conso de l'eau des parties communes et 1 pour la conso individuelle de chacun des 3 copropriétaires). Depuis nov 2021, je fais un relevé mensuel des compteurs pour avoir une idée précise de la consommation de chacun.
Je vais bientôt recevoir une facture estimée de la consommation d'eau et vers novembre, la facture annuelle.
J'ai réfléchis aux opérations que je pouvais faire pour prendre en compte ces factures mais je ne suis pas certain dans le vrai.
1. A réception de la facture estimée, je compte procéder aux opérations suivantes :
- Création d'une clé spécifique (E22) pour prendre en compte les conso individuelles des 3 copropriétaires. En m3 estimé, je m'appuierai sur les relevés mensuels que je fais (ce qui me permettra de faire, au besoin, au prorata de chacun pour pouvoir intégrer le montant de la facture estimée).
- Sur la base de cette clé et du montant de la facture estimée que je lui attribue, je réalise un appel de charges spécifique "conso d'eau" à chacun des 3 copropriétaires pour sa conso personnelle que je lui ai affecté.
- Je procède ensuite au paiement de la facture d'eau estimée. (mais j'ai un doute sur mon bon process).
Je passe en facture payée la part de la facture qui correspond aux conso individuelles des 3 copropriétaires (en utilisant la clé E22).
Puis je passe en facture payée, la part de la facture qui correspond à la consommation d'eau des parties communes (en utilisant la clé "charges générales).
Est-ce le bon process pour régler la facture? (je n'ai pas trouvé cette réponse). Si ma facture d'eau de 300 euros, se découpe en 50 euros pour l'eau des parties communes et 250 euros pour les conso individuelles des copropriétaires, est-ce que je passe en écriture comptable la facture à payer en 2 fois (1 fois en facture payée pour 250 euros et une autre fois en facture payée pour 50 euros) ?? En faisant de la sorte, le montant de 300 euros n'apparaîtra pas dans les écritures (sauf dans la rubrique "banque"); au lieu de 300 euros en écriture, on aura 250 et 50. Est-ce correct? (je n'ai pas trouvé l'astuce pour passer les 300 euros en une seule fois car il faut utiliser 2 clés différentes).
2. A réception de la facture annuelle, je compte procéder quasiment pareil :
- Création d'une clé spécifique (R22), avec en m3, le delta de la conso annuelle réelle de chaque copropriétaire (je tiendrai compte en effet des m3 qu'ils ont déjà réglé lors de la facture estimée).
- Je procèderai ensuite à un appel de charges spécifique "conso eau" sur la base de cette clé
- je passerai la facture annuelle eau en paiement (en 2 fois : un 1er paiement pour le montant relatif à l'eau des parties communes et un 2ème paiement pour le montant relatif à l'eau individuelles des 3 copropriétaires). (avec ici, ma même interrogation).
Il me semble qu'en procédant de la sorte, mes différentes opérations devraient convenir.
3. Une interrogation annexe.
J'ai lu l'utilité de procéder à un relevé des compteurs au plus près de la fin de l'année.
Je comprends l'utilité de ce relevé s'il sert juste à connaitre la conso de chacun pour pouvoir faire des appels de charges plus précis.
Par contre, (et ma question vise ici à me rassurer car sinon je ne vois pas comment faire), ce relevé des compteurs n'a pas vocation à être intégré dans le logiciel il me semble et donc à être imputé dans le budget? Si oui, comment évaluer les montant à imputer à chacun? (en prenant comme base la dernière facture reçue?). De plus, la prochaine facture estimée que je recevrai, prendra ces conso en compte; le risque est donc de facturer 2 fois.
Il me semble plus prudent pour un non expert de se militer aux relevés des compteurs pour sa simple information et de ne travailler en comptabilité que sur les factures reçues du fournisseur d'eau (la prochaine facture à imputer sur le budget 2013 couvrira la période de Nov 2022 à Nov 2023, ce qui ne me semble pas gênant). Si je procède ainsi, je suis sur de ne léser personne.
Merci pour vos éclaircissements (et mes excuses pour la longueur de mon texte!)
jean-Marie Laperle