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Sujet: GED

Bonjour à tous
je souhaite utiliser la gestion électronique des documents pour tracer tous les mouvements financiers.

Si l'ajout d'un document PDF à une facture est aisé (merci André pour cette fonctionnalité intuitive) je ne sais comment associer (ou si c'est possible ) le scan du chèque assurant le paiement de cette facture. Pour le moment je passe par la fenêtre de saisie directe et j'associe mon scan aux 2 lignes commençant par règlement de ma facture mais est ce la bonne méthode ?

De même, je souhaiterai scanner le chèque servant à payer les charges de chaque copropriétaire et les associer à chaque ligne de paiement.  Est ce possible et si oui aussi en passant par la fenêtre de saisie directe ?

Merci d'avance pour vos réponses.
Bien cordialement

Président d'une ASL de 60 lots.
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2 Réponse par Andre

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Re: GED

Bonjour,

Pour le moment, ce que vous faites (cocher dans colonne PDF) depuis la saisie est en effet la seule solution pour associer un document / image ou PDF à une opération autre que la facture sur un compte de la classe 6...

Vous pouvez faire de même pour les encaissements mais attention, quand on copie le PDF il est renommé par rapport à la ligne et au numéro de compte en cours et si vous le faites pour les 2 lignes vous allez avoir deux fois le même document sous 2 noms différents.
Très franchement, je ne sais pas dans quelle mesure ça vaut ainsi la peine de se donner autant de mal pour tout numériser toutes les opérations... mais ça rejoint surtout la question de l'utilisation par la suite (sur l'extranet on ne consulte que la GED et les documents associés aux factures).

Pour le moment, vous êtes donc le seul à pouvoir depuis le logiciel vérifier ou regarder le document associé à une ligne autre que 6xx !

Cordialement,
André

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Re: GED

Bonjour et merci de la reponse.
Il est vrai que pour le moment je ne bois pas l'intérêt pour notre ASL de passer sur intranet. Du coup mon optique est surtout de me couvrir pour les personnes qui prendront ma suite en traçant au plus toutes mes actions.
Je peux me permettre de le faire car il y a très peu de mouvements financiers.

Je continue donc ma façon de faire. Petite question subsidiaire : lors d'une sauvegarde des fichiers les docs PDF sont bien pris en compte et dans ce cas seront présents en cas de restauration ?
Bonne continuation
Cordialement

Président d'une ASL de 60 lots.
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4 Réponse par Andre

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Re: GED

Bonjour,

Je comprends bien votre démarche mais on va dire que la tradition c'est de présenter d'une part une comptabilité avec des écritures dont la date et la référence permettent de retrouver le document (facture / relevé...) dans le classeur papier où tout est bien rangé, trié par date et par nature ! C'est sans doute mon coté un peu vieux jeu mais je trouve que le papier rassure (y compris pour des bulletins de vote !!!)   

Néanmoins, votre question me donne des idées intéressantes, on pourrait par exemple mettre des liens dans la consultation en aperçu du grand livre afin de cliquer et d'ouvrir la pièce-jointe / GED associée. De manière générale, donner accès et donc valoriser les documents numérisés ailleurs que depuis la saisie ! A suivre...

Oui, l'intégralité du répertoire GED doit être dans la sauvegarde mais sur les versions récentes (modification faite en janvier 2017).

Cordialement,
André

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Re: GED

MerCi pour la réponse qui me rassure.
Moi c'est mon côté  "bretelles et ceinture " puisque bien sûr je garde les factures papier dans mon classeur. Comme je photocopie aussi tous les cheques  (émis et reçus ) je me disais que je n'étais pas à ça prêt et que je pouvais garder une trace dématérialisée.

Par contre ça me plais bien cette idée de pouvoir cliquer et ouvrir la pièce PDF depuis des états

Président d'une ASL de 60 lots.
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Re: GED

Bonjour,
Pouvoir cliquer sur les liens du Grand Livre afin d'obtenir le document est une bonne idée.
Vivement le tout dématérialisé smile
Bonne journée

Andre a écrit:

Bonjour,

Je comprends bien votre démarche mais on va dire que la tradition c'est de présenter d'une part une comptabilité avec des écritures dont la date et la référence permettent de retrouver le document (facture / relevé...) dans le classeur papier où tout est bien rangé, trié par date et par nature ! C'est sans doute mon coté un peu vieux jeu mais je trouve que le papier rassure (y compris pour des bulletins de vote !!!)   

Néanmoins, votre question me donne des idées intéressantes, on pourrait par exemple mettre des liens dans la consultation en aperçu du grand livre afin de cliquer et d'ouvrir la pièce-jointe / GED associée. De manière générale, donner accès et donc valoriser les documents numérisés ailleurs que depuis la saisie ! A suivre...

Oui, l'intégralité du répertoire GED doit être dans la sauvegarde mais sur les versions récentes (modification faite en janvier 2017).

Cordialement,
André

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