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"Car en fait j'ai un excédent en fin d'exercice 2018, mais si je veux équilibrer charges/produits, je suis obligé de l'indiquer avec le compte 472 en colonne "débit"... ca me parait étrange..."
Votre balance devrait être équilibrée, que la répartition soit faite ou pas.

Normalement les comptes auraient dû être présentés après répartition l' excédent étant remboursé et l'écriture suivante passée :
Débit.......701.... Provisions sur opérations courantes............X
Crédit.......450xx.Copropriétairesxxx...........................................X
Cela n' aurait pas changé l' équilibre de la balance, vous avez donc une erreur, il faudra en trouver l' origine et régulariser, en attendant il faut utiliser le compte d' attente 472. pour équilibrer les comptes.

"la provision pour le portail est en fait un budget prédéterminé que nous avons étalé sur 4 ans en votant un appel de fond exceptionnel chaque trimestre pendant cette durée."
Il ne s' agit donc pas de provisions sur travaux votés mais de l' ancienne  AVANCE TRAVAUX" compte 1032.

De JPM
" Les dispositions de l’article 66 du décret Hoguet interdisent au syndic de recevoir, directement ou indirectement, une rémunération d’une personne, morale ou physique, autre que le syndicat des copropriétaires.
Elles lui imposent de facturer au syndicat toutes les prestations qu’il fournit, dès lors [qu’elles] que celles-ci lui permettent de prétendre à une rémunération. Ceci est vrai pour les honoraires de gestion courante et pour les honoraires particuliers, même lorsqu’ils sont imputables à un copropriétaire."

Dans ma méthode le syndic facture les honoraires particuliers au syndicat. Le syndicat enregistre cette facture et paye le syndic.
Le syndicat débite le copropriétaire qui paye le syndicat.
On retrouve tous les honoraires particuliers perçus par le syndic dans son compte 401xxx.
Il est possible de créer un sous-compte du 401 pour les factures d' honoraires particuliers ce qui facilitera le travail pour l' établissement de l' état global des honoraires.

Il y a divergence  entre Rambouillet qui crédite le compte 6222 et André qui débite le compte de charges 622200 et crédite le compte  des produits divers 7141 .
Dans la méthode d' André débit et crédit apparaissent dans les annexes 2 et 3 et sont répartis entre tous les copropriétaires.

Je propose une autre méthode :
-Le syndic "facture" le syndicat
Débit...471xxx Charges à imputer.......40.00
Crédit.4011sss Syndic.......................................40.00

Le syndicat répartis ces charges imputables aux seuls copropriétaires concernés  :
Débit..450aaa..Copropriétaire.A..........10.00
Débit..450bbb..Copropriétaire.B..........10.00
Débit..450ccc...Copropriétaire.C..........10.00
Débit..450ddd..Copropriétaire.D..........10.00
Crédit.471xxx.Charges à imputer.........................40.00

Le compte 471xxx est soldé ce qui est conforme à l' arrêté du 14 mars 2005.

Le syndicat paie le syndic et les copropriétaires les charges particulières.

La feuille de vote par correspondance, bien que chargée est lisible.
Personnellement j' aurais préféré mettre le numéro de de résolution avant "l' objet" et je ne mettrais qu' une fois la référence à la date et au lieu  de la réunion.
Cela permettrait un gain de place pour mettre une ou deux questions supplémentaires sur la même feuille.

Vous n' êtes pas "fournisseur", vous avez réglé la facture d' assurance pour le compte du syndicat
Personnellement je n' utiliserais pas un compte   "401 perso" mais un compte "462 Créditeurs divers".

Cette nouvelle proposition répond aux besoins des copropriétaires, je suis donc favorable à cette solution.
Val compta il y a moins bien, mais c' est plus cher.

Le modèle a bien été publié, et il répond aux obligations du décret.
Puisqu' on est dans les suggestions je propose d' ajouter dans la feuille de présence, en dessous de la case d' émargement une case avec les mentions : Arrivé après le vote de la résolution N°, et une autre ligne: départ après le vote de la résolution N°.
Laissez une place pour une signature.

Citation!
"quid du secret des votes.... n'y aura t il pas risque d'oubli lol de la part du syndic si les votes par correspondance ne lui sont pas favorables."
En copropriété il n' y a pas de vote "secret", mais avec le vote par correspondance le syndic  a connaissance des votes avant l' A.G., c' est pourquoi il aurait fallu retenir la solution de la double enveloppe comme cela se pratique pour certaines  élections professionnelles.
Reste une question, à quel moment enregistrer dans le feuille de vote les votes par correspondance, avant ou après les votes des présents ou représentés ou de ceux votants par vidéo .
Je n' ai rien vu concernant la modification du sens des votes en cas de modification de la question à l' ordre du jour, pouvant être source de litiges.

Votre remarque:
" par exemple la pertinence de voter par correspondance pour un président ou un scrutateur dont on ne connait pas le nom à l'avance..."

Ces questions ne figurent pas dans vos "bulletins de vote par correspondance" qui font trois pages à joindre à la convocation.

D'autre part  il va falloir adapter la feuille de présence pour enregistrer la date de réception des "formulaires par le syndic"

"Les extranets de Val Compta sont hébergés chez OVH, principal hébergeur et fournisseur de services web en France."

Val compta n' est certainement le seul, ce qui est inquiétant c' est que vous ne pouvez pas joindre le service commercial.

Je pense qu' il y a confusion entre répartition des charges et appels de provisions sur charges de l' exercice.
Votre budget de l' exercice 2020 doit être voté, c' est sur ce budget que les appels doivent être faits aux dates prévues.
Lors de l' A.G. de mai 2020 (?) il pourra être décidé de modifier le budget 2020, ce qui n' est pas recommandé sauf modification importante des charges. Cette A.G. devra voter le budget 2021.