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Sujet: Remboursement facture d'eau

Bonjour,
nous venons d'avoir une bonne surprise car SUEZ vient de nous rembourser plus de 1500€ d'eau suite à une fuite détectée et une demande de dégrèvement après les travaux (l'affaire traine depuis plus d'un an d'où le montant important).
Je voulais savoir comment rentrer le remboursement dans Val Compta et ensuite comment reventiler aux copropriétaires. Pour simplifier, je pensais utiliser les clés de la consommation de l'année dernière.

Pour le remboursement, j'imagine qu'il faut à la date du remboursement:
- créditer le 601 / débiter notre 401 Suez dans le journal d'achat
- créditer notre 401 Suez / débiter le 512 dans le journal de banque

Par contre, pour la ventilation, je sèche un peu. Comme je suis nouveau avec Val Compta, je n'ai pas encore fait de régularisation de fin d'année avec les clés de consommation réelle/estimée, donc je ne vois pas encore trop comment ça marche en temps normal...

Merci par avance.

2 Réponse par Andre

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Re: Remboursement facture d'eau

Bonjour,

Plutôt que de diminuer les consommations et dépenses eau de l'exercice, je vous conseille de passer ça en produits divers exceptionnels à savoir le compte 7142 (le 2 est spécifique à Valcompta pour apparaître dans la partie "travaux et opérations exceptionnelles").

Plus délicat, pour la clé ça dépend vraiment de la période et de savoir si la fuite a été payée dans la ventilation des consommations de l'année ou pas ; c'est surtout une histoire de calendrier entre le budget, les appels et les décomptes/régularisation/approbation pour l'année concernée... mais il ne faut surtout pas qu'un gros consommateur "gagne" de l'argent grâce au remboursement !

Cordialement,
André

3 Réponse par JB22

  • JB22
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Re: Remboursement facture d'eau

"mais il ne faut surtout pas qu'un gros consommateur "gagne" de l'argent grâce au remboursement !"

Il serait bon de savoir quelles sont les copropriétaires qui ont supportés cette consommation d' eau suite à cette fuite.

Je suis d'accord avec André pour imputer cette régularisation en 7142 produits divers.

4 Réponse par Fnourry

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Re: Remboursement facture d'eau

Merci pour vos réponses.

Pour la répartition, le problème est que la facturation utilise plusieurs méthodes de calcul au fil des syndics successifs: le surplus a été facturé suivant les tantièmes il y a 2 ans, suivant la consommation cette année (avec Val Compta) et on se sait pas trop comment l'année dernière avec le précédent syndic. Je vais devoir reprendre la conso et les appels de fonds des années précédentes pour voir qui a payé quoi.
Dans ce cas où le calcul est manuel, comment je fais pour rentrer ça dans Val Compta une fois que nous aurons déterminé comment faire la répartition? Je fais un mouvement entre le compte 512 vers chaque compte 450?

5 Réponse par Andre

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Re: Remboursement facture d'eau

Non, il faut traiter ce remboursement comme un produit exceptionnel qui viendra diminuer les charges de l'année (et probablement vous donner un excédent). Les sommes viendront plus tard en déduction des futurs appels de provision (au moment de l'AG et du vote de l'approbation des comptes de cet exercice...) ; c'est la clôture qui mettre les sommes au crédit des 450 et il ne faut pas rembourser directement.

Les anciens syndics sont responsables de leur gestion, ne vous embarquez pas dans la révision des années antérieures !!! Si vous avez des compteurs d'eau divisionnaire, ce n'est pas compliqué, il faut faire ou obtenir (une simple photo avec le smartphone) les relevés une fois par an, si possible autour de la date de fin ou de début d'exercice...
Ces relevés deviennent des tantièmes pour la clé eau de l'année (E20 par exemple) et les factures de la période sont affectées à cette clé. Pour les provisions, plusieurs solutions sont possibles ; utiliser les tantièmes généraux, la consommation de l'année antérieure, une clé avec des estimations ; dans tous les cas c'est régularisé avec les consommations réelles.

6 Réponse par Fnourry

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Re: Remboursement facture d'eau

Pour la répartition de l'eau, nous avons opté pour le système avec les clés de consommation estimée/réelle.

Concernant la répartition du remboursement, je ne vois pas trop comment répartir vers chaque compte de copropriétaire. J'imagine qu'il faut utiliser une clé (la clé de consommation réelle de l'eau de l'année dernière me semble la meilleure solution) mais je ne vois pas quelle manip' il faut faire dans Val Compta.
Il faut vraiment attendre la clôture des comptes pour la faire?

Je vais faire quelques tests dans les jours qui viennent et je verrai ainsi comment marche une clôture avec Val Compta.

7 Réponse par JB22

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Re: Remboursement facture d'eau

Dans Valcompta il faut affecter une clé de charges comme pour toutes dépenses, dans votre cas, la clé de l' exercice précédent.
La répartition se fera en fin d' exercice à la clôture, comme pour toutes les charges.

Gestion de l' eau.
En fin d' exercice vous devez relever le compteur général et les compteurs individuels.
Si le compteur général donne un indice de 1255 M3, et la dernière facture du fournisseur un index de 1195 M3; il y a donc 60 M2 non facturés; Il faut calculer le coût de ces 60 M3 et l' enregistrer en charges à Payer.
Sur l' exercice suivant, en début d' année il faudra contrepasser cette charge de k' exercice précédent.
Normalement, s' il n' y a  pas d' erreur de relevé ou de disfonctionnement des compteurs, vous devez avoir un différence se rapportant à l' eau consommée pour l' entretien des parties communes, à mettre en clé charges générales.

8 Réponse par Fnourry

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Re: Remboursement facture d'eau

Bonjour,
après pas mal de tests de clôture annuelle - et découverte d'une boulette faite lors de mes premières saisies dans Val Compta - je confirme bien que le compte 714200 permet de ventiler le remboursement par rapport à la clé donnée (je pense qu'on va rester sur la clé des tantièmes). Le petit défaut de cette solution est que quand je vérifie les comptes avec la banque, je dois additionner le compte 512000 avec le 714200, mais ça n'est pas la mer à boire non plus...
En tout cas, merci pour votre aide.

9 Réponse par Andre

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Re: Remboursement facture d'eau

Bonjour,

Je ne comprends pas bien cette histoire d'additionner le 512 et le 714 mais ça ne me semble pas normal...
Les écritures devraient ressembler à ça :

Constat du remboursement (produit et créance) : crédit du 714 / débit du 401 Suez
Remboursement effectif (virement) : crédit du 401 Suez / débit du 512

Au moment de la clôture, le solde du 714 diminue les dépenses de l'exercice, comptes 6 et 7 sont soldés et la régularisation est passée sur les 450...

Vous pouvez m'appeler ou m'envoyer une sauvegarde !

Cordialement,
André

10 Réponse par Andre

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Re: Remboursement facture d'eau

Bonjour,

Suite à notre échange je confirme le message précédent et je confirme aussi que vous pouvez simplifier par le débit du 512 et le crédit du 7142 (produits exceptionnels plutôt que produits divers).

Cordialement,
André

11 Réponse par Fnourry

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Re: Remboursement facture d'eau

Encore merci.
Voici une capture de la solution retenue pour les personnes qui serait dans le même cas:
http://fred.nourry.free.fr/temp/syndic/remboursement_eau.png
La clé B12 est la clé du bâtiment qui est associé à l'abonnement d'eau. Seul le journal de Banque a été modifié, il n'y a rien qui apparait dans le journal d'achat.

12 Réponse par Andre

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Re: Remboursement facture d'eau

Je vous en prie ;-)

Ce qui est important ici, à mes yeux, c'est de traiter comme un produit exceptionnel un remboursement qui ne doit pas fausser les dépenses eau de l'année et bien sûr que la clé corresponde bien aux copropriétaires qui doivent en profiter ce qui peut être assez compliqué avec les histoires d'eau, les périodes, les relevés...

Un puriste passerait l'opération en deux temps ; la notification du remboursement en OD entre 7142 et 401 puis le versement à proprement parler entre 401 et 512 !

Cdt
André