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Sujet: Migration vers ValCompta

Bonjour,

Récemment élu trésorier de notre ASL, j'ai récupéré les éléments financiers qui consistent en un simple tableau excel qui fait un suivi des mouvements en banque.
Au vu du faible nombre d'écritures par an (15 à 20), j'ai choisi de ressaisir les écritures depuis le 01/01/2016 en me limitant pour l'instant à l'année 2016. Pour les achats auprès de fournisseurs, c'est facile et j'ai pu saisir tout 2016.
Par contre, pour les copropriétaires, c'est un peu plus complexe car le fonctionnement actuel est le suivant :
AG en milieu d'année avec présentation des opérations effectuées l'année précédente
Vote d'un montant de "cotisation" à verser par les copropriétaires, estimé "à la louche" en fonction de ce qu'on prévoit qui va se passer sur les 6 prochains mois.
La "cotisation" est à verser avant le 01/12, mais aucun document n'est remis aux copropriétaires, la plupart donnant le chèque directement à la fin de l'AG.
Les copropriétaires membres du bureau bénéficient d'une ristourne sur le montant de la cotisation
Par ailleurs, le gros entretien des espaces verts (taillage, plantations) étant effectué par les copropriétaires une fois par an, ceux qui ne participent pas à cette journée commune sont pénalisés par une augmentation de la cotisation.
Le montant de base de la cotisation est de 100€, les membres du bureau ne payent que 50€ et la pénalité pour absence est de 10€

Ainsi, la majorité paye 100€, certains 50€, d'autres 60€ et enfin une minorité paye 110€

Oui, je sais, ça n'est pas comme ça que ça devrait être fait, mais je récupère une situation existante et je cherche donc à saisir des mouvements au plus près de la réalité.

La question est de savoir comment je dois saisir ces versements de cotisation. J'imaginais faire ceci, pour chaque copropriétaire :
01/07/2016 : Débit du 450XXX pour le montant de la cotisation
01/07/2016 : Crédit du ??? pour le montant de la cotisation

Date paiement : Crédit du 450XXX pour le montant du chèque
Date paiement : Débit du 512000 pour le montant du chèque

Est-ce que ça vous parait cohérent ?
Et quel compte utiliser pour la contrepartie du débit de la cotisation ?
J'hésite entre le "103100 - Avance de trésorerie" et le "701000 - Provisions sur opérations courantes" (vu dans la base de démonstration)

Par ailleurs, cette même année, le lotissement fêtait ses 40 ans et il avait été décidé d'organiser un repas commémoratif, dont une partie des frais a été prise en charge par l'ASL. La date limite pour confirmer sa présence à l'événement était fixée au 01/06/2016
Dans mon fichier de suivi, je trouve les lignes suivantes :

01/05/2016 : Acompte traiteur (50€)
04/06/2016 : Dépôt de chèque copropriétaire 1 + 3 + 5 (90€)
05/06/2016 : Dépôt de chèque copropriétaire 6 + 7 (60€)
01/07/2016 : Solde traiteur (200€)

On constate que la somme des montants versés au traiteur est inférieure à la somme des montants reçus des copropriétaires présents, l'ASL prenant à sa charge la différence
Je comptais créer le compte "606001 - Anniversaire 40 ans" et procéder comme ceci :

01/05/2016 : Débit du 606001 pour 50€
01/05/2016 : Crédit du 401000 pour 50€
01/05/2016 : Dédit du 401000 pour 50€
01/05/2016 : Crédit du 512000 pour 50€

01/06/2016 : Crédit du 606001 pour 150€
01/06/2016 : Dédit de chacun des 5 comptes 450XXX pour 30€

04/06/2016 : Crédit des 3 comptes 450XXX pour 90€
04/06/2016 : Dédit du 512000 pour 90€

05/06/2016 : Crédit des 2 comptes 450XXX pour 60€
05/06/2016 : Dédit du 512000 pour 60€

01/07/2016 : Débit du 606001 pour 200€
01/07/2016 : Crédit du 401000 pour 200€
01/07/2016 : Dédit du 401000 pour 200€
01/07/2016 : Crédit du 512000 pour 200€

Est-ce que ça vous parait cohérent ? La numérotation du compte "anniversaire" est-elle bonne ?

Encore une fois, j'ai bien conscience que certaines choses n'auraient pas dû être faites comme elles l'ont été, mais il faut savoir que notre ASL a toujours été gérée entre gens de bonne foi, en mode "association de quartier" sans jamais avoir eu connaissance de quelconques obligations légales. Et pour m'être renseigné autour de moi, c'est loin d'être la seule dans ce cas, certaines n'ayant même pas de conseil syndical, d'assurance...

Merci d'avance pour vos réponses.

2 Réponse par Andre

  • Andre
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Re: Migration vers ValCompta

Bonsoir,

Je vous propose de regarder ce message et ces explications pour passer de la feuille Excel à une comptabilité en partie double.
http://www.valcompta.net/forum/topic612 … ilite.html

Pour gérer les cotisations, oubliez déjà le "ça n'est pas comme ça que ça devrait être fait" car vous êtes une ASL et ça vous donne vraiment le droit de faire comme vous voulez dès lors que c'est dans les statuts ou décidé en AG, conformément aux statuts !!!

Pour les cotisations c'est bien au crédit du 701 - Provisions sur opérations courantes, renommez le en "Cotisations" si vous voulez. On peut tout à fait gérer votre système de "bonus malus" avec les clés mais attention, comme ce ne sont pas les mêmes membres d'une année à l'autre il faut partir sur des clés variables et qui vont changer tous les ans !

B18 = Cotisation de base 2018
R18 - Ristourne membres CA 2018
M18 - Majoration jardins 2018

Pour chaque clé vous renseignez un tantième pour un membre concerné et rien pour les autres.
Dans le budget il faudra calculer un peu pour ajuster le total au budget de l'année, R18 sera un montant négatif, les autres positifs. Les appels seront dès lors correctement calculés avec un document rigoureux et précis et les écritures comptables générées automatiquement...

Pour l'anniversaire il faudrait créer deux comptes :
60640A : les dépenses de l'événement
70240A : les recettes...  pour éviter de dégonfler les charges !

Cordialement,
André

3 Réponse par obones

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Re: Migration vers ValCompta

Merci pour votre réponse, j'aurais besoin de quelques précisions car je m'y perds un peu.

Andre a écrit:

On peut tout à fait gérer votre système de "bonus malus" avec les clés mais attention, comme ce ne sont pas les mêmes membres d'une année à l'autre il faut partir sur des clés variables et qui vont changer tous les ans !

B18 = Cotisation de base 2018
R18 - Ristourne membres CA 2018
M18 - Majoration jardins 2018

Pour chaque clé vous renseignez un tantième pour un membre concerné et rien pour les autres.
Dans le budget il faudra calculer un peu pour ajuster le total au budget de l'année, R18 sera un montant négatif, les autres positifs. Les appels seront dès lors correctement calculés avec un document rigoureux et précis et les écritures comptables générées automatiquement...

Faire plusieurs clés, j'ai trouvé, et mettre des tantièmes différents par lot, aucun soucis.
Mais c'est lors de l'appel de fonds que j'ai du mal à comprendre comment faire car je n'ai pas vu comment dire sur quelle clé l'appel s'effectue. Ou alors il s'effectue sur toutes les clés en même temps, et là, j'ai du mal à voir comment trouver le calcul.
En faisant quelques simulations, avec une seule clé et 10 lots, je trouve facilement que le total est le suivant :

10 x cotisation = 10 x 100 = 1000

Après, si j'ai 1 lot avec pénalité, 3 lots avec ristourne sans pénalité, 1 lot avec ristourne et pénalité et 5 lots "standards", j'ai un total de versement égal à ceci :

1 x 110 + 3 x 50 + 1 x 60 + 5 x 100 = 820

Et là, je suis totalement perdu sur ce que je dois faire pour que ça tombe juste.

Après, j'avais une autre idée en tête pour la "ristourne" des membres du bureau, à savoir passer le montant de la ristourne en tant qu'indemnisation des membres du syndic, au compte 621100 par exemple. L'avantage que j'y vois, c'est que ça légitime leur qualité "Agent du syndic" auprès de l'assurance, mais je ne voudrai pas que ça ait un impact sur leurs impôts sur le revenu.

Andre a écrit:

Pour l'anniversaire il faudrait créer deux comptes :
60640A : les dépenses de l'événement
70240A : les recettes...  pour éviter de dégonfler les charges !

Donc, si j'ai bien suivi, les crédits que j'avais indiqués au 606001 dans mon message d'origine doivent être mis dans le 70240A ?
Mais alors, faut-il que je passe une écriture "spéciale" pour que les deux comptes 40A s'annulent ? En toute logique, cette écriture sera du montant pris en charge par l'ASL pour cet événement, mais avec quelle source ? Pertes et profits ?

Encore une fois merci pour vos réponses.

4 Réponse par Andre

  • Andre
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Re: Migration vers ValCompta

Bonjour,

"Pour que ça tombe juste"... mais tout ne tombe pas toujours juste ! et ça dépend de comment vous procédez.
Soit vous partez d'un budget annuel à appeler pour calculer les sommes de chacun en fonction des statuts / activités...
Soit vous partez de cotisations forfaitaires avec des statuts / activités qui changent et dans ce cas la cotisation globale bouge aussi d'une année à l'autre. Je ne vois pas bien comment résoudre ce problème !

Vous pouvez effectivement partir sur une cotisation globale et prévisible (1000 € au crédit du 701 / 100 € au débit des copropriétaires) et constater ensuite comme des charges les déductions et comme des produits divers les majorations...
Vous êtes une ASL et vous êtes libre de trouver la méthode qui vous convient !!! Il y a plusieurs façons de faire...

Cordialement,
André

5 Réponse par obones

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Re: Migration vers ValCompta

Bonjour,

Merci pour vos précisions, je sais bien qu'en compta plusieurs méthodes sont possibles, mais je découvre avec vous qu'une ASL n'a pas les mêmes contraintes qu'une copropriété.

En fait, ce qui a provoqué toute cette reprise en main de la compta est le fait qu'un copropriétaire fait gérer son bien par un mandataire.
Ce dernier refuse de déclencher un quelconque paiement de la "cotisation" si ne nous pouvons pas lui fournir des documents comptables, et clairement, le fichier Excel ne convient pas.

Valcompta étant clairement indiqué pour suivre de manière adéquate la compta de notre ASL, je suis en train de faire la reprise de l'existant, d'où mes questions.

Et en dehors d'un appel de fonds, je ne vois pas quel document transmettre à ce mandataire (et aux autres copropriétaires, qui eux, s'en moquent).

Admettons que je parte sur l'idée de la cotisation globale et prévisible avec des charges pour les déductions et des produits pour les majorations. Dans mon esprit, je fais comme ceci :

01/07 : Les membres du bureau étant identifiés, je crédite leur compte du montant de la ristourne
01/11 : Les absents à la journée "espaces verts" étant identifiés, je débit leur compte du montant de la pénalité
01/12 : Je réalise un appel de fonds sur l'ensemble des copropriétaires sur la seule clé existante. Cet appel de fonds est donc de 1000€ pour 10 copropriétaires.
02/12 : J'envoie cet appel de fonds à tous les copropriétaires et au mandataire.

Et normalement, tout le monde a payé avant le 31/12, mais si ça n'est pas le cas, les retardataires voient leur solde débiteur propagé à l'exercice suivant lors des opérations de clôture.

En faisant quelques essais sans générer d'écritures, ça me parait bien, surtout que si j'ai reçu le règlement en avance alors le solde du copropriétaire est nul et je peux ne pas générer l'appel pour celui-ci.

Est-ce que ça vous parait bien ?

Par ailleurs, pour ma réflexion sur l'équilibrage entre le 60640A et le 70240A, auriez-vous une remarque ?

Merci d'avance pour vos réponses à un néophyte.

6 Réponse par Andre

  • Andre
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Re: Migration vers ValCompta

Que disent les statuts ?!?

Les documents comptables c'est le grand livre et la balance, en général, le relevé du propriétaire en particulier. Un appel de fonds / provisions / cotisations / charges peut être considéré comme un document comptable (comme une facture ou un reçu).

Dans ce relevé, les cotisations ; quote-part du budget ou cotisation conforme aux statuts ou décision d'AG au débit, règlements faits au crédit. Rien ne vous oblige à fournir des documents comptables pour contraindre un membre d'ASL de payer sa part en réalité. Le mandataire mélange sans doute les régimes (copropriété / ASL) et fait du zèle !!!

Une ASL n'a strictement aucune obligation légale sur la tenue de ses comptes, l'exigibilité des cotisations découle de ses statuts, des décisions prises en AG et du statut de membre.

Oui, votre proposition et ces étapes me semblent bien... je vous conseille de passer les ristournes en charges et les majorations en produits divers (714) (dans certains associations on valorise le travail des bénévoles comme si c'était un produit / une ressources) ...

Cordialement,
André

7 Réponse par obones

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Re: Migration vers ValCompta

Ah les statuts... vaste débat, mais en dehors du cahier des charges de la copropriété, je n'ai accès à rien. Il faudrait que j'aille faire de l'archéologie chez les présidents successifs, mais rien ne garantie que je trouve quelque chose. J'ai bien conscience qu'il va falloir remédier à cela, mais en l'état, j'applique ce qui a toujours été fait et qui résulte des décisions prises aux différentes AGs depuis que je suis copropriétaire.

Je suis d'accord avec vous sur l'excès de zèle de ce mandataire, mais vu la situation, j'essaye de lui donner un minimum d'arguments à me retourner.

Merci pour votre confirmation et sur la suggestion charge/produits, ça me parait justifié effectivement.

Cordialement,
Olivier