1 Sujet par WinVsMac (modifié par WinVsMac 06/02/2018 19:52:48)

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Sujet: Enregistrement CoPro sur le registre

Bonsoir,

J'ai commencé les démarches pour enregistrer la copro au registre. Pour rappel nous sommes un sydic bénévole de 3 personnes.
Lors de l'enregistrement sur le registre, j'ai fourni le PV d'AG rédigée et signée par mon prédécesseur (responsable du syndic benevole)  (peut etre je l'accorde pas dans les règles de l'art) (j'ai repris son poste cette année).

Voici ce que j'ai eu comme retour du registre :

La pièce justificative n’est pas conforme.
Le PV d’assemblée générale doit être signé du représentant du syndicat (président de séance) et du syndic (secrétaire), ou à défaut certifié conforme par le syndic.
L’identité de tout ou partie des personnes représentant les personnes morales (syndicat de copropriétaires, syndic ou administrateur provisoire) n’est pas indiquée.
La pièce justificative fournie (procès-verbal de l’assemblée générale du 13/01/2018) ne nous permet pas d’identifier la personne signataire au poste de président de séance (civilité + nom)
De ce fait, je vous invite à nous fournir une autre pièce justificative (contrat de syndic en cours de validité / procès-verbal de la dernière assemblée générale tenue) comportant l’identité de toutes les personnes signataires.
Dans le Procès-Verbal d’assemblée générale des copropriétaires, la résolution concernant le mandat de syndic n’a pas été adoptée.
La pièce justificative fournie (Procès-verbal de l’Assemblée Générale du 13/01/2018) ne stipule pas l’approbation du mandat de syndic. Je vous invite donc à nous fournir une autre pièce justificative nous permettant d’identifier le syndic élu.
La pièce justificative doit être un contrat de syndic en cours de validité ou le procès-verbal de la dernière assemblée générale tenue. La pièce justificative doit être datée et signée, avec l’identité lisible de l’ensemble des personnes signataires ou certifiée conforme s’il s’agit d’un procès-verbal d’assemblée générale.

J'avoue que je suis un peu perdu, et vos conseils sont les bienvenus.

MErci
Jerome

2 Réponse par rambouillet (modifié par rambouillet 06/02/2018 22:29:59)

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Re: Enregistrement CoPro sur le registre

Bonjour,

Il est vraisemblable que votre PV est mal rédigé par méconnaissance des textes, ce qui semble confirmé par votre appellation : "un syndic bénévole de 3 personnes" ou "responsable de syndic bénévole". Ceci n'existe pas. Vous avez certainement un syndicat de 3 copropriétaires qui a désigné un syndic non pro, dit "bénévole".

Dans cette même AG, il devait y avoir le projet de contrat de ce syndic non pro et dans cette même AG, vous avez du commencer par désigner un président de séance, puis peut-être un scrutateur (mais pas obligatoire) et un secrétaire de séance. Tout cela est-il indiqué sur le PV.

Ensuite, la résolution vous désignant comme syndic non pro, n'est peut-être pas très clair.

Mais c'est difficile de vous répondre sans avoir lu votre PV, qui semble avoir été signé par le syndic précédent, alors qu'il aurait du être signé par le dit président de séance (le syndic ne peut pas être président de séance).

3 Réponse par WinVsMac

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Re: Enregistrement CoPro sur le registre

Bonsoir Rambouillet

En effet, syndicat de 3 copropriétaires, et un syndic déjà nommé quand j'ai acheté il y a 5 ans et qui est un des 3 coproprietaires, donc syndic non pro 'bénévole'.

Cette personne a démissionné cette année, et je la remplace. Ceci est mentionné dans l'AG de façon 'simple' : démission de Mr X qui est remplacé à date par Monsieur Y.

Aucun contrat de syndic établi --> faut-il en faire un ?

Lors de l'AG pas de président désigné, ni scrutateur et ni secrétaire, donc non indiqué dans le PV. Si obligatoire, qui joue le rôle de chaque protagoniste ? Si j'ai bien compris, je suis le syndic, donc ne peut pas être le président, donc faut nommer un des 2 autres copro comme président et un comme scrutateur.

Pour le registre, faut-il modifier le PV de l'AG pour ajouter la résolution me désignant ?

Que dois je faire du coup pour remettre tout cela en ordre pour que l'inscription de la copro au registre passe ?

Merci pour vos conseils qui m'aident bcp !

Jerome

4 Réponse par Andre

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Re: Enregistrement CoPro sur le registre

Bonsoir,

Quand aura lieu la prochaine AG ? Vous n'avez aucune obligation à vous immatriculer avant le 31 décembre 2018 alors ... pas d'urgence ! Pour la prochaine assemblée, préparez le contrat type et une résolution précise (nom, dates de mandat...) à l'ordre du jour, émargez, signez comme il faut et envoyer les documents à ce moment là !

Je ne vous conseille pas de modifier ou faire des faux juste après avoir envoyé une première série de documents en tout cas !

Cordialement,
André

5 Réponse par WinVsMac

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Re: Enregistrement CoPro sur le registre

Bonsoir André

La prochaine AG est pour 2019 !

Je preparerai tout comme il faut pour la prochaine AG en vue de l'immatriculation.
Pas d'urgence c'est vrai ...

Encore merci

Bonne soirée
Jerome

6 Réponse par Andre

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Re: Enregistrement CoPro sur le registre

Vous êtes 3 !!! Vous faites des AG quand vous voulez autour d'un apéro ou d'un verre de vin voyons !!!

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Re: Enregistrement CoPro sur le registre

"Lors de l'AG pas de président désigné, ni scrutateur et ni secrétaire, donc non indiqué dans le PV. Si obligatoire, qui joue le rôle de chaque protagoniste ? Si j'ai bien compris, je suis le syndic, donc ne peut pas être le président, donc faut nommer un des 2 autres copro comme président et un comme scrutateur."

vous avez tout compris, votre AG n'était pas constitué :dans votre cas, il faut au moins être 2 présents physiquement à une AG. Vous vous faites le secrétaire et votre collègue le président de séance : mais il faut faire des votes réels (ou au moins retranscris comme tels dans le PV smile  ).
Le scrutateur n'est pas indispensable, il est surtout utile dans les grosses AGs pour aider au décompte des voix

De plus votre PV ne pouvait pas dire "remplacement de X par Y comme syndic", il fallait un vote qui désignait Y comme syndic avec des dates calendaires de début et de fin de mandat (pas plus de 3 ans).

Oui, en théorie, il faut mettre un projet de contrat dans la convocation :
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTe … 0030406826 (et vous supprimez tout le paragraphe 7)

Comme le dit André, faites un barbecue/AG ..... (convocations remises de la main à la main et émargées)

8 Réponse par WinVsMac

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Re: Enregistrement CoPro sur le registre

Bonjour !

Merci encore pour tous ces retours forts constructifs, et j'y vois plus clair maintenant.

Je suis qqun qui aime que les choses soient carrées du coup voici ce que je veux faire :

l'immatriculation étant une obligation légale faite au plus tard le 31.12.2018, je pense donc faire une AG exceptionnelle pour mettre à l'ordre du jour la résolution du mandat de syndic, avec contrat de syndic (merci ValCompta sur ce coup car c'est bien pratique de pouvoir le générer avec) afin de pouvoir plus tard enregistrer la copro.

Une question : sur le PV d'AG je suppose qu'il faut indiquer au début qui est désigné Secrétaire, Président de séance. Si pas de scrutateur, faut-il le préciser aussi ?

Avec tout ça je devrais être tranquille aprés ! :-)

Bonne journée
Jerome

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Re: Enregistrement CoPro sur le registre

NON, pas utile dans votre cas de mettre à l'OdJ la désignation d'un scrutateur.

Attention c'est :
1- désignation du président de séance
2- désignation du secrétaire
3- désignation du syndic (n'oubliez pas de voter les dates précises du mandat)
4- approbation du contrat de syndic
5- mandat à X pour signer le contrat de syndic (mettez le président)
....

Sur le PV on reporte tous les votes donc OUI, il faut faire voter pour 1 et 2 et on reporte le résultat sur le PV. Dans votre cas, le syndic vote en tant que copro.

le PV est signé par président et secrétaire

PS : j'avais oublié que Valcompta faisait tout, même le contrat de syndic wink

10 Réponse par Andre

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Re: Enregistrement CoPro sur le registre

Valcompta fait beaucoup de choses, il faudrait que je repasse sur ce modèle et que j'ajoute sans doute quelques champs de fusion mais c'est le genre de truc qu'on utilise une fois par an, quand on se souvient qu'il existe !!!

11 Réponse par mfld

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Re: Enregistrement CoPro sur le registre

Et n'oubliez pas de bien mentionner l'adresse de la copropriété sur le PV, le teneur du registre vérifie aussi la concordance des adresses... donc "Copropriété XXX, sise à YYY, etc".