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Petite précision, la date limite d'envoi est une date minimum, rien n'interdit d'envoyer la convocation avant cette date...
Pour notre cas, cette date limite était le 28/04 et j'ai envoyé les convocations le 22/04. Or n'ayant reçue l'avis de notification de la mutation que le 30/04 (quand j'ai récupéré le courrier LRAR à La Poste) c'est le vendeur qui a été convoqué, et le 30/04 il était trop tard pour envoyer une nouvelle convocation qui respecte le délai de 21 jours.

Mais l'acheteur a effectivement bien était informé de l'AGE du 20/05 et il participera donc à cette AGE en ayant le droit de vote car copropriétaire à cette date.

J'ai pris les devants, lorsque j'ai envoyé les convocations (au vendeur qui était toujours propriétaire en date du 22/04), j'ai également fait un mail au vendeur avec copie au notaire afin que l'acquéreur soit informé de la prochaine AGE en date du 20/05.

Hier soit, l'acquéreur m'a demander de lui transmettre à nouveau la convocation et pièces jointes pour cette AGE, donc il est bien informé

Sinon de mon côté j'avais également trouver comme André des textes parlant de pouvoir en cas d'AG entre la promesse et la vente effective.... d'ou ma question si après avoir reçu l'avis de mutation du notaire avant l'AGE le pouvoir était toujours essentiel

Je suis un peu de l'avis d'André, à la date de l'AGE, c'est bien l'acquéreur qui est officiellement copropriétaire... le vendeur n'est plus copropriétaire en date du 25/04, donc théoriquement il ne peut plus donner un pourvoir sur un lot qui ne lui appartient plus....

Malheureusement, je n'ai récupéré le courrier LRAR que le 30/04, La Poste étant fermé lorsque je quitte mon travail le soir.... donc il était impossible de respecter les 21 jours, sauf envoyer la convocation avant d'être sur et certain que ce recommandée était bien la notification du notaire

C'est vraiment très obscure ce cas bien particulier....

Ok merci André pour cette réponse clair.

Bonne soirée

Merci à tous, c'est plus clair pour moi, plus qu'à expliquer le tout aux copropriétaires....

Merci André, tes liens et le document PDF sont très clair et me permettrons je l'espère faire comprendre aux copropriétaires que nous n'avons pas le choix.... c'est les tantièmes qui doivent s'appliquer.

Ils savent déjà que je me refuse à faire une gestion 'falsifiée' ou du moins non conforme à la règlementation, exception faite des erreurs que je pourrais faire par manque d'expérience ou méconnaissance, bien que je me renseigne toujours avant de faire quelques de nouveau.

Donc un grand merci

Je pense que nous respectons ces 2 niveaux...

Résumé de l'actuel et ce que j'essai de mettre en place (nous avons une chaudière collective).

Actuellement (depuis que j'ai repris la fonction de syndic et je pense depuis la construction de la résidence selon les informations dont j'ai connaissance) :

L'eau nous est facturée par SUEZ d'après le compteur général de consommation en m3
• La répartition est faite par le Syndic en relevant les m3 des compteurs divisionnaires
• J'ai créé dans ValCompta un seul compteur pour la répartition de la facture selon les m3 totaux (EFS+ECS)

Le Gaz est géré intégralement par ENGIE fideloconso (vente de gaz répartie) :
• ENGIE relève les compteurs (général en kWh, chauffage en kWh, eau chaude en m3)
• Ils facturent directement à chaque résident la consommation de gaz (la copropriété n'intervient nul part dans le process)
• ENGIE mets fin à la vente de gaz répartie le 30/06/2022, nous allons donc passer au 01/07/2022 à une fourniture de gaz en contrat classique facturé à la compropriété et c'est nous qui allons faire toute la répartition.

Voici comment ENGIE calcul la consommation (selon bilan énergétique transmis par ENGIE du 02/09/2020 au 19/09/2021):
• Total des compteurs Chauffage : c'est déjà des kWh, donc rien de compliqué (ex. 48 665 kWh)
• Total des compteurs ECS : m3 x coefficient ECS de 55 (ex. 221 m3 x 55 = 12 155 kWh)
• Soit un Total comptabilisé : 48 665 + 12 155 = 60 820 kWh
• Consommation du compteur général de la période : 89 878 kWh
La différence de 29 058 kWh (89 878 - 60 820) c'est ce qu'ils appellent la consommation indivis (perte, mauvais rendement de notre ancienne chaudière, maintient du ballon d'eau et de la boucle chauffage à température, etc... en gros toutes consommation qui n'est pas comptabilisé par les compteurs divisionnaires)
• Ils en déduisent un CEG (Coefficient Energétique Global) : 89 878 / 60 820 = 1,4777705
Pour chaque résident ils facturent donc : (vérification faite avec ma propre conso de la période)
• Chauffage : 3 104 KWh
• ECS : 23 m3 x 55 = 1 265 kWh
• Total comptabilisé :  4 369 kWh
• Sur ma facture ma consommation est de : 4 369 x CEG de 1,4777705 = 6 456,38 kWh pour tenir compte de l'indivis

A compter du 01/07/2022 :

La société OCEA (sous-traitant de ENGIE pour la gestion des compteurs divisionnaires) va nous remplacer tous les compteurs (Chauffage, ECS et EFS) avec un contrat de location/maintenance et télérelève des consommations nous permettant de faire la répartion eau et gaz.

L'eau sera toujours facturée par SUEZ d'après le compteur général de consommation en m3
• La répartition sera faite par le Syndic selon les m3 des compteurs divisionnaires transmis par OCEA.
• Pour correspondre au télérelevé OCEA, je vais cette fois créer dans ValCompta 2 compteurs pour la répartition des m3 d'EFS et les m3 d'ECS.

Pour le gaz, c'est là que j'ai une peu de mal...
• OCEA va me fournir le relevé chauffage en kWh (ex. 48 665 kWh)
• OCEA va me fournir le relevé ECS en m3 (ex. 221 m3) là je présume que pour rester à l'identique de ce qui a été fait jusqu'à maintenant je vais utiliser le même coef.ECS de 55, soit 12 155 kWh
• Soit un Total comptabilisé : 48 665 + 12 155 = 60 820 kWh
• Le nouveau fournisseur de gaz va me facturer selon la consommation du compteur général : 89 878 kWh
Je comprends déjà que je n'aurai pas à calculer de CEG, car ValCompta va me répartir le montant de la facture de gaz selon les consommations comptabilisé, soit 60 820 kWh (l'écart indivis sera automatiquement inclus dans le réajustement du prix du kWh dans la gestion des compteurs ValCompta comme pour les petits écart que nous avons pour l'eau... j'ai testé et ça colle)

Mon soucis est comment gérer la consommation gaz dans les compteurs de ValCompta ?
• 1 seul compteur avec la conso chauffage + ECS le tout en kWh (index chauffage en kWh + (index ECS en m3 x coef. de 55))
• 2 compteurs, 1 pour le compteur chauffage en kWh et 1 pour la conso gaz ECS en kWh (m3 x 55)

Dans les 2 cas, il faudra que je tienne un suivi extra-comptable sous excel pour pouvoir justifier aux copropriétaires que :
• 1 seul compteur : les index correspondent bien au cumul des relevés compteurs chauffage + ECS x 55
• 2 compteurs : les index ECS correspondent bien au m3 converti en kWh par le coef. ECS de 55

Si vous avez tout lu jusqu'ici bravo, maitenant je suis ouvert à tous conseils et avis pour gérer au mieux cette transition dans les règles.

Un grand merci d'avance...

Bonjour DMA,

Le problème a été remonté sur le suivi de bug, André y a répondu, voir ici :
https://valcompta.net/flyspray/index.ph … task_id=37

Espérons qu'il trouve une solution pour une prochaine mise à jour

Cordialement
David

Oui nous avons une chaudière collective mais aucune mention de répartition dans le RDC, car jusqu'à maintenant la fourniture de gaz est faite par la société ENGIE Service Fideloconso (Vente de Gaz Répartie).

C'est un contrat de M..... qui a été souscrit par la copropriété depuis le début pour une durée de 10 ans renouvelable avec une délégation faite à ENGIE pour une facturation directement aux occupants selon les compteurs divisionnaire... cela ne passe donc pas par des charges de copropriété. Il devait prendre fin en 2024 et on voulait ne pas le reconduire car c'est une grosse arnaque (voir ici : ARC-COPRO : Fideloconso : gardez l’œil ouvert sur les contrats de fourniture de gaz)

Je me suis penché sur le RDC et les répartitions, car ENGIE mets fin à la vente de gaz répartie, donc nous sommes obligé de trouver un nouveau fournisseur de Gaz en contrat classique et à compter du 01/07/2022 ça rentrera en charge de copropriété.

C'est tant mieux, car ENGIE en profité pour facturer un abonnement de 260 € à chaque résident ??? Avec un contrat classique nous auront qu'un seul est unique abonnement.

Une société va prendre en charge le remplacement des compteurs actuels, la location des nouveaux, la maintenance et la télérelève individuels (EFS+ECS+CHAUFFAGE). Le relevé de tous les compteurs sera transmis à la copropriété pour alimenter les index de compteurs dans ValCompta pour la répartition des consommations individuelles.

Un véritable casse tête pour gérer tout le binz, mais rien que sur l'abonnement nous allons tous faire environ 140 € d'économie par an (260 € ancien abo ENGIE -25 € estimation nouvel abo - 95 € la location/maintenance/relève des compteurs).

Il faut que je prépare une AGE pour le choix du nouveau fournisseur de Gaz et pour la régularisation du budget 2022 pour tenir compte de la fourniture de Gaz qui sera facturé à la copropriété pour le 2ème semestre 2022.

Pour le RDC il date de 1994 et franchement il a été rédigé avec les pieds, mise en page foireuse, fautes d'orthographe, imprécis et j'en passe, on verra à l'avenir s'il nous procèderons à une mise à jour (nous en avons déjà discuté)

Oui effectivement, les garages et parkings sont indépendant, cependant dans le RDC je n'ai que les 2 répartitions sur 1000 tantièmes que j'ai donnée plus haut... voici une capture :

Donc de toute évidence seulement 2 clés de répartition.... et les charges comme électricité des communs, l'entretien de la chaudière, des parties communes, etc... ne devraient être appelé et budgétisé que sur la clé PC2, car pas d'électricité dans les garages, ni chauffage, ni entretien (car privatif)

Sauf en PC2 les lots 12 à 26 sont à zéro et donc j'ai l'anomalie "Tous les lots ont des tantièmes généraux" qui apparait si je définie cette clé comme clé de charges générales par défaut.

Alors je peux toujours laisser la PC1 dans les paramètres et préparer les budgets sur la PC2 pour tous ce qui ne concerne que le bâtiments d'habitations

Les possibilités de 1, 2, 3, 4, 6 et 12 appels sont juste une possibilité rapide de ValCompta pour générer des appels multiples en une seule étape.

Mais il me semble que rien ne t'empêche de le faire en 2 temps pour générer tes 5 appels de même montant.

Imaginons 5 000 € de travaux, tu peux générer 4 appels un montant total de 4 000 € et ensuite génère le 5ème pour un montant de 1 000 €.... à vérifier bien sur, je ne suis pas devant le PC de notre copropriété mais sur mon PC perso.