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Sujet: Assemblée en visio-conférence, pouvoir et retour d'expérience

Bonjour,

Il semble dans ma version de ValCompta AG (2020 AG.33) que dans l'outil d'émargement on ne peut pas attribuer le pouvoir d'un copropriétaire à un autre participant par visio-conférence.

Pensant à une limitation légale j'ai cherché et trouvé ceci :

Décret n°67-223 du 17 mars 1967 a écrit:

Article 14

Modifié par Décret n°2019-650 du 27 juin 2019 - art. 7

Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé :


-présent physiquement ou représenté ;

-participant à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.


Dans le cas où le copropriétaire ou l'associé est représenté, la feuille de présence mentionne les nom et domicile du mandataire désigné et précise le cas échéant si ce dernier participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

Cette feuille indique pour chaque copropriétaire le nombre de voix dont il dispose, le cas échéant en faisant application des dispositions des alinéas 2 et 3 du I de l'article 22 et du III de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.

Elle est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent physiquement, ou par son mandataire. L'émargement n'est pas requis pour les participants à l'assemblée par visioconférence, par audioconférence ou par un moyen électronique de communication.

Elle est certifiée exacte par le président de séance désigné par l'assemblée générale.

Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1366 et 1367 du code civil.

Il semble donc que cela soit possible.



Sinon, quelqu'un a t'il un retour d'expérience sur une assemblée générale organisée en visio-conférence ? Nous sommes une petite copro et seulement 2 ou 3 personnes devraient participer à notre prochaine AG mixte (présentiel / Visio).

Nous nous interrogeons sur la partie "identification" des participants en visio-conférence. Chez nous tout le monde se connait, mais que prévoir dans un cas général pour l'identification des participants demandée dans le décret ?? Est ce qu'un simple mot de passe fourni dans les convocations suffirait ?

Merci à tous,
Mickaël

2 Réponse par Andre

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Re: Assemblée en visio-conférence, pouvoir et retour d'expérience

Bonjour,

Attention, d'après Legifrance, la dernière modification de l'article cité est plus récente :
Article 14  -  Modifié par Décret n°2020-834 du 2 juillet 2020 - art. 15

Il y a notamment les votes par correspondance en plus :

Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé :
-présent physiquement ou représenté ;
-participant à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique ;
- ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic.

Et franchement, ce texte est déjà faux ; la feuille de présence doit prévoir TOUS les copropriétaires... pour ce qui est de l'adresse du mandataire, elle doit être sur le pouvoir mais perdre du temps à l'inscrire sur la feuille de présence, il faut ne jamais avoir pris part à une AG de grande copropriété pour imaginer un truc pareil et comme les mandataires ne sont pas connus à l'avance...

Au niveau de Val Compta, plusieurs boutons dans l'écran Emargements permettent de faire passer un copropriétaire de la liste du haut (tous) vers celle du bas (présents et représentés). Si vous utilisez le bouton "Participation par visio-conférence" vous aurez la possibilité de saisir dans la colonne Mandataire le nom d'un mandataire, en revanche il n'y aura pas les calculs et les contrôles qu'on peut faire pour un mandataire présent et avec les boutons originaux (présent ou représentés...).

Je crois qu'il faut également savoir dire "stop" ; face à ces changements et inventions réglementaires et à toutes les combinaisons possibles et imaginables, il arrive un moment où on ne peut plus gérer et où les textes de lois sont trop mal écrits et trop mal pensés pour faire face à toutes les situations. In fine, c'est au juge de trancher, sur la validité d'une assemblée, d'un vote, d'un pouvoir... mais à mon niveau je propose un système déjà bien complexe qui gère les arrivées et les départs en cours d'AG, les présents, représentés, les votants par correspondance et les gens en visio, je gère les tantièmes avec décimales, les seconds votes et les passerelles, ces différentes listes et totaux (#LISTE_PRESENTS# #LISTE_ABSENTS# #LISTE_PHYSIQUE# #LISTE_CORRES# #LISTE_VIRTUEL#) mais on va arriver à des situations de plus en plus tordues et ubuesque du copropriétaire qui arrive en début d'AG, signe la feuille de présence et repart avec son portable en annonçant qu'il finira en visio, des mandataires qui vont apparaître dans des écrans dont personne ne connait la tête et dont le contrôle et l'identification sont effectivement plus que problématiques... 

Sur cette question de l'identification des participants en visio ; je ne sais pas !!! Il y a des solutions commerciales (Syment par exemple) mais sur un plan technique nous sommes au début d'une période particulièrement délicate et j'ignore totalement comment on va garantir l'identification d'un participant par webcam, qui peut être déconnecté, se reconnecter et pourquoi pas subdéléguer un mandat en cours d'AG...


Concrètement voici un exemple de participant par visio avec pouvoir :

http://www.valcompta.net/forum_img/emargement_visio_pouvoir.gif


Et voici le texte généré à partir du modèle par défaut de la dernière version :

La feuille de présence indique que 8 copropriétaires représentant 1447 tantièmes sont présents ou représentés (votes par correspondance et audio ou visioconférence compris).
(dans le détail, 6 participants pour 958 tantièmes et 2 représentés pour 489 tantièmes, 0 copropriétaires pour 0 tantièmes votants par correspondance et 1 copropriétaires pour 341 tantièmes par audio ou visio).

Sont présents ou représentés (VPC et virtuel inclus) : Monsieur ou Madame BRET (341) représenté(e) par Madame MACHIN ; Monsieur ou Madame SANTARELLI (168)  ; Monsieur ou Madame MAISONNIER (148) représenté(e) par Monsieur ou Madame SCHALCK ; Monsieur ou Madame SCHALCK (173)  ; Monsieur ou Madame LAPORTE (158)  ; Monsieur ou Madame FAUVEL (153)  ; Monsieur ou Madame RAVIER (148)  ; Monsieur ou Madame FRANCILLON (158) .
Sont absents et non représentés : Monsieur ou Madame PESTOURIE (153).
Ont envoyé le formulaire de vote par correspondance :
Ont participé à l'assemblée virtuellement : Monsieur ou Madame BRET (341 / par SKYPE)

Je pourrais ajouter "représenté(e) par Madame MACHIN" dans la sous-liste #LISTE_VIRTUEL# donc.

Cordialement,
André


PS : je rappelle que l'émargement et les votes sont également présentés dans une feuille de type Excel :
http://www.valcompta.net/forum_img/emargement_visio_pouvoir_tableau.gif

3 Réponse par durdur

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Re: Assemblée en visio-conférence, pouvoir et retour d'expérience

Argh, je suis tombé dans le piège de legifrance en arrivant par un lien extérieur sans vérifier que la dernière version était bien celle visualisée.

Je suis d'accord que c'est un imbroglio tous ces textes fais à la va-vite dans le contexte covid. De notre côté, on essaye de faire au mieux mais vu notre gestion et notre taille on va surtout faire au plus logique et évident pour tous même si parfois ça coupe un peu dans les coins.

Pour le coup des mandataires, effectivement j'ai vu dans l'aide que l'on peut ajouter directement à la main dans la colonne. C'est juste que j'essayais de faire comme MAISONNIER qui a mandaté SCHALCK dans votre exemple : SCHLACK est présent en visio (donc passe dans la liste du bas) mais en sélectionnant ensuite MAISONNIER dans la liste du haut et SCHLACK dans celle du bas, le bouton POUVOIR est grisé.
Je me suis dit qu'il y avait peut être un contrôle en trop mais effectivement je ne connais pas les implications derrière en terme de listes.

4 Réponse par durdur

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Re: Assemblée en visio-conférence, pouvoir et retour d'expérience

Et pour les identifications en visio-conférence, j'essaye de faire un parallèle avec le présentiel... comment ça marche dans une grande AG en présentiel ? Il faut un justificatif d'identité quelconque ? Ca ne me dit rien.

Nous on va faire ça à la tête du client comme tout le monde se connait, ça va être simple smile sauf peut être en cas de jumeau caché big_smile

5 Réponse par Andre

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Re: Assemblée en visio-conférence, pouvoir et retour d'expérience

Très franchement, je découvre avec votre publication la possibilité de combiner le vote à distance et la possibilité de donner mandat, je trouve ça totalement aberrant mais si c'est la loi il faut bien essayer de s'y tenir...
Je vais donc étudier la possibilité d'utiliser le bouton Pouvoir quand la ligne du bas (le mandataire) est de type visio, après tout ce n'est peut être pas si compliqué ou problématique...

Pour l'identification oui, il faut parfois présenter un justificatif mais la plupart du temps les gens se connaissent et/ou se font confiance, on se demande surtout qui va s'amuser à usurper une identité pour une AG qui ressemble souvent à une corvée à moins qu'il y ait des petits fours à la fin !!!

L'identification la plus simple c'est d'avoir des réunions privées et protégées afin un mot de passe et de faire un essai de connexion au préalable, fixé avec l'adresse mail ou le téléphone connu... à mon avis c'est suffisant dans 95% des situations !

Cordialement,
André

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Re: Assemblée en visio-conférence, pouvoir et retour d'expérience

Bonjour,

Pour un mandat avec une personne en visio, il faut que le pouvoir parvienne au syndic avant l'AG... sachant que s'il y  a visio, il y a possibilité de présentiel et président de séance + scrutateur doivent vérifier ce pouvoir en cours de séance.

Pour l'application au logiciel je ne dis rien, ne l'utilisant pas...

7 Réponse par Andre

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Re: Assemblée en visio-conférence, pouvoir et retour d'expérience

Mais justement, c'est nouveau le principe du pouvoir qui doit arriver avant ; ce n'est pas le cas pour les pouvoirs ordinaires et autant le décret prévoit un délai de 3 jours pour les bulletins de vote, je ne sais pas quel texte de loi précise que les pouvoirs "visio" doivent arriver à l'avance... et vous ?!?

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Re: Assemblée en visio-conférence, pouvoir et retour d'expérience

c'est pas une question de loi mais de pratique : comment le président de séance et les scrutateurs peuvent-ils vérifier le mandat et enregistrer la présence s'ils n'ont pas le pouvoir en main.

Dans le temps (avant la vidéo), le pouvoir est entre les mains du président et des scrutateurs AVANT la séance et ce dès la signature de présence.

Supposez que ce pouvoir ne soit pas dans les mains en début de séance, et que ce pouvoir n'arrive jamais entre les mains du syndic, comment faites vous pour prouver à un juge que la personne était représenté et par qui ?....

9 Réponse par Andre

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Re: Assemblée en visio-conférence, pouvoir et retour d'expérience

La pratique ce sont des mandataires qui se présentent le soir de l'AG avec le pouvoir !!! big_smile
Rien n'oblige le copropriétaire qui ne sait pas toujours à l'avance si il va venir ou pas et qui peut donner un mandat au dernier moment, c'est la loi !!! Ensuite les pouvoirs sont conservés avec la feuille de présence...

10 Réponse par durdur

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Re: Assemblée en visio-conférence, pouvoir et retour d'expérience

Ça parait assez logique que les pouvoirs soient arrivés avant en effet. C'est déjà le cas la plus grande partie du temps chez nous.
Le mandant écrit le nom du mandataire, signe et envoie au syndic en général. Donc ici si le mandataire est en visio ça ne changera rien. Les présents parmis qui seront élu président et scrutateurs pourront contrôler.

Et ça permet aussi au président de distribuer les pouvoirs arrivés en blanc éventuellement à des personnes participant en visio. Pour le coup c'est pas mal je trouve. Par contre donner un pouvoir à un participant par correspondance ça parait assez inutile. Autant envoyer le bulletin par correspondance directement.


Andre a écrit:

on se demande surtout qui va s'amuser à usurper une identité pour une AG qui ressemble souvent à une corvée à moins qu'il y ait des petits fours à la fin !!!

Haha, c'est sûr qu'une AG ça ne vend pas du rêve.
Mais les petits fours c'est ce qu'on faisait jusque là... chacun apporte quelque chose à boire ou à manger et dès la fin des votes, c'est apero dinatoire ! Bon, 9 copropriétaires dont 5 toujours présents en gestion coopérative, ça aide aussi !