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Bonjour syndicdn,

dans votre dernier post vous parlez de "locataire" dans l'utilisation du logiciel.

Pourquoi rentrer les locataires dans les fichiers, quelle utilité en faites vous ?

simple curiosité...

Rambouillet

oui, tout cela je connais, mais la réponse :

Ces 280 € de dettes du syndicat A se mettent sur l'exercice 2013 ou l'exercice 2014 ?

jb22 merci pour ce début de réponse.
mais pouvez vous préciser surtout sur quels exercices les uns et les autres doivent inscrire ces valeurs.

"L'union doit présenter ses comptes en imputant à chaque syndicat sa quote part dans le déficit, suivant les clés spécifiques,  par exemple: Syndicat "A" : 280 Euros et syndicat "B" 220 Euros."
Je suis d'accord, cela marche comme pour un syndicat et ainsi on retrouve ces valeurs dans les créances 2013 de la colonne de gauche de l'annexe 1 de l'Union, et la liste des impayés fait apparaître ces 2 syndicats avec pour valeur 280 et 220. Tous cela pour l'exercice 2013. Tout cela je suis d'accord.

Mais on sait aussi que l'AG de l'Union a lieu systématiquement et obligatoirement après les AG des syndicats puisque les AG des syndicats doivent donner des avis sur les questions qui seront débattus à l'AG de l'Union qui va suivre.

Dans ce cas, lorsque vous dites :
"Le syndicat "A" incorpore dans ses comptes les 280 Euros dans les charges et fait la répartition, laquelle sera approuvée par la prochaine A.G., les soldes seront exigibles des copropriétaires à cette date."
Le syndicat A incorpore dans ses comptes les 280 euros dans les charges, oui mais dans quel exercice et à quelle date, le même que l'union l'année 2013 au 31/12/2013? ou l'année 2014, puisque l'AG de l'Union qui rend exigible ces 280 € a lieu en 2014 ? C'est cela la question importante !
Ces 280 € de dettes du syndicat A se mettent sur l'exercice 2013 ou l'exercice 2014 ?

Bonjour,

autant j'admets cela pour le solde de la banque (cpte 512, 501, 502), autant j'ai du mal à l'admettre pour le solde du grand livre ....

personnellement, je n'ai pas retrouvé cette convention pour le grand livre .... et j'ai du mal à appréhender un solde positif si le copro est débiteur... On retrouve partout en fait deux colonnes de soldes.

ne pourrait-on pas au lieu de reporter un solde avec + ou -, reporter 2 colonnes  solde débit et solde crédit, par exemple ?

salutations,

effectivement, ceci est aussi une bonne raison mais pas pour la CNIL, car ces informations peuvent se faire sur papiers, fiches, etc... tous documents accessibles aux communs des mortels ; c'est le fait de tenir ces infos en informatique, donc non accessibles aux communs des copros qui (normalement) demande une déclaration à la CNIL.

je préfère votre réponse précédente : la dérogation, en quelque sorte, pour répondre à d'éventuels copros :

http://www.cnil.fr/documentation/delibe … /delib/72/

merci tout de même de la réponse

rambouillet

Si je posais cette question, c'est qu'une expérience a été faite entre un syndic et moi-même par utilisation des services de "la poste": LRAR électronique en ligne pour l'envoi de convocations.

* tout d'abord, il faut que le copro crée une identité numérique :
- il faut remplir le formulaire en ligne et prendre RDV avec le facteur sur un planning qui est présenté en ligne.
- à la date prévue pour le RDV avec le facteur, il faut être présent physiquement avec le facteur et sa carte d'identité. Le facteur relève les références de la CI et donne une lettre recommandée au copro.
- a l'intérieur de la LRAR se trouve une code d'activation. On retourne sur le site et on active ce code qui vous permet d'avoir une identité numérique constitué des éléments suivants : le titre (M,Mme ou Melle), le prénom, le nom et l'adresse mail (tous ces éléments sont ceux qui ont été mis dans le formulaire).
Tout ceci donne au copro un code d'identité numérique attesté par la poste pour réception de n'importe quel LRAR électronique venant de n'importe qui, syndics, amendes, bailleur, etc... Il sert pour tous les recommandés.

* ensuite, il faut que tous les copros d'un ou plusieurs lots, notifient au syndic cette adresse électronique (comme pour un changement d'adresse) avec toutes les caractéristiques citées plus haut (titre, nom, prénom et adresse). Cette notification précise tous les lots concernés et doit être signée conjointement par tous les proprio de ces lots, par exemple Mr et Mme, dans le cas d'un appartement dont les 2 époux sont propriétaires.

*pour un envoi, le syndic va sur le site de la poste et prépare son envoi en transférant tous les fichiers nécessaires (maxi 10 documents de 60 pages), il le prépare à l'adresse électronique notifiée par le copro (titre, prénom, nom et adresse), il paie le recommandé avec AR : 4, 55 € quelque soit le nombre de documents et valide l'envoi.

*dans la minute qui suit, le syndic reçoit un message avec le document certifiant l'envoi du recommandé (identique au document papier habituel que remet la poste lors d'un envoi papier).

* dans la minute qui suit, le copro reçoit un message à l'adresse indiquée lui enjoignant de rejoindre le site de la poste pour récupérer ce courrier.

* dans la minute qui suit le syndic reçoit un nouveau message avec le document identique au document papier attestant que le copro a été avisé.

* le copro, après avoir vu le message l'informant de la réception d'une LRAR électronique, retourne sur le site de la Poste et en indiquant adresse mail et mot de passe, réceptionne ces documents électroniques.  Le syndic reçoit alors un mail avec le document (identique au document papier) attestant la date où le copro a été avisé et la date à laquelle le copro a réceptionné le courrier.

Bonjour M. le syndic,

Vous avez expédié le 09/02/2014 une Lettre Recommandée en Ligne (Réf : 5A00020013493) à destination de M. rambouillet.

Nous vous informons que celle-ci a bien été réceptionnée par son destinataire.

Vous trouverez votre preuve d'accusé réception de votre courrier dans votre compte client.

Nous vous remercions pour votre fidélité et restons à votre disposition pour tout complément d'information.

Cordialement,

LA POSTE
Service Client LRE
50 av François Mauriac
33515 LIBOURNE CEDEX

Donc tout est comme la démarche papier, les documents d'accusés de réception identiques, à l'exception de l'absence de signature réelle du réceptionnaire.
Si le destinataire, ne va pas sur le site de la Poste pour « recevoir » le recommandé, un second message lui parvient 7 jours plus tard renouvelant l'avis de réception.

Si le destinataire, ne va pas sur le site de la Poste pour « recevoir » le recommandé, passé 15 jours, l'expéditeur le syndic reçoit un mail l'informant que le destinataire n'a pas retiré son courrier :

Bonjour M. le syndic,

Vous avez expédié le 09/02/2014 une Lettre Recommandée en Ligne (Réf : 5A00020013509) à destination de M. Rambouillet.

La période légale de réception de 15 jours est arrivée à échéance le 24/02/2014 et son destinataire na pas réceptionné la Lettre Recommandée en Ligne.

Vous avez la possibilité de renvoyer cette Lettre Recommandée, en mode électronique ou en mode re-matérialisé et distribuée à ladresse postale de votre destinataire via la Boutique du courrier.

Nous vous remercions pour votre fidélité et restons à votre disposition pour tout complément d'information.

Cordialement,

LA POSTE
Service Client LRE
50 av François Mauriac
33515 LIBOURNE CEDEX

Il faut noter que la Poste conserve durant 3 ans tous les documents + attestations et que les documents sont attestés par une griffe spéciale en bas des documents et reproduisant les différentes dates.

Bilans :

avantages pour le copro : pas de déplacement, récupération électronique des documents, s'il le souhaite pas d'accumulation papiers.

avantage pour le syndicat : coût bien moindre des convocations ou PV et prévisible pour le budget : 4,55e par copro et sans frais de photocopies

pour le syndic : il y a par contre beaucoup d'inconvénients pour des syndics pro ou des grosses copropriétés, mais des avantages, pour les petites copros gérées par des syndics non-pro ou syndicat coopératif : gestions différenciées si le copro est informatisé ou non ; pour les informatisés, il faut gérer 2 adresses (la postale traditionnelle et la mail). Lors de la réalisation des envois, les dispositifs sont individuels donc un temps plus long, voir beaucoup plus long, car il faut faire LRAR par LRAR (on ne peut pas éditer pour des groupes, comme les impresions des formulaires papiers)... qui n'incitera pas un syndic professionnel à le faire . Par contre dans une petite copro gérée (30 lots par ex, cas concret !) par un syndic non pro ou coopératif, l’intérêt n'est pas anodin une fois par an : le coût de la convocation peut passer de 1500 € à 136 €... et moins de travail, s'il faut scanner les documents sur une petite imprimante.
Le paiement à la Poste se fait par CB, donc nécessité de posséder cette CB, ceci peut être difficile chez un syndic pro, mais plus facile pour un syndic non pro ou coopératif.

Voilà l'expérience concrète et vécue, qui m'a amené à poser cette question de la possibilité d'inclure une composition d'adresse complète mail, et pas seulement la référence de la boite mail, comme valcompta l'enregistre actuellement.

On pourrait s'appuyer sur ce fait, en expliquant que la répartition de la clé spéciale VMC a été oubliée et ainsi utiliser la majorité 26. En effet, on ne modifie pas les termes d'une clé existante, on répare un oubli d'un équipement commun.

à mon avis, l'agence locale de l'unarc n'a pas tout à fait tort : si on modifie des répartitions existantes, il faut l'unanimité (sauf cas très particuliers) ce qui est quasi impossible à obtenir.

par contre l'unarc a oublié de vous mentionner un article qui peut être utilisé, dans ce cas, car il ne s'agit pas de modifier l'existant mais de la création  d'une clé supplémentaire.

en effet l'article 26 dit ceci :
"b) La modification, ou éventuellement l'établissement, du règlement de copropriété dans la mesure où il concerne la jouissance, l'usage et l'administration des parties communes ;"
vous etes bien dans l'administration d'une partie commune spécifique pour laquelle vous créez une clé spéciale à partir d'une  autre clé qui servait auparavant à payer d'autres prestations/utilités en plus de la VMC.

quant à la valeur de cette clé, bien sur il vous suffit de prendre les tantièmes de chaque appartement, issus des charges communes, et d'en faire la somme. le total ne sera pas de 1000, 10000, etc... mais de 920,9200, etc... (c'est un exemple). Bien sur vous pourriez refaire le calcul pour arriver à une valeur totale de 1000, 10000, mais cela ne présente aucun intérêt et embrouille plutôt que d'éclaircir.
Devez vous passer par un géomètre ? : aucune obligation, il suffit que l'AG à la majorité de l'article 26 entérine. Par contre, il ne faudra surtout pas oublier de faire enregistrer cette annexe du règlement de copropriété  au "fichier immobilier", via le notaire (donc un peu de frais...). Personnellement, je recommande plutôt que faire une annexe, c'est de republier le réglement de copropriété, ceci évite les problèmes éventuels de fourniture de l'annexe lors des mutations.
De toute façon, si quelqu'un se sent lésé (dans votre description on ne voit pas pourquoi) il aura deux mois après la notification de l'AG pour assigner le syndicat (à condition qu'il ait été défaillant ou opposant à cette résolution).

Donc dans l'ordre :
* AG - n'oubliez pas d'indiquer la date d'application et ce que contient cette clé spéciale (entretien, modification, remplacement, consommations, éventuellement ramonage, etc... de la VMC)
* notification du PV
* attente de deux mois
* faire enregistrer cette modification
* application à la date prévue par l'AG

on ne peut pas transformer un solde d'exercice positif (qu'il soit de gestion ou de travaux) en un produit de type avances.
Ce qu'il faut faire c'est dans la même AG :
1- approbation des comptes avec le reversement du solde
2- création d'une avance pour travaux immédiatement exigible du même montant que le solde.

ainsi en comptabilité, rien de spécial à prévoir de particulier car, dans ce cas, on termine comme habituellement l'exercice échu et on prévoit aux budgets de l'exercice en cours une avance pour travaux.

le solde du compte propriétaire est donc égal à 0 lors de l'avis à payer qui sera édité juste après l'AG. Mais je pense qu'il faut faire cet avis à payer l'avance.