Si je posais cette question, c'est qu'une expérience a été faite entre un syndic et moi-même par utilisation des services de "la poste": LRAR électronique en ligne pour l'envoi de convocations.
* tout d'abord, il faut que le copro crée une identité numérique :
- il faut remplir le formulaire en ligne et prendre RDV avec le facteur sur un planning qui est présenté en ligne.
- à la date prévue pour le RDV avec le facteur, il faut être présent physiquement avec le facteur et sa carte d'identité. Le facteur relève les références de la CI et donne une lettre recommandée au copro.
- a l'intérieur de la LRAR se trouve une code d'activation. On retourne sur le site et on active ce code qui vous permet d'avoir une identité numérique constitué des éléments suivants : le titre (M,Mme ou Melle), le prénom, le nom et l'adresse mail (tous ces éléments sont ceux qui ont été mis dans le formulaire).
Tout ceci donne au copro un code d'identité numérique attesté par la poste pour réception de n'importe quel LRAR électronique venant de n'importe qui, syndics, amendes, bailleur, etc... Il sert pour tous les recommandés.
* ensuite, il faut que tous les copros d'un ou plusieurs lots, notifient au syndic cette adresse électronique (comme pour un changement d'adresse) avec toutes les caractéristiques citées plus haut (titre, nom, prénom et adresse). Cette notification précise tous les lots concernés et doit être signée conjointement par tous les proprio de ces lots, par exemple Mr et Mme, dans le cas d'un appartement dont les 2 époux sont propriétaires.
*pour un envoi, le syndic va sur le site de la poste et prépare son envoi en transférant tous les fichiers nécessaires (maxi 10 documents de 60 pages), il le prépare à l'adresse électronique notifiée par le copro (titre, prénom, nom et adresse), il paie le recommandé avec AR : 4, 55 € quelque soit le nombre de documents et valide l'envoi.
*dans la minute qui suit, le syndic reçoit un message avec le document certifiant l'envoi du recommandé (identique au document papier habituel que remet la poste lors d'un envoi papier).
* dans la minute qui suit, le copro reçoit un message à l'adresse indiquée lui enjoignant de rejoindre le site de la poste pour récupérer ce courrier.
* dans la minute qui suit le syndic reçoit un nouveau message avec le document identique au document papier attestant que le copro a été avisé.
* le copro, après avoir vu le message l'informant de la réception d'une LRAR électronique, retourne sur le site de la Poste et en indiquant adresse mail et mot de passe, réceptionne ces documents électroniques. Le syndic reçoit alors un mail avec le document (identique au document papier) attestant la date où le copro a été avisé et la date à laquelle le copro a réceptionné le courrier.
Bonjour M. le syndic,
Vous avez expédié le 09/02/2014 une Lettre Recommandée en Ligne (Réf : 5A00020013493) à destination de M. rambouillet.
Nous vous informons que celle-ci a bien été réceptionnée par son destinataire.
Vous trouverez votre preuve d'accusé réception de votre courrier dans votre compte client.
Nous vous remercions pour votre fidélité et restons à votre disposition pour tout complément d'information.
Cordialement,
LA POSTE
Service Client LRE
50 av François Mauriac
33515 LIBOURNE CEDEX
Donc tout est comme la démarche papier, les documents d'accusés de réception identiques, à l'exception de l'absence de signature réelle du réceptionnaire.
Si le destinataire, ne va pas sur le site de la Poste pour « recevoir » le recommandé, un second message lui parvient 7 jours plus tard renouvelant l'avis de réception.
Si le destinataire, ne va pas sur le site de la Poste pour « recevoir » le recommandé, passé 15 jours, l'expéditeur le syndic reçoit un mail l'informant que le destinataire n'a pas retiré son courrier :
Bonjour M. le syndic,
Vous avez expédié le 09/02/2014 une Lettre Recommandée en Ligne (Réf : 5A00020013509) à destination de M. Rambouillet.
La période légale de réception de 15 jours est arrivée à échéance le 24/02/2014 et son destinataire na pas réceptionné la Lettre Recommandée en Ligne.
Vous avez la possibilité de renvoyer cette Lettre Recommandée, en mode électronique ou en mode re-matérialisé et distribuée à ladresse postale de votre destinataire via la Boutique du courrier.
Nous vous remercions pour votre fidélité et restons à votre disposition pour tout complément d'information.
Cordialement,
LA POSTE
Service Client LRE
50 av François Mauriac
33515 LIBOURNE CEDEX
Il faut noter que la Poste conserve durant 3 ans tous les documents + attestations et que les documents sont attestés par une griffe spéciale en bas des documents et reproduisant les différentes dates.
Bilans :
avantages pour le copro : pas de déplacement, récupération électronique des documents, s'il le souhaite pas d'accumulation papiers.
avantage pour le syndicat : coût bien moindre des convocations ou PV et prévisible pour le budget : 4,55e par copro et sans frais de photocopies
pour le syndic : il y a par contre beaucoup d'inconvénients pour des syndics pro ou des grosses copropriétés, mais des avantages, pour les petites copros gérées par des syndics non-pro ou syndicat coopératif : gestions différenciées si le copro est informatisé ou non ; pour les informatisés, il faut gérer 2 adresses (la postale traditionnelle et la mail). Lors de la réalisation des envois, les dispositifs sont individuels donc un temps plus long, voir beaucoup plus long, car il faut faire LRAR par LRAR (on ne peut pas éditer pour des groupes, comme les impresions des formulaires papiers)... qui n'incitera pas un syndic professionnel à le faire . Par contre dans une petite copro gérée (30 lots par ex, cas concret !) par un syndic non pro ou coopératif, l’intérêt n'est pas anodin une fois par an : le coût de la convocation peut passer de 1500 € à 136 €... et moins de travail, s'il faut scanner les documents sur une petite imprimante.
Le paiement à la Poste se fait par CB, donc nécessité de posséder cette CB, ceci peut être difficile chez un syndic pro, mais plus facile pour un syndic non pro ou coopératif.
Voilà l'expérience concrète et vécue, qui m'a amené à poser cette question de la possibilité d'inclure une composition d'adresse complète mail, et pas seulement la référence de la boite mail, comme valcompta l'enregistre actuellement.
