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Sujet: 1er budget à cheval sur 2 années civiles. Appel de charges

Je suis nouveau syndic et essaie de comprendre le logiciel!
Je viens de prendre les fonctions de syndic bénévole le 15 octobre dernier, succédant à un syndic provisoire qui n'a rien fait.
Mon 1er réflexe a été de demander aux copropriétaires une provision pour charges afin de pouvoir assurer les parties communes qui ne l'étaient pas depuis 2 ans!

Là j'essaie d'utiliser le logiciel.
Comme j'ai déjà engagé des actions, j'ai fais voter par l'AG que j'avais provoqué,, que notre 1ère année budgétaire s'étalerait du 15  octobre 2021 au 31 décembre 2022 (j'ai lu qu'on pouvait le faire).

Dans "Les paramètres", "Dates d'exercice", j'ai rempli le tableau en indiquant mon année budgétaire en cours (15/10/2021 au 31/12/2022) en N+1 (je pense que c'est le bon endroit).

Comme j'ai demandé une provision pour charges de 340 euros pour charges communes et 230 euros pour charges ascenseur, sans avoir avoir de budget voté pour l'année (je vais faire voter un budget prévisionnel pour 2022 la semaine prochaine), j'ai renseigné cette provision dans "préparations des appels" en indiquant le compte 103100.

J'ai voulu ensuite aller la génération des appels pour, dans mon idée, faire une génération d'appel pour la provision pour charges que j'ai déjà demandé, mais je ne parviens.
Quand je lance "Générer les appels" pour mon exercice 2022 (qui a donc commencé depuis le 15 octobre), je me retrouve bloqué. L'écran m'indique en rouge "attention, il existe déjà des appels pour cette période".
Je ne peux changer aucune date des appels, les 4 appels sont en rouge.
Le 1er appel prévu est octobre/novembre/décembre 2021 alors que je voudrais que ce 1er appel soit le 1er trimestre 2022.
Comment débloquer cela???

Est-ce que me manoeuvre pour la provision pour charges est cohérente.
Merci des conseils !!

2 Réponse par Andre

  • Andre
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Re: 1er budget à cheval sur 2 années civiles. Appel de charges

Bonsoir,

Oui, c'est possible d'avoir des exercices de plus de 12 mois dans votre situation et ce sont les bonnes dates ; attention, Valcompta ne va pas bloquer d'éventuelles saisies entre le 1er et le 15 octobre, c'est à vous de faire attention...

Il y a deux façons de "générer" les appels (créer les enregistrements dans le fichier des appels) ; depuis le budget ou le bouton Nouveau dans l'écran Préparation mais ce que vous souhaitez faire c'est dans le menu / bouton "Appel de fonds" avec la génération des documents d'une part (PDF de préférence) puis des écritures pour ces appels préparés...

Le bon compte pour les provisions c'est le 701 ; les avances de trésorerie peuvent être prévues dans le règlement de copropriété ou décidées en AG mais les charges courantes sont financés par des produits sur 701.
N'hésitez pas à m'appeler pour la prise en main !

Cordialement,
André

3 Réponse par JB22

  • JB22
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Re: 1er budget à cheval sur 2 années civiles. Appel de charges

"Quand je lance "Générer les appels" pour mon exercice 2022 (qui a donc commencé depuis le 15 octobre), je me retrouve bloqué. L'écran m'indique en rouge "attention, il existe déjà des appels pour cette période".

Vous dites que le syndic  "provisoire" n' a rien fait (!) mais utilisait-il le logiciel et a-t-il fait des appels.
Vous devez comprendre qu' il est difficile de vous réponse faute de connaitre votre situation.
Je pense qu' André vous posera les bonnes questions.

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Re: 1er budget à cheval sur 2 années civiles. Appel de charges

Le précédent syndic provisoire n'a rien fait du tout. Aucun budget, aucune charges, aucune intervention de sa part. Les différents contrats ou abonnement étaient apparemment au nom de la SCI qu'il dirige.  Du coup, j'ai hérité d'une situation particulière. J'ai fais ouvrir tous les compteurs (eau, électricité) et assurance dès ma prise de fonction, au nom du syndicat des copropriété , en prenant en compte les factures qui en découlent qu'à partir de cette date. Les factures antérieures, dont je n'ai aucune connaissance, sont du ressort du syndic provisoire (qu'il s'en débrouille avec).
Pour info, nous ne sommes que 3 copropriétaires; le syndic provisoire est l'un des copropriétaires (il possède des bureaux loués au RDC) et ne paie déjà pas les charges que j'ai fais voter lors de notre 1ère AG. Je me retrouve donc déjà avec des impayés; ça promet...

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Re: 1er budget à cheval sur 2 années civiles. Appel de charges

Cher André,

Merci pour votre aide mais....je me noie complètement et malgré vos conseils, je n'arrive pas à solutionner!!
J'essaie encore et me permettrais de vous solliciter de vive voix. Pas facile de débuter!