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Sujet: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

Bonjour,

Je souhaiterai entrer les soldes à nouveau du dernier exercice de ma copropriété. Mais la balance est déséquilibrée. Je n'ai en ma possession que les soldes des comptes copropriétaires, total qui n'est bien sur pas égal à mon solde banque (ce serait trop facile ...).
J'aimerai savoir sur quel compte je dois imputer la différence : en compte d'attente en attendant la décision lors de la prochaine AG pour dispatcher le surplus sur les comptes copropriétaires ou en avance travaux ?
Ou je peux directement faire la balance avec un compte de la classe 7 ou de la classe 1 et si oui lequel ?

D'avance merci pour votre aide.

Delphine

2 Réponse par JB22

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

Vous devez entrer les soldes que vous avez;
512 Banque
450xxx Copropriétaires
....autres
471 ou 472 suivant que l' écart est débiteur ou créditeur.

Il faut également rechercher si vous avez une "avance de trésorerie", une "avance travaux" ou un "fonds travaux" loi Alur, des dettes aux fournisseurs, etc

Si après toutes vos recherches les comptes ne sont pas équilibrés, l' A.G. devra prendre une décision pour solder le compte d' attente, en attendant vous pourrez fonctionner.

3 Réponse par Andre

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

Bonsoir,

En premier lieu je vous recommande dans la mesure du possible de reconstituer une balance au 31/12 ou au dernier jour du dernier exercice plutôt qu'au 01/01 ou au premier jour... en particulier pour les colonnes de gauche des annexes 2 et 3 !
Dans ce cas, la balance doit aussi contenir les comptes de gestion (charges et produits).

Il faut, à une date donnée faire l'inventaire des dettes et des créances et connaître - comme indiqué ci-dessus par JB22 - l'historique de la copropriété ; avance de trésorerie prévue dans le règlement ou votée, provisions ou soldes sur travaux, autres avances... c'est à dire les comptes 102 / 103 / 105 et 120 qui se trouvent en haut à droite de l'annexe 1.

Si vous avez besoin d'équilibrer, le compte d'attente 470 s'impose oui (471 ou 472 si vous préférez).

Cordialement,
André

4 Réponse par JB22

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

Bonsoir,

Vous devez entrer les soldes que vous avez;
512 Banque
450xxx Copropriétaires
....autres
471 ou 472 suivant que l' écart est débiteur ou créditeur.

Il faut également rechercher si vous avez une "avance de trésorerie", une "avance travaux" ou un "fonds travaux" loi Alur, des dettes aux fournisseurs, etc

Si après toutes vos recherches les comptes ne sont pas équilibrés, l' A.G. devra prendre une décision pour solder le compte d' attente, en attendant vous pourrez fonctionner.

Un exemple fictif chiffré.
Reprise des comptes suivant la balance en votre possession :
512 Banque.....................................12.000.00
401xxx Fournisseurs...........................................................2.000.00
450xxx Copropriétaires.......................3.000.00....................1.000.00
Totaux............................................15.000.00....................3.000.00
472 Compte d' attente.......................................................12.000.00
Totaux.............................................15.000.00..................15.000.00

Un fournisseur réclame à juste titre le paiement d' une facture de 3.000.00 Vous passez l' écriture suivante
472 Compte d' attente..........................3.000.00
401xxx Fournisseur..............................................................3.000.00

Après recherche il s' avère qu'une "Avance de trésorerie de 4.000.00 a été constituée, vous passez l' écriture suivante:
472 Compte d' attente..........................4.000.00
1031 Avance de trésorerie.....................................................4.000.00

Votre compte d' attente présente un solde créditeur de 5.000.00

Voir s' il n' y a pas "d' avance travaux" ou "fonds travaux" ou autres avant de solder par un compte de produis exceptionnels 718.

L' A.G. devra ratifier ce  "profit exceptionnel" lors de l' approbation des comptes;

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

Merci pour votre réponse.

Aucune recherche à effectuer, l'ancien syndic bénévole était "à l'ancienne"....
Je passe donc mon crédit en compte 472 en attendant le vote à l'assemblée générale pour la destination des fonds.

Encore merci.

6 Réponse par Andre

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

Pour le compte d'attente, le 470 permet de ne pas se préoccuper du solde ; en particulier avec la génération des appels et des centimes d'écart, ça peut aller au débit, puis au crédit, parfois se compenser...

Dans votre exemple JB22, vous créditez d'abord le compte 472 pour le débiter ensuite... mais si on veut vraiment utiliser 471 & 472 ça voudrait dire qu'on doit changer de compte quand le solde s'inverse ?!?
A la limite on peut regrouper tous les débits et tous les crédits en attendant la fin d'exercice puisqu'on est supposé solder ces comptes d'attente avant de les présenter ;-)

7 Réponse par JB22

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

Effectivement c' est en fin d' exercice qu'il est nécessaire de distinguer les soldes débiteurs de soldes créditeurs cat la compensation entre soldes débiteurs et créditeurs est interdite.
On peut donc utiliser, en cours d' exercice, un compte 470, ce qui obligera à solder ce compte en fin d' exercice par un compte 471 ou 472.

Dans les opérations de reconstitution des comptes on n' a peut de chance en utilisant au départ un compte 471 ou 472 d' avoir à changer de compte en fin d' exercice.

Chacun peut donc faire comme il l' entend.

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

Je vous remercie pour ces précisions, mais du coup, vous m'avez perdue ....

Lors de la dernière AG en novembre 2017, j'ai été nommée nouveau syndic bénévole. Ayant travaillé plusieurs années en syndic professionnel, je décide de m'équiper d'un logiciel qui facilitera la gestion de la copropriété.

Je décide donc d'entrer dans le logiciel mon premier exercice (du 1/10/2017 au 30/09/2018). Pour l'année en cours, pas de soucis. Mais je dois entrer les soldes à nouveau afin que ma comptabilité soit juste.

L'ancien syndic était "à l'ancienne". Je n'ai malheureusement pas en ma possession d'annexes (elles n'ont jamais été réalisées) et j'ai 2 répartitions des charges copropriétaires (pour l'exercice 2016-2017 et l'exercice 2015-2016).

Le compte bancaire a été créé en 2014 mais je n'ai aucun détail sur les deux premiers exercices. Je ne sais pas qui à verser quoi.

Je me retrouve donc avec une répartition des charges avec seulement les comptes copropriétaires, solde qui ne correspond pas avec mon solde de compte en banque.
Aucune décision pour avance de trésorerie ou autre, nous avons voté le fonds de travaux lors de l'AG de novembre 2017.

Cette différence vient d'une "gestion bénévole", loin de la comptabilité d'un syndic professionnel ...

Donc pour être bien sûre d'être dans les lignes de la législation :

Solde banque : 1000 €
Solde copropriétaire 1 : +100 €
Solde copropriétaire 2 : +300 €
(Seules informations en ma possession et rien n'a été oublié ...)

Sur mon journal OD en date du 30/09/2017 :
512000 ...................... 1000 €
450001 ......................                     100 €
450002 ......................                     300 €
472000 ......................                     700 €

Compte 472000 que je demande à solder lors de notre prochaine AG en novembre 2018, soit en compte avance travaux, soit en répartition sur compte copropriétaires.

Merci pour votre aide

Delphine

9 Réponse par Andre

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

A votre place je mettrais ces 700 € au crédit du compte 1031 - Avances de trésorerie et/ou 1032 - Avances travaux avec simplement une explication à la prochaine AG... En gros, c'est vos fonds propres, c'est ce qui appartient à tout le monde une fois les copropriétaires remboursés...

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

Merci André,

Je vais faire comme vous me l'indiquer, pour moi aussi c'est le plus simple, mais comme dans toute copropriété, nous avons un élément difficile ...

Autre question suite à la saisie de ces soldes :
Sur l'écran "saisie directe"

Je choisis mon journal d'OD en année 2017 et mois septembre mais je ne peux modifier la date et le logiciel m'impose le 01/09/2017 et je n'ai pas trouvé comment modifier cette date au 30/09/2017.

D'avance merci.

Delphine

11 Réponse par JB22

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

"Il n' y a pas le feu au lac". Le solde étant  créditeur il n' y a, en principe, pas de risque.

Je conseille d' attendre que des éventuels fournisseurs ou tiers se manifestent.

Vous avez voté en novembre 2017 l' avance travaux, mais aucun  appel n' a été fait en 2017, donc pas d' à nouveau.

Lors de l' A.G. de l' approbation des comptes de 2018, vous pourrez décider du solde restant au compte 472.

Si le solde est créditeur je conseille de même le solde  au crédit du compte 1031 - Avances de trésorerie , qui est remboursable en cas de vente.

L' avance travaux, ancien régime, n' est remboursable que sur décision d' A.G.

12 Réponse par Andre

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

Prenez le temps d'appuyer sur la touche F1 et de jeter un oeil à l'aide en ligne de chaque écran !
Comme le mois et l'année sont fixés, vous ne pouvez choisir et saisir que la date du jour dans la colonne "jour"....

Cordialement,
André

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

Bonsoir à tous,

Je reprends le fil de la conversation précédente car cela va de pair ...

Je souhaite préparer mon AG de 2018 et donc imprimer les annexes. Impossible car l'exercice 2017 n'est pas clôturé. Je voudrais faire une clôture provisoire car nous devons voter l'imputation de ce fameux excédent de trésorerie (pour l'instant en compte d'attente créditeur 472000).
J'ai du réussir à bidouiller quelque chose car mes écritures apparaissent en à nouveau au 1/10/17 (je les avais saisi au 30/09/17...). Mais qu'ais-je fais ??? Je ne pourrai vous le dire ...
J'ai essayé une clôture définitive, mais là encore, je n'y suis pas arrivée ...

Je sèche complétement ... J'ai eu beau lire et relire l'aide et fouiller dans le forum, je n'ai pas réussi à trouver réponse à ma question ...

D'avance merci pour votre aide.

Excellente soirée.

Delphine

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

Bonjour,

Je suppose que votre exercice va du 01/10 au 30/09...

Lorsque vous lancez la fonction "clôture", cela déclenche toujours dans un premier temps une clôture provisoire.

**************

Faites une sauvegarde de la compta (et repérez là), au cas où.....

Lancer les opérations de clôtures via "clôture annuelle" (perso j'utilise la fonction "clôture manuelle" pour mieux suivre)

Faites les opérations comme il est dit à chacune des opérations successives en choisissant de mettre la répartition au 30/09/2017.

Puis lorsque votre AG sera finie (et les comptes approuvés wink ) vous reviendrez à la fonction "clôture annuelle" et vous cliquerez dans la case "traitement spéciaux" : "tout supprimer", puis vous relancerez l'opération en mettant cette fois ci la répartition à la date de votre AG que vous aurez renseigner.

PS : je ne sais pas si c'est la bonne manière, mais je procède ainsi sans soucis... mais si cela peut aider...

15 Réponse par Andre

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

Bonjour,

Ce n'est jamais impossible d'éditer les annexes, en revanche vous pouvez avoir des anomalies (comme l'annexe 1 qui n'est pas équilibrée) si la clôture n'est pas faite et que vous ne cochez pas une ou les option(s) "Avant répartition...".

Si l'excédent est en 472 c'est un problème car il n'est sans doute pas correctement ventilé, si vous n'avez que des charges générales ce n'est pas trop grave mais si vous avez plusieurs clés, la répartition s'avère plus délicate...

Dans tous les cas, cet excédent doit être réparti sur les comptes 450 pour présenter les comptes ; c'est ce que fait la clôture provisoire et il existe des solutions pour le faire manuellement (l'écran Répartition par copropriétaire).
"réussir à bidouiller" ça me semble plus inquiétant qu'autre chose...

Sur ce genre de problèmes, je crois vraiment que vous avez intérêt à m'appeler pour une assistance (payante) car le temps économisé peut être substantiel...

Cordialement,
André

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Re: Solde à nouveau, balance déséquilibrée

Bonjour,

Merci pour vos réponses et désolée de mon retour tardif, mon pc avait décidé de prendre des vacances ... Je vais donc suivre vos conseils et y aller "pas à pas" en suivant l'aide.

Encore merci.

Delphine