• Date d'enregistrement: 27/10/2021
  • Messages: 9

Sujet: Clé de répartition et compteurs individuels (eau et fuel)

Bonjour,
Nous sommes une petite copropriété de 18 lots dont 4 principaux (3 maisons + 1 local commercial en indivision). Le 31 juillet dernier, lors de notre AG nous avons voté le non renouvellement du contrat du syndic professionnel pour devenir un syndic coopératif.
Pour être honnête, nous sommes de bonnes volontés mais nous n’y connaissons pas grand-chose. Nous sommes conscients que cette première année en solo peut s’avérer compliquée et fastidieuse.

Nous venons d’acquérir le logiciel Valcompta et sommes en cours de saisie des différentes infos nécessaires pour reprendre la gestion. Nous avons quelques particularités qui sont :
-    une chaudière et des cuves communes à deux copropriétés. Il est notifié dans le RC que les dépenses liées (fuel, entretien, réparation, remplacement) sont supportées à 60% par notre copro et à 40% pour l’autre copro,
-    des compteurs individuels pour la consommation de fuel,
-    des compteurs individuels pour la consommation d’eau chaude.

Nous souhaitons créer les clés de répartition suivantes :
001 – Charges communes générales
002 – Chauffage (fuel, entretien)
003 – Eau chaude

En consultant votre forum nous avons constaté qu’il était conseillé de créer des clés de répartition pour les « prévis de conso » et « conso réelle ».
Nous envisageons de créer les clés suivantes (mais nous ne savons pas comment les codifier pour que ce soit compréhensible) :
Conso eau prévi 2021 (en guise de tantième le relevé de compteur de 2020)
Conso eau réelle 2021
Conso fuel prévi 2021 (en guise de tantième le relevé de compteur de 2020)
Conso fuel réelle 2021

Sommes-nous dans le juste ou complètement à côté de la plaque ?
Existe-t-il une méthode plus simple ou plus claire ?
Nous vous remercions par avance de votre aide et de vos précieux conseils pour nous mettre sur la bonne voie.

2 Réponse par JB22

  • JB22
  • Member
  • Hors ligne
  • Date d'enregistrement: 17/01/2013
  • Messages: 708

Re: Clé de répartition et compteurs individuels (eau et fuel)

Bonsoir,
Vous pouvez créer vos clés comme prévu.
La difficulté que vous rencontrerez sera pour prendre les tantièmes pour le premier appel que vous devez envoyer avant le premier janvier alors que vous ne connaissez pas les consommations de l' année qui s' achève.
Comme il s'agit de provisions il y a deux solutions:
La première, vous faites le premier appel sur les consommations de N-2 et les autres appels sur N-1
La deuxième, vous faites les appels sur les tantièmes généraux.
La régularisation se fera lors de la clôture des comptes.
Vous devez décider en AG. de la méthode à adopter.

Vous devez en fin d' année effectuer simultanément le relevé du compteur général et des relevés des compteurs individuels.

En fin d' exercice vous devez tenir compte dans les charges à payer, de l' eau consommée non facturée, relevé du compteur en fin d' année et le compteur sur la dernière facture. Cette écriture sera contrepassée sur l' exercice suivant.
Vous devrez avoir un écart correspondant à la consommation des communs (Nettoyage des locaux) à mettre en charges communes

Vous devez décider en A.G. de facturer une provision forfaitaire en cas de non relevé d' un compteur.

Cdt,
JB22

3 Réponse par Andre

  • Andre
  • Andre
  • Administrator
  • Hors ligne
  • Date d'enregistrement: 30/07/2011
  • Messages: 2'567

Re: Clé de répartition et compteurs individuels (eau et fuel)

Bonsoir,

Il y a deux difficultés dans votre gestion ; les 60% et les "fluides".

Pour toute la partie commune avec l'autre copro ; créer et utiliser une compte 461 débiteurs divers et les guides d'écritures, la saisie type ça va être pour une dépense de 100 € :
60 € sur le compte de charges 60x au débit
40 € sur le compte de l'autre copro 461 au débit
100 € sur le fournisseur au crédit
C'est vous qui régler les factures ; 100 € au débit du 401 et crédit 512
Le jour où l'autre copro vous règle sa part ; crédit du 461 par le débit du 512...

Pour les provisions ; il faut juste mettre en place une bonne nomenclature, vous n'avez que 4 lots ! Par exemple :
EE0 - Estimation Eau 2020
EC0 - Estimation Chauffage 2020
RE0 - Réel eau 2020
RC0 - Réel chauffage 2020

puis
EE1 - Estimation Eau 2021
EC1 - Estimation Chauffage 2021
RE1 - Réel eau 2021
RC1 - Réel chauffage 2021

Au niveau des tantièmes, EE0 pour l'estimation eau (relevés antérieurs, arrondis, estimation) et EC0 pour les appels d'après le budgets. Les factures étant à passer sur RE0 pour l'eau et RC0 pour le chauffage mais vous pouvez également faire la totalité des appels sur les tantièmes généraux ; c'est beaucoup beaucoup plus simple et aussi bien ça ne représente pas tant d'eures avancés dans un sens ou dans l'autre !

Faites quelques essais et n'hésitez pas à m'appeler !
Cordialement,
André

PS : je suis évidemment d'accord avec la réponse de JB22 mais il ajoute des points qui peuvent embrouiller encore un peu ; chaque chose à la fois !!!

4 Réponse par JB22

  • JB22
  • Member
  • Hors ligne
  • Date d'enregistrement: 17/01/2013
  • Messages: 708

Re: Clé de répartition et compteurs individuels (eau et fuel)

"Il y a deux difficultés dans votre gestion ; les 60% et les "fluides"."
Vous pouvez enregistrer les dépenses dans un compte de charges et en fin d' exercice ventiler le tout entre le syndicat et l' autre copropriété.

"de JB22 mais il ajoute des points qui peuvent embrouiller encore un peu ; chaque chose à la fois !!!"
C' est vrai, mais il faudra en passer par là.

Je vous conseille, si vous ne l' avez pas fait, de souscrire à l' assistance.

Vous pouvez également, comme vous l' avez fait, poser des questions sur le forum.

  • Date d'enregistrement: 27/10/2021
  • Messages: 9

Re: Clé de répartition et compteurs individuels (eau et fuel)

Messieurs,
Nous vous remercions pour vos réponses et conseils.
Nous avons souscrit à l'assistance, nous allons donc prendre contact avec Valcompta pour quelques précisions et autres questions.
Bonne journée