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Sujet: Premières lignes dans Valcompta

Bonjour à tous,

Je débute dans la fonction de syndic, dans la comptabilité et dans Valcompta.
Merci d'avance pour votre indulgence.

Lors de notre dernière (première) AG, nous n'avons pas voté de budget pour cette année 2017 (N+1) mais seulement pour l'année prochaine 2018 (N+2).

Je viens d'ouvrir un compte qui me prélève de suite des frais.
J'ai donc fait une avance (sur les charges de l'année prochaine) pour rendre ce compte > 0.
Me suffit-il de saisir en "Saisie directe", Opérations Diverses, 2 lignes pour les frais : crédit du 514 et débit du 623;
puis 2 lignes pour mon avance : débit du 514 et crédit de mon 450 ?

Ensuite, dois-je me caler sur "exercice 2018" pour saisir budget, travaux, et premiers appels de fond ?

Avec mes remerciements
Phil

2 Réponse par Andre

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Bonjour,

Ce n'était pas très raisonnable ou prévoyant de ne rien voter du tout pour 2017, si la copropriété vient d'être créée il y a en général des factures qui arrivent très vite (comme l'assurance obligatoire...).

Si vous voulez bien faire, je vous recommande d'adopter les bonnes pratiques comptables ; utiliser l'écran Factures pour les dépenses en utilisant le compte 401 - Fournisseur mais en distinguant la facture à proprement parler et son règlement. Les écritures seront (générées automatiquement) :
Débit du 623 (c'est le compte que je conseille pour les frais bancaires...) / crédit du 401
puis débit du 401 / crédit du 514 (banque postale)

Pour votre avance en revanche il faut passer par la saisie directe (ou inverser un règlement réçu...) :
Comme vous proposez, crédit du 450 / débit du 514 et ce solde créditeur au 31/12/2017 sera ensuite reporté en A Nouveau au 01/01/2018 en faisant la clôture...

Pour les exercices vous aurez bientôt intérêt à avoir 2018 sur le bandeau rouge du menu Principal - Paramètres - Dates d'exercice mais pour la saisie du budget et la génération des appels, il faudra surtout sélectionner l'année en haut à gauche. De manière générale vous pouvez travailler sur plusieurs exercices et passer de l'un à l'autre.

Cordialement,
André

3 Réponse par philro

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Bonjour André,
merci pour votre réponse.

Notre (toute petite) copro fonctionne depuis longtemps sans aucun frais. Nous avons souhaité "légaliser" en prévision de travaux l'année prochaine, puis nous pourrons ensuite vivre à nouveau sans aucun frais (du moins j'espère).
Mais vous faites bien de me pointer l'assurance obligatoire que je compte obtenir par l'adhésion à une association.

Donc si j'ai bien compris, je rentre les frais bancaires, puis leur paiement à la même date, par l'écran "Factures"; ce qui créera 4 lignes (et non 2) : 2 dans Achats et 2 dans Banque (en non dans "Opérations Diverses).

Pour mon avance, donc bien 2 lignes en "Saisie directe", dans "Opérations Diverses" ou Dans "Banque" ?

Avec mes remerciements
Phil

4 Réponse par JB22 (modifié par JB22 29/12/2017 22:01:03)

  • JB22
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Re: Premières lignes dans Valcompta

Concernant les charges financières je préconise l' utilisation du compte 662 "Autres charges financières et agios", sous compte du 66.

Ecritures dans le JOURNAL de Banque:

Débit....: 514......... Banque..............................montant versé
Crédit...: 450xxx.... Fhilo...............................................montant versé

Débit....: 662..........Autres charges financières....montant des frais
Crédit...: 514..........Banque...........................................montrant des frais

Vous devez assurer les parties communes et la responsabilité civile du syndicat.

L'adhésion à une association ne concernera que l' assurance responsabilité civile.

RECTIFICATION: Compte 662 au lieu de 624.

5 Réponse par Andre

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Heu non...
624 - Frais du conseil syndical
662 - Autres charges financières et agios

Les comptes 66 dans le plan comptable général sont des charges financières, liées aux financements des entreprises et notamment les intérêts ; dans l'annexe 2 c'est donc dans le bloc "opérations exceptionnelles" que ça ressort alors que les frais bancaires courants sont de simples charges administratives, courantes... d'où la recommandation du 623 - Rémunération de tiers intervenants...

Il s'agit d'un oubli ou d'une coquille du plan comptable des copropriétés, toujours pas corrigée à ce jour :-(

6 Réponse par JB22

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Vous avez raison, j' ai fait une faute de frappe sur le numéro, j' ai écrit:
"Concernant les charges financières je préconise l' utilisation du compte 624 "Autres charges financières et agios", sous compte du 66."

Il faut lire 662 au lieu de 624 qui n' est pas un sous compte du 66.

Par contre je ne suis pas d" accord pour mettre le compte 662 dans l'annexe 2 dans le bloc "opérations exceptionnelles" il s' agit de charges courantes.

Effectivement il y a des anomalies et des insuffisances qui n' ont pas été régularisés; dont certaines avaient été corrigées par la commission relative aux comptes du syndicat.

7 Réponse par Andre

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Je ne suis pas d'accord non plus mais je respecte le modèle officiel !

Les opérations courantes s'arrêtent aux comptes 64x ... la ligne 66 est bel et bien dans le cadre "charges pour travaux et autres opérations exceptionnelles" :

https://www.inc-conso.fr/sites/default/ … ndicat.pdf

8 Réponse par JB22

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Re: Premières lignes dans Valcompta

"la ligne 66 est bel et bien dans le cadre "charges pour travaux et autres opérations exceptionnelles"

Il n' y a pas de ligne 61, mais une seule ligne 661 Remboursement d' anuités d' emprunts.

9 Réponse par Andre

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Ce qui n'a rien à voir avec les frais bancaires, tenue de compte ou agios...
Dans le plan comptable général c'est le compte 627 - Frais bancaires qui doit être utilisé et je reste sur ma préconisation pour le 623 !

10 Réponse par JB22

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Pour moi, le principal c' est de ne pas mettre ces frais en charges exceptionnelles !
Utilisons donc le 623 dans Valcompta.

11 Réponse par philro

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Merci pour votre débat 623 ou 662.

Mais concrètement pour les frais bancaires:

je rentre les 2 lignes en "Saisie directe", dans  "Banque" comme le préconise JB22 :
dans "Banque" -> Débit....: 623 (ou 662)
                         -> Crédit...: 514
OU
je passe par "factures" comme le préconise André
ce qui créera 4 lignes (et non 2) : 2 dans "Achats" et 2 dans "Banque" (par le 401) :
dans "Achats"  -> Crédit : 401
                         -> Débit  : 623 (ou 662)
dans "Banque" -> Débit  : 401
                         -> Crédit : 514

Avec mes remerciements
Phil

12 Réponse par Andre

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Les frais bancaires sont un cas particulier de facture en effet, si de manière générale vous avez intérêt à passer par l'écran Factures pour générer 4 lignes en tout (2 dans le journal des achats et 2 dans le journal de banque), vous pouvez passer directement ici l'opération entre le 623 et le 512 comme le préconise JB22 !

13 Réponse par philro

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Merci à tous les deux.

Je vais donc écrire les 2 ligne en saisie directe.

Je vous souhaite une bonne fin d'année.

Cordialement
Phil

14 Réponse par philro

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Bonjour,

Nouveau souci à la clôture des comptes (et oui je n'ai pas fait les choses dans l'ordre) :
Ces frais bancaires à l'ouverture du compte se retrouvent en "A Nouveau" dans les comptes des copropriétaires.

Y-a-t-il une possibilité de les mettre dans un compte en attente et de les remettre dans le 623 pour cette année,
et ainsi ne pas les voir s'ajouter aux appels de fonds ?

avec mes remerciements
phil

15 Réponse par Andre

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Bonjour,

La clôture c'est vaste car en version 3 il y a 3 types différents ; de la simple reprise des soldes, la clôture pour éditer les annexes, la clôture définitive à la date de l'AG. Dans les deux derniers cas, on répartit le résultat ; les frais bancaires du 623 sont alors traités comme toutes les autres charges...

Vos appels de fonds sont calculés d'après le budget et le résultat ne doit en rien impacter ou déterminer ces montants...
D'après ce message, vous ne faites pas vraiment ce qu'il faut faire !!!

Cordialement,
André

16 Réponse par JB22

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Je confirme la réponse de André:
"les frais bancaires du 623 sont alors traités comme toutes les autres charges..."

Si vous avez procédé comme conseillé vous ne devriez pas retrouver ces frais bancaires en A nouveau ni spécifiquement dans les appels de charges qui sont faits suivant les budgets comme indiqué par André.

17 Réponse par philro

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Oh oui je ne fais hélas certainement pas comme il faut.

Quand je fais la 2è phase de clôture automatique (je n'ai pas fait la 1è), ces premiers frais bancaires sont répartis sur les copropriétaires, ce que reflète l'annexe 1 créée (avec un reliquat de 0,1 dans le compte 47).

Comme il n'y avait pas de budget en 2017 et donc pas d'encaissement, Valcompta crée au 1er janvier des A Nouveau des sommes dues correspondant à ces quelques euros de frais pour chaque copropriétaire et donc les ajoute dans le calcul d'appel de fonds.

Ce que je souhaiterai c'est garder "intacte" ces frais, et les réinscrire dans le 623 pour cette année. Est-ce possible sans trop "magouiller" ?

Ce que j'imaginais c'était de mettre "à la main" ces frais (4,84€) dans une "sorte de compte 47 ou 48" en 2017, et de les reprendre dans le 623 en 2018; ils seraient ainsi pris dans le budget 2018...

18 Réponse par Andre

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Re: Premières lignes dans Valcompta

La comptabilité est une discipline stricte et rigoureuse ; les opérations sont à enregistrer à la date où elles surviennent.
Si vous avez des frais sur le relevé de banque en 2017 ils doivent rester sur 2017 à la date du fait générateur et si c'est l'unique charge de l'exercice et que vous ne voulez pas la répartir, vous faites la clôture de type "reprendre les soldes" ou le bouton "Affectation" pour mettre le résultat sur un compte d'attente... ça ira en effet sur un compte 470.

Le budget ne (re)prend pas les charges ! Le budget c'est une estimation, basée sur les dépenses des années antérieures, mais avec des montants arbitraires et approximatifs, des estimations. Si vous avez 4,84 € de frais bancaires sur 2017 vous mettez 5 € au budget 2018...

19 Réponse par philro

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Merci André,

Les 4,84 sont bien saisis à la date de prélèvement comme je l'indiquait le 30/12 dernier sur vos conseils : 2 lignes dans le journal de bq compte 514 et 623.

Je ne vois pas où se trouvent "la clôture de type "reprendre les soldes"", ni le "bouton "Affectation"".

Si ces 4,84 sont bien sur un 470 ce qui me conviendrait, j'aurais un A Nouveau de 4,84 sur compte 470 au 1er janvier : cet A Nouveau 470 sera-t-il compté dans les charges ou devrai-je le rebasculer sur le 623 ?

20 Réponse par Andre

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Ces frais bancaires sont des charges de l'exercice 2017, ils ne doivent apparaître sur le compte 623 qu'une seule fois et passent ensuite au bilan ; soit sur les copropriétaires (régime normal de la répartition) soit sur un compte d'attente ou en diminution du fonds de roulement (ce qu'on fait pour les ASL en général)...

Les traitements de clôture dépendent de la version que vous utilisez mais ça devrait être dans "Clôture annuelle"...

Cordialement,
André

21 Réponse par philro

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Re: Premières lignes dans Valcompta

Super, merci André,
j'ai trouvé les boutons. En fait il fallait d'abord "Lancer le calcul" pour faire apparaitre les onglets "Solde" et "Répartition" avec les boutons en question (V3 -> Clôture Annuelle -> clôture mode manuel -> Lancer le calcul), puis une fois la répartition validée l'onglet "Ecritures" apparait à son tour.

J'ai donc vu les lignes créées; celles qui ne m'avaient pas effleuré l'esprit sont les 2 lignes de passage des 4,84 du 623 au 470 dans le journal des OD au 31/12/17.

Ceci correspond exactement à ce que je souhaitais.
cordialement
phil