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Sujet: 1ère utilisation

Bonjour à tous et à toutes ,nouvel utilisateur du logiciel ,permettez moi de vous poser quelques questions de débutant. Je vous remercie pour votre indulgence. Je suis syndic bénévole depuis 3 ans d une copropriété de 24 lots habitations et 16 lots garages. Jusqu’à présent et depuis plus de 25 ans tout se faisait de manière manuscrite. Donc comme vous pouvez envisager,ma difficulté est de bien faire correspondre les choses. Dans un premier temps j ai bien remplie les lots les tantièmes les copropriétaires et coordonnés , mais je ne trouve pas l endroit où je peux inscrire mon solde de banque compte courant et font de travaux actuels. De plus depuis tjr on ne redistribue pas la partie du budget votée non utilisée,comment peut-on faire pour renseigner le logiciel afin que la somme restante en fin d exercice puisse être mise en solde de banque en début d exercice n+1. Merci pour votre aide cordialement.

2 Réponse par Andre

  • Andre
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Re: 1ère utilisation

Bonsoir,

Pour le solde de la banque et le fonds travaux, vous avez besoin d'un point de départ, c'est à dire pour une date donnée (en général la fin ou le début de l'exercice) une balance qui correspond à l'inventaire de vos dettes et créances...

A minima, si tous les copropriétaires sont à jour et toutes les factures payées, la balance va ressembler à :

1031 - Avances de trésorerie                  800 € au crédit
512 - Banque                        800 € au débit

La balance doit être équilibrée (débits = crédits) et présenter tous les comptes non soldés...
Elle peut être saisie en "saisie directe" ou bien dans le menu Divers - Importation - Importation balance / reprise des soldes.
Je vous invite à jeter un œil à l'aide en ligne sur ces deux écrans.

Sur la non répartition, qui n'est pas très orthodoxe ou légale, il faudra faire une clôture de type "affectation" mais ça sera en fin d'année !!!

Cordialement,
André

3 Réponse par jc30000

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Re: 1ère utilisation

Merci André de votre réponse aussi rapide. En fait depuis toujours la copropriété tourne avec un montant de charges pas très élevé 16000 euros a peu près   Donc en clôture d exercice et cela après vote en AG le solde restant restait sur le compte bancaire. Cela m a permis par exemple cette année de faire changer les interphones de deux cages d escaliers sans avoir à faire voter les travaux   En résumé cela permet de faire face à des dépenses imprévues. Je me posai la question de savoir si il était possible et dans le sens de rendre la chose plus légale avec accord après vote en AG de basculer cette somme sur le compte fond de travaux   Cette année cette somme correspond tout de même le 31 novembre 2018 à 11500 euros.  Merci cordialement

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Re: 1ère utilisation

Bonjour,

j'attire votre attention sur :

Donc en clôture d exercice et cela après vote en AG le solde restant restait sur le compte bancaire.

Ceci est totalement illégal, si ce solde est obtenu avec un mélange de clés de répartitions.
en effet ce solde s'il provient (par exemple) pour moitié de la clé de répartition générale commune, et pour l'autre moitié d'une clé spéciale "parkings", ne peut pas être utilisé pour une dépense d'interphone (par exemple) qui souvent se fait à l'utilité...

Le solde DOIT être rendu (ou DEMANDE) systématiquement aux copros. Mais rien ne vous empeche dans la même AG de faire voter une provision pour travaux du même montant mais dans ce cas, il n'y aura qu'une seule répartition pour ce fonds (tantièmes généraux).

PS : mais si votre RdC ne comporte pas de clés spéciales, cela peut aller tant que vous ne faites pas de travaux dits "à l'utilité" article 10

5 Réponse par JB22

  • JB22
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Re: 1ère utilisation

Comme le disent André et Rambouillet, votre procédure de fin d' année n' est pas légale, les excédents ou insuffisances doivent être répartis entre les copropriétaires.
Vous devez appliquer votre "Règlement de copropriété".
Si les garages font l'objet d'un bâtiment spécifique, vous devez avoir:
Une clé charges générales,
Une clé pour les charges du bâtiment Habitation,
Une clé pour les charges du Bâtiment garages.
Une clé pour les charges à l' unité (Art.10 ).

Vous pouvez décider lors de la prochaine A.G. de distribuer les 11.500 €
et de constituer une réserve de trésorerie, ( i/6 maximum du budget et qui est remboursable), et pour le reste à affecter à la constitution du Fonds travaux.

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Re: 1ère utilisation

pour le dernier alinéa de JB22 : dans des résolutions différentes et séparées

7 Réponse par jc30000

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Re: 1ère utilisation

Merci pour les réponses des intervenants et des conseils. Je vous donne plus d expliquations     La gestion de la copropriété jusqu’à ce que je devienne syndic suite à un vote en assemblée générale se faisait comme telle :lors de l AG l ancien syndic faisait voter le quitus puis donner la situation financière dépense recette et donc le solde restant sur le compte. Suite à cela le solde restait sur le compte après vote en AG et le budget était voté pour l année   Mais personne ne connaissait les tantièmes. Donc appel de charge F3 670 e et appel de charge F4 702 euros. Toutes les écritures étant manuscrites   Le tout vote en AG. Donc voulant remettre l ensemble dans l ordre je me suis orienté vers ce logiciel de gestion. Donc je me retrouve avec un solde sur compte en banque positif et d un autre solde positif sur un livret A   Ma demande était donc puisqu en AG il est toujours voté que le reste du solde puisse servir à des travaux permettant alors de ne pas avoir à faire un appel extraordinaire en cas de travaux importants comment puis-je légaliser cela au travers du logiciel. Je vous remercie pour vos réponses car étant novice dans l utilisation du logiciel,toute explication est pour moi utile. Merci

8 Réponse par jc30000

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Re: 1ère utilisation

Ps : bien sûr les charges dont je vous parle correspondent aux lots habitation et ne tiennent pas compte des charges pour le lot garage. Merci

9 Réponse par JB22

  • JB22
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Re: 1ère utilisation

Pour régulariser vous devez impérativement prendre connaissance des clés de répartition des charges qui doivent figurer dans votre règlement de copropriété.
Ensuite vous devez paramètrer  le logiciel en créant les comptes copropriétaires,les fournisseurs, les lots en y affectant les tantièmes, établir les budgets, etc
Vous devrez ensuite effectuer les appels trimestriels de charges courantes.
Voir la rubrique "aide", et souscrire à l' assistance de Valcompta .

10 Réponse par jc30000

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Re: 1ère utilisation

je tenais avec un peu de retard a remercier toutes les personnes intervenantes ayant pu me donner reponse, et par la meme merci andre pour tes conseils.