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Sujet: Appel de fond et consommation d'eau

Bonjour,
je viens de récupérer la gestion d'un syndic bénévole et nous avons décidé d'utiliser ValCompta. Je précise que je n'y connais rien mais je suis aidé par quelqu'un qui a été syndic bénévole jusqu'à il y a deux ans, et que le temps de récupérer l'accès au compte bancaire, nous utilisons la version d'évaluation Expert.

Nous avons réussi à tout importer dans ValCompta, mais au moment de générer les appels de fond pour le 2e trimestre (on est en retard), nous avons été bloqué sur l'eau. Est-ce qu'il y a une discussion sur le forum ou un tutoriel ou une vidéo pour bien expliquer comment utiliser les consommations d'eau dans le logiciel afin d'équilibrer les appels de fond suivant la consommation (par exemple, il y a un local commercial vide depuis 6 mois qui ne consomme rien).

Pour information, nous avons des compteurs individuels pour connaitre la consommation de chaque copropriétaire que nous relevons tous les trimestres, ainsi que le compteur général (et la somme est évidemment inférieure au total des compteurs individuels). J'ai rentré les relevés récents dans la fenêtre Gestion des Compteurs>Compteurs et lots et dans l'onglet Saisie Manuelle des relevés>Mise à jour depuis les relevés, j'ai utilisé le bouton "TOUT mettre à jour d'après les relevés". Mais après je ne sais pas quoi faire.

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Re: Appel de fond et consommation d'eau

Bonjour,

Quand vous avez élaboré le budget, qu'avez vous décidé pour les provisions "eau privative" ?

3 Réponse par Andre

  • Andre
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Re: Appel de fond et consommation d'eau

Bonjour,

Il faut déjà distinguer deux choses ; les appels de provisions basés sur un budget et une estimation d'une part, la répartition des consommations réelles d'autre part.
Pour les appels, plusieurs approches sont possibles (et légalement admises) ;
- on peut tout à fait faire des appels sur les tantièmes généraux
- on peut utiliser une clé avec des consommations estimées et arrondies
- on peut utiliser la clé des consommations réelles de l'année précédente...

Sur la gestion des compteurs et des relevés, Val Compta ne va pas gérer une répartition trimestrielle (enfin il pourrait mais on va vite se retrouver avec un nombre délirant de compteurs/clés) ; même si on a la possibilité de saisir ou d'importer des relevés journaliers, on va ensuite chercher le premier et dernier index pour calculer une consommation et mettre à jour les tantièmes de la clé associée au compteur pour l'ensemble de l'exercice comptable...

La question qui précède le "comment" c'est donc que voulez-faire exactement ?
Faire payer chaque trimestre la consommation réelle d'après les relevés ?

Cordialement,
André

4 Réponse par Fnourry

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Re: Appel de fond et consommation d'eau

Merci de votre retour.
Pour le budget prévisionnel, nous le calculons d'après la consommation de l'année passée.

Ce que nous faisions avant, c'est facturer la consommation réelle de l'eau (telle que relevée chaque trimestre sur le compteur de chaque copropriétaire) du trimestre précédent. Pour le calcul, on se base sur le prix du m3 d'eau de la dernière facture reçue. Ensuite, une fois par an, on régularise avec la vraie facture d'eau (recalcul du prix du m3 et prise en compte des m3 restants).

Comme nous sommes une petite copropriété de 5 lots, ça marchait pas trop mal.
Est-ce que c'est quelque chose de possible? Si non quelle serait la meilleure solution? (Ou au moins la moins mauvaise?)

Cordialement,
Frédéric

5 Réponse par Andre

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Re: Appel de fond et consommation d'eau

Bonjour,

Votre système est un peu "ancien régime", c'est à dire quand on faisait des appels de charges chaque trimestre à partir des dépenses réelles, mais c'est quand même possible de gérer ça avec Val Compta selon deux approches :
- importer depuis Excel les écritures avec le montant et le calcul (dans le libellé) pour une imputation sur le compte de chaque copropriétaire...
- avoir une clé par trimestre et les tantièmes qui correspondent aux mètres cubes ; ça permet de faire ressortir l'eau dans l'appel de provisions / charges...

Il faut juste trouver la numérotation/nomenclature ; par exemple 211 pour 1er trimestre 2021 / 212 pour 2ème trimestre 2021 et ainsi de suite. Chaque appel trimestriel aura une ligne pour l'eau avec une clé "trimestre".
Au niveau du fichier des compteurs, vous pouvez bien sûr renseigner les relevés trimestriels (je prépare l'utilisation du graphie de la consommation dans les fiches et documents) mais le compteur devra être associé à une clé annuelle (210 par exemple) ce qui permettra d'avoir le bilan dans le décompte... et puis vous aurez un effet escalier dans l'annexe 3 avec toutes ces clés mais ce n'est pas bien grave !

Cordialement,
André

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Re: Appel de fond et consommation d'eau

perso :

le budget est voté en euros en estimant la dépense au vu de l'année précédente en spécifiant que la répartition se fera sur la base de la conso réelle de l'exercice précédent.

La régularisation se fait avec les nouvelles consos annuelles en fin d'exercice.

Je fais donc une clé "variable" (ex C20) pour la consommation réelle de l'exercice N-1 dans la répartition au niveau du décompte. Et j'utilise cette même clé pour les provisions de l'exercice N.

7 Réponse par Fnourry

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Re: Appel de fond et consommation d'eau

Ça ne nous dérange pas de changer notre façon de facturer l'eau, surtout si c'est pour limiter les "bidouilles" autant que possible dans Val Compta. Si on doit faire une régularisation en fin d'année, ça nous va aussi.

La seule contrainte est qu'on voudrait que les copropriétaires paient par rapport à leur consommation habituelle.

Si j'ai bien compris la solution générale d'après la documentation:
- On déclare deux clés pour l'année: une pour l'estimation et une pour la consommation réelle.
- Ensuite, dans Gestion des compteurs>Type de compteurs, on crée un compteur pour l'eau.
- Puis à chaque relevé des compteurs, dans Gestion des compteurs>Saisie manuelle des relevés, on sélectionne notre compteur d'eau (créé juste avant), et on ajoute manuellement une ligne par lot en indiquant ancien et nouveau index (ou alors on utilise les relevés de compteurs saisis dans l'onglet Compteurs et lots et le bouton "Génération pour lot principaux") ce qui calcule la valeur de la colonne "Conso." et le total à payer.

Ce que je ne comprends pas, c'est :
- Comment remplir la colonne "Estimation" (peut-être avec la valeur du relevé trimestriel de l'année précédent?)
- Comment utiliser ces valeurs obtenues pour l'appel de fond du trimestre? J'imagine dans c'est grâce à la clé d'estimation mais sur quel écran s'en servir...?
- Et aussi à quel moment intervient la consommation relevée sur le compteur général? (si elle sert à quelque chose?)

8 Réponse par Andre

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Re: Appel de fond et consommation d'eau

Bonjour,

Si vous voulez faire payer les consommations du trimestre, il faut rester sur ma précédente réponse ; une clé par trimestre, mise à jour avec les consommations dans l'écran Tantièmes et le total à payer dans l'écran Préparation des appels.

Sinon la solution générale consiste à faire 4 appels identiques basés sur la consommation de l'année antérieure (ou une estimation) et la gestion des compteurs se limite aux index annuels pour le décompte également annuel...

Pour la colonne estimation, il faut saisir directement dans la table ; avec le recul on peut faire apparaître les 3 années précédentes pour estimer une moyenne.
La consommation du compteur général peut servir à calculer ou constater la part commune (si robinet commun par exemple) mais l'écart avec la somme des compteurs divisionnaires est en général ignoré et on répartit selon les consommations privées, la consommation du compteur sert surtout à l'opérateur pour établir les factures (à passer bien sûr sur la clé de la consommation réelle de l'année...).

Cordialement,
André

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Re: Appel de fond et consommation d'eau

la législation en copro ne permet plus de payer au fur et à mesure de l'arrivée des factures... depuis quelques années, le financement se fait par des provisions à partir d'un budget voté.

10 Réponse par Fnourry

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Re: Appel de fond et consommation d'eau

La clé de consommation estimée sort donc pour créer une ligne pour la fenêtre Budgets et Réalisés>Budget en détail et la clé de consommation réelle ne sert que pour la facturation.

Je vous remercie pour vos réponses, ça commence à être plus clair.