RGPD et Val Compta

Bonjour,

Certains d'entre vous ont sans doute entendu parler de "RGPD" ; la nouvelle réglementation européenne sur la protection des données personnelles. Je reprends ici une fiche de la CNIL avec les points à vérifier...
https://www.cnil.fr/fr/prioriser-les-actions-mener

Points d’attention quels que soient vos traitements

Assurez-vous que seules les données strictement nécessaires à la poursuite de vos objectifs sont collectées et traitées.
Val Compta est un logiciel qui manipule des données personnelles ; j'ai fait un certain nombre de choix par rapport aux données utiles et nécessaires à la gestion d'un syndicat de copropriétaires ou d'une ASL. Par exemple la date de naissance ou la nationalité ne sont pas dans les rubriques mais d'autres spécialistes de la copropriété estiment qu'ils s'agit de données parfois nécessaires : http://www.jpm-copro.com/Etude%202-3-2. … c172284480

Identifiez la base juridique sur laquelle se fonde votre traitement (par exemple : consentement de la personne, intérêt légitime, contrat, obligation légale)

La mission de syndic et les divers textes de loi, où le fichier des copropriétaires est explicitement cité, justifient bien sûr la tenue de ce fichier.

Révisez vos mentions d’information afin qu’elles soient conformes aux exigences du règlement  (articles 12, 13 et 14 du règlement)

La zone "infos" permet à l'utilisateur de saisir librement ce qu'il veut et la respect de la loi est dès lors de sa responsabilité.

Vérifiez que vos sous-traitants connaissent leurs nouvelles obligations et leurs responsabilités, assurez-vous de l’existence de clauses contractuelles rappelant les obligations du sous-traitant en matière de sécurité, de confidentialité et de protection des données personnelles traitées.

La base de donnée de Val Compta n'a pas vocation à être diffusée ou partagée ; seule les listes d'émargement papier suite à une assemblée peuvent être légalement communiquées aux copropriétaires qui les demandent avec le PV...

Prévoyez les modalités d'exercice des droits des personnes concernées (droit d'accès, de rectification, droit à la portabilité, retrait du consentement...)

Une mention en bas des appels ne me semble pas indispensable ; là encore le syndic n'est pas une entreprise qui gère des prospects ou qui fait du télémarketing mais un mandataire qui respecte ses obligations légales... Il ne faut pas donner l'impression au copropriétaire qu'il a le droit d'être supprimé de la liste et de ne plus recevoir ses appels mais il faut aussi gérer avec prudence des données comme les numéros de portable ou l'adresse mail...

En conclusion, je ne prévois pas de mise à jour ou d'adaptations particulières de Val Compta à l'occasion de l'entrée en vigueur de la RGPD en mai 2018 et je considère le logiciel comme conforme à cette réglementation.
De mon côté je gère aussi une liste de clients ou prospects avec le minimum d'informations ; nom de la copropriété et du syndic, adresse postale et mail. Chacun dispose d'un droit de rectification ou de suppression.

Cordialement,
André