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Sujet: Paramétrage et options de l'extranet - Toutes versions

Bonjour,

Les derniers échanges et discussions sur le sujet de l'extranet ont fait ressortir certains besoins et problématiques autour de la confidentialité d'une part et de l'accès aux comptes d'autre part... Voici donc l'écran de configuration en cours d'élaboration et qui permet de :

  • gérer les membres du CS qui ne souhaitent pas que leurs coordonnées soient visibles par tous les copropriétaires ;

  • contrôler la partie "contrôle des comptes" et les modalités d'accès, entre les membres du CS et l'ensemble des copropriétaires.

Le syndic qui tient la comptabilité peut ainsi proposer un contrôle de comptes sur une comptabilité au propre et validée tout en proposant au CS un suivi plus régulier...

http://www.valcompta.net/forum_img/param_extra.gif


Toutes remarques et suggestions restent les bienvenues !!!

Salutations,
André

2 Réponse par JB22

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Re: Paramétrage et options de l'extranet - Toutes versions

Comment sont générés les mots de passe.

Quelle est la fonction exacte de la rubrique : Régénérer tous les mots de passe ?
Recalcule de nouveaux mots de passe ?

Bien vu la possibilité de bloquer l' accès d' un copropriétaire (sorti)

On peut limiter l' accès à l' information mais l' information mise en ligne est la même pour tous, est-ce exact.

3 Réponse par Andre

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Re: Paramétrage et options de l'extranet - Toutes versions

Bonsoir,

Les mots de passe sont générés par une procédure de calcul aléatoire et selon une structure figée : 2 lettres minuscules + 1 chiffre + 2 lettres minuscules + 1 chiffres. C'est effectivement le bouton "régénérer" qui lance cette mise à jour mais il est ensuite possible de les consulter ou de les modifier au niveau de chaque fiche...

L'essentiel de l'extranet est commun et présente les mêmes informations à l'exception de la zone "copropriétaire" d'une part (relevé de compte, appels et décomptes PDF) et de la partie spécifique au conseil syndical, notamment les comptes selon l'option choisie. Je pense également distinguer les documents visibles par tous ou seulement par le CS...

En fait tout ça est en train de se mettre en place et c'est un peu empirique !

Salutations,
André

4 Réponse par JB22

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Re: Paramétrage et options de l'extranet - Toutes versions

D' où l' intérêt des avis des utilisateurs et testeurs, sur les besoins et les attentes des uns et des autres.

On ne vous laisse pas seul avec vos difficultés. On vous encourage comme on peut.

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Re: Paramétrage et options de l'extranet - Toutes versions

je pense que l'information ne peut pas être identique pour tous, ainsi si on met le grand livre à disposition de tous, cela signifie que tout le monde voit le compte copro de tous ; ceci ne me semble pas judicieux ...

ce que j'aimerai y trouver en tant que copro :
* mes avis à payer
* mon compte avec le solde en gros et gras
* le RdC
* les PV d'AG avec les annexes qui ont été joints à la convocation (ou la convocation en totalité en plus...),
* si le CS fait des CR de ses réunions, les CR
* les coordonnées mail des membres du CS

en tant que membre du CS :
* les factures scannées
* le journal
* le grand livre
* les dépenses par clés et par comptes
* la feuille de présence de l'AG

listing que je fournis comme cela à chaud...

6 Réponse par Andre

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Re: Paramétrage et options de l'extranet - Toutes versions

Bonsoir,

En fait, il n'a jamais été prévu de mettre en consultation l'intégralité du grand livre !

Le système actuel présente un premier tableau qui correspond à l'écran "Budgets & réalisés" du logiciel ou à l'annexe 3 ; on y trouve les dépenses par clé et par compte et en cliquant sur une ligne on a le détail des écritures (factures) dans la partie basse mais je suis d'accord avec vous sur une certaine "retenue" par rapport au détail des comptes 450...

Il est légitime de connaître les débiteurs, il n'est pas nécessaire d'aller "fouiller" et voir qui a payé en retard, à qui on a facturé une relance ou qui a perdu son badge, etc... et pour tout dire, je ne pensais pas non plus proposer le grand livre aux membres du CS...

Sur les compte-rendus des réunions du CS, je suis là aussi sceptique, à mon avis une communication partielle et contrôlée est peut être préférable à un compte-rendu interne qui concerne surtout les personnes présentes (liberté de ton, sujets privés ou sensibles...).

Nous voilà au cœur des problèmes en tout cas !
Le grand avantage de l'extranet c'est que les mises à jour et corrections de bugs pourront se faire au jour le jour mais je dois bien prévoir la partie "embarquée" dans les logiciels ; les options, les transferts...

Merci pour cette liste qui rejoint l'essentiel de ce que j'avais en tête ; avis bienvenus sur "la partie de la comptabilité visible par le CS" !!!

Salutations,
André

7 Réponse par JB22

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Re: Paramétrage et options de l'extranet - Toutes versions

Je rejoins Rambouillet sur la majorité des points abordés.

Le compte rendu des questions abordées et des avis émis, par le C.S., et non pas des discutions, doit être mis à la disposition de tous les copropriétaires.

Les dépenses par clé et par compte à la disposition de tous les copropriétaires.

Le Grand-Livre et la balance générale à la disposition des membres du C.S., dont la mission permanente est d' assister et de contrôler la gestion du syndic.
Le C.S. ayant tous les documents nécessaire à un contrôle aura beaucoup moins  besoin de se rendre au cabinet du syndic pour remplir sa mission, cela au bénéfice du syndic qui sera moins souvent déranger.

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Re: Paramétrage et options de l'extranet - Toutes versions

pour rester dans le domaine de l'extranet :

première question : si j'ai bien compris, les copros retrouveront un site web sur le cloud français (félicitations) de OVH/clubic.
Ce site étant susceptible d'être accessible 24h/24 et 7j/7, est ce que le cloud n'aspirera que certains fichiers de la compta (ou de l'AG) ou bien faudra-t-il laisser allumé en permanence l'ordinateur sur lequel se trouve la compta ?

seconde question : possédant un NAS qui fait serveur, est-il possible que ce site web se trouve sur mon disque réseau/serveur et est ce que l'on pourrait mettre valcompta sur ce disque réseau plutôt que sur l'ordinateur, où tout du moins les fichiers de stockage, le programme restant lui sur l'ordinateur. Ainsi le site web aurait en permanence les fichiers que les copros consultent, sans que je sois obligé d'avoir mon ordinateur allumé ?

attention : je ne suis pas informaticien.... donc andré, il me faut une réponse de béotien   lol cool

9 Réponse par Andre

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Re: Paramétrage et options de l'extranet - Toutes versions

Bonjour,

Les grands principes de cet extranet, que j'ai un peu de mal à boucler, sont les suivants :

- le syndic (utilisateur de Val Compta) souscrit à l'offre, il obtient ses identifiants et configure les données (mots de passe des copropriétaires, option "coordonnées non visibles" pour les membres du CS, modalités d'accès aux comptes...) ;

- il va ensuite disposer de deux écrans pour transférer d'une part les fichiers de Val Compta (informations générales, comptes, écritures, travaux...) et d'autre part des fichiers de son choix ; PDF, photos...

Il gère ensuite la "synchronisation" ; si il souhaite mettre à jour les données ou au contraire retirer des choses qui étaient en ligne mais le seul ordinateur qui reste allumé 24h/24 et 7j/7 c'est le serveur, quelque part dans le datacenter d'OVH à Roubaix. Votre ordinateur n'a pas besoin de rester allumé et votre serveur NAS ne peut pas faire serveur pour l'extranet (sur lequel est installé la partie "application"), vous pouvez évidemment l'utiliser pour les sauvegardes...

A noter que les adresses à communiquer aux copropriétaires seront de la forme "10000.valcompta.com/" avec le numéro client comme premier élément mais il sera possible de rediriger des domaines existants.

Salutations,
André

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Re: Paramétrage et options de l'extranet - Toutes versions

merci pour la réponse c'est clair...

11 Réponse par syndiccdn

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Re: Paramétrage et options de l'extranet - Toutes versions

Bonjour,

Je viens de parcourir la présentation de l'extranet et plusieurs idées me viennent :

-Prévoir un accès aux résidents (les locataires et les propriétaires résidents) et pas seulement aux propriétaires (résidents ou non). Je pense qu'il est intéressant de profiter de cet outil pour communiquer avec tous, pas uniquement les propriétaires. Il faut bien entendu un accès différents pour les locataires, ils n'ont pas à avoir accès aux comptes par exemple.

-Intégrer un bandeau "Flash info" ou "Actualité" ou ... , permettant de diffuser une info directement sur la page d'accueil. Reste à définir si ce bandeau dispose d'un fil historique ou non.

-suite à une discussion avec André, un onglet "bon plan" pour communiquer sur les entreprises qui ont rencontré une écoute, un service de qualité chez les uns et les autres en cas de dépannage, de rénovation chez soi,...

Voilà, à vous maintenant chers membres d'étoffer cette liste, de valider certaines propositions afin qu'André puisse continuer à faire évoluer son offre comme il le fait si bien et je l'en remercie encore ! j'aime les gens passionnés qui veulent toujours faire plus et mieux !

Guillaume

Version 2020.V3.49