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à signaler comme dit ailleurs :
en passant par la Poste en tout électronique et dans la limite de 10Mo de fichiers joints, le coût est de 4,72 € pour chaque envoi.

On gagne donc le coût des photocopies, plus le surcoût en poids de la lettre papier dû aux pages papiers jointes

mais le syndic y perd peut-être en temps car les envois et paiements se font un par un. Le paiement se fait soit par CB (i faut donc rentrer les codes CB à chaque fois), soit par un compte prépayé à la Poste.

Autre inconvénient pour le syndic, la multiplicité du type d'envoi (papier et électronique) suivant chaque copro, voir remise en mains propres (pas chez nous, résidence secondaire).

Autre inconvénient potentielle : récupérer chaque avis de dépôt et chaque accusé de réception avec transfert des fichiers, sachant toutefois que La Poste, les stocke durant 3 ans (à vérifier cette durée). Idem pour la liasse certifiée.

Pour notre part, nous nous lançons dans cette opération pour environ la moitié des copros pour la prochaine AG (avril 2016), à suivre.....

A signaler, que l'on trouve des sociétés qui font tout cela gratuitement, mais doit-on avoir confiance ????? pour nous, pour cette fois, nous en resterons à l'opérateur historique .....

Si cela intéresse, le moment venu (mars 2016) je pourrai faire un retour d'expérience....

alors, dans le même esprit, mais rien à voir avec le copro débiteur.

En cas de vente, je remplis l'état daté et je décompte 20 € de "débours" forfaitaires au copro vendeur. Cette somme est conservée par le syndicat et n'est pas une rémunération/honoraires du syndic coopératif.

Par contre, je ne peux mettre aucune dépense facturée en face, cela correspond  à du papier, de l'encre en général, etc... Jusqu'à présent je mettais au crédit du 6212. Si j'ai bien compris il vaut mieux mettre ces 20 € au crédit du 714 ?

De façon pratique, si vous optez pour un seul appel, à votre place et pour des raisons pratiques, je rendrai cet appel exigible à la date de l'AG. Ainsi, si vous préparez bien votre coup, vous pourrez récupérer un certain nombre de chèques dans la même séance et de plus le budget sera mieux adapté à la réalité, surtout si vous êtes contraint pour une raison ou une autre de le réviser durant cette séance  par rapport au vote de l'année précédente.

Vous pourriez même mettre dans la convocation cet avis à payer 

Vote de cette modalité : majorité article 24.

oui, je suis d'accord, ne surchargeons pas d'autant que les charges locatives et leurs répartitions sont de la responsabilité du bailleur, le syndic n'apportant qu'une aide.

bonjour,

Il faut reprendre les choses dans l'ordre;

Cette somme a été votée en tant que tel en 2014, pour le budget de l'année 2015. En théorie, cette somme était exigible au 1/4 tous les trimestres, sauf avis contraire soit du RdC, soit de l'AG.
Aux 01/01/2015, vous n'avez émis aucun avis à payer, personne n'a payé ; au 01/04/2015, vous n'avez émis aucun avis à payer mais personne n'a encore payé ; au 01/07/2015, vous n'avez émis aucun avis à payer mais personne n'a encore payé ; au 01/10/2015, vous n'avez émis aucun avis à payer mais personne n'a encore payé ;
Et maintenant vous devez payer une facture qui ne dépasse pas le budget.
Pas de panique, pas de validation de facture, il y a eu oubli de part et d'autre :vous d'émettre les avis, eux, les copros, de payer ou de réclamer à payer
Maintenant, faites votre avis à payer pour la somme annuelle et ainsi vous pourrez payer vos factures (quand les copros auront payé...). Rien d'illégal dans cela...

SAUF, car il y a toujours un MAIS ou un SAUF... et comme déjà dit dans d'autres endroits : s'il y a eu mutation depuis le 01/01/2015, l'acquéreur peut refuser de payer ce qui était prévu pour un quart de chaque échéance avant qu'il ne devienne copro chez vous.
Ainsi, s'il est arrivé le 01/08/2015, il peut refuser de payer ce qui aurait du être appelé les 01/01 et 01/04 et 01/07....

pour répondre au message sur UI concernant

* les envois par mail et ordre de service :

pour ma copro à 33 lots dont 28 reliés par mail, j'utilise l'envoi par mail "manuel" et non issu du logiciel, pourquoi ?

1- parce que cela ne me prend pas trop de temps : je fais un copier coller d'un premier mail à chaque envoi (environ 1/2h)
2- parce que pour certains et à chaque envoi trimestriel, j'ai besoin ou envie de mettre un "petit mot" personnalisé ou une explication sur le montant, ou autres....

* les ordres de service : n'en faisant que 4 ou 5 par an, j'utilise un formulaire vierge sur lequel j'adapte les infos que j'ai besoin de donner.

Je ne dirai peut-être pas pareil, si j’avais un nombre plus grand d'envois à faire.....

par contre, si j'avais un ou des vœu(x) à formuler, sous réserve que cela n'existe pas déjà et que je ne sache pas utiliser :
* à l'ouverture de la fenêtre "comptes" du plan comptable, faire apparaître le cumul des crédits et débits de chaque compte
* lors de saisie directe, pouvoir faire apparaître, à la demande, et en superposition de l'écran saisie, une fenêtre avec la "liste des comptes" (j'ai une petite mémoire) ou une fenêtre "liste des clés".
* dans les éditions, mettre une option : relevé général des dépenses et provisions
* enfin au moment des décomptes annuels, j'ai compris que charges courantes et opérations exceptionnelles étaient globalisés. Ceci pose un léger souci pour les états datés où on différencie provisions et réalisés, charges courantes et opérations exceptionnelles
Mais ce ne sont que des vœux de confort, je m’accommode de la situation actuelle d'un logiciel compta dont je suis tout à fait satisfait par ailleurs.   

Courage, André, il faut persévérer....

merci,

et je suppose que c'est idem pour les fournisseurs...

je pense que notre ami fait état du décret de 1967 avec les 3 articles qui concernent la liste des copropriétaires.

merci pour la réponse,

en ce qui concerne :
"Si les parents achètent, seuls, un nouveau lot vous avez le choix entre l'affecter au compte existant ou en créer un nouveau mais j'attire votre attention sur les problèmes et les limitations que ça peut poser avec le module AG (règle des 5% et des 3 pouvoirs). A mon avis il faut mieux garder un compte unique et éditer des appels et décomptes par lot afin de les aider à répartir ensuite, entre eux, les sommes..."

je pense que je vais m'orienter vers 2 ensembles copropriétaires, plutôt qu'un seul quitte à mettre dans la même enveloppe 2 avis à payer. En effet, pour l'AG je serai obligé de faire une convocation pour les 2 lots démembrés, et une seconde, pour le lot acheté après la donation pour les parents. En effet, je suis face à 2 ensemble de "copropriétaires" différents.
Et lors de l'AG, les parents seront 2 copros différents au niveau des votes (majorité 26), l'un comme mandataire, l'autre comme proprios "directs".

Pour votre dernier paragraphe, j'essaie de mettre dans un coin de ma mémoire, au cas où... heureusement pour l'instant je n'ai pas le cas....

mais pour l'instant, il faut s'occuper des vacances, c'est plus urgent .... ce petit souci peut attendre