Comment comptabiliser les appels de fonds de la loge de la concierge ?

Bonsoir,

Je pense qu'il faut préciser un peu votre contexte et la question pour les contributeurs du forum...
Si j'ai bien compris la situation, il s'agit d'un ensemble de 4 copropriétés avec chacune un syndic, la loge sur trouve dans la n°4 et son syndic "refacture" ainsi tous les frais de la loge aux 3 autres copropriétés... Dans l'idéal on devrait avoir une ASL, une union ou même un syndicat principal, mais ce n'est pas comme ça pour diverses raisons !

Les frais de la loge sont de natures diverses (petits travaux, fournitures, téléphone...), on suppose qu'il ne s'agit pas ici du salaire ou des frais de personnel et on suppose aussi qu'on ne connait pas la ventilation exacte... A mon avis, il faut rester sur un compte de la classe 61 - Services extérieurs et utiliser celui qui se rapproche de l'essentiel du coût (si c'est surtout du ménage ; 611, si c'est surtout de l'entretien ; 615...) mais vous ne trouverez pas un compte précis pour "la loge" (du moins pas en France car dans le plan comptable belge la conciergerie a ses propres comptes...).

Cordialement,
André

A mon avis, le problème ne se limite pas à la comptabilisation des appels de
fonds.

Il faut d' abord définir le statut des diverses parties:
-Quatre copropriétés indépendantes avec chacune un syndic.
-Un syndicat principal et quatre syndicats secondaires avec chacun un syndic.

Une loge dans le bâtiment 4 servant aux quatre copropriétés.
Cette loge est-elle une partie commune ou un lot de copropriété, avec des tantièmes de propriété et de charges.
Y a-t-il un gardien logé ou la loge est-elle louée?

Si vous disposez du décompte et de la ventilation par nature de charges le plus logique serait de ventiler ces dépenses, comme vous faites avec le salaire en 641 et charges sociales en 642...

Le nouvel écran Facture avec l'option "ventilation" est d'ailleurs bien commode pour cela !!!

Nous avons 4 entrées, donc 4 règlements de copropriété, nous avons 2 lots (sous-station et loge de la concierge) qui sont en communs. Il y a des tantièmes qui figurent dans un acte de cession.
Nous n'avons pas ASL ou Union pour le moment, car avant il y avait un Syndic pro qui avait l'ensemble des entrées.
Depuis nous avons un syndic différent , moi je suis syndic non professionnel, je m'occupe de la sous-station et j'envoie la facture des travaux avec la QP aux différents syndics et on paie séparément le fournisseur. Nous avons un cabinet comptable qui effectue les salaires idem on paie uniquement la QP.
Mais maintenant nous avons reçu l'appel de fonds de la loge, je ne sais pas comment je dois comptabiliser la dépense.

Les abonnements et envois de mails devraient fonctionner mais avec l'hébergement mutualisé OVH j'ai assez souvent un message de type "Trop de mails... mail non envoyé" et je ne peux malheureusement pas faire grand chose... c'est les contraintes du mutualisé pas cher.

En fait la situation de micdoe ressemble à celle de transgilarc évoquée il y a peu de temps avec syndicat principal et secondaires. Nous avons créés des "pseudo comptes" copropriétaires 4509xx et une clé de répartition afin de calculer et porter à leur débit les participations dans la sous-station, la part du syndicat géré par micdoe restant sur le compte de charge et les tantièmes généraux.

Comme le compte du syndic(at) qui refacture les frais de loge existe déjà en tant que 4509xx, le plus simple c'est de porter à son crédit et en diminution de sa quote-part dans la sous-station les frais qu'il présente pour la loge. L'autre option serait d'avoir plusieurs comptes (401/461/462...) mais on aurait alors plusieurs comptes pour un même "tiers" alors qu'avec le compte unique on peut éditer un relevé et suivre plus facilement...