• Date d'enregistrement: 31/10/2021
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Sujet: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Bonjour,
Etant dans ma 1ère année de syndic et également dans ma 1ère année avec Valcompta, je me permets une question de débutant et m'excuse pour le "niveau"  de celle-ci !! J'ai lu le lexique et le forum mais je n'ai pas trouvé les renseignements que je cheerchais.

J'ai procédé à la clôture de 2022 (respect de la procédure en utilisant la clôture automatique "Nous sommes en début d'année...") et ensuite lancé mes appels du 1er trim 2023 sur le budget 2023 voté antérieurement. Aucun soucis à stade. Suite à la clôture, une trésorerie positive de 287,16 euros est ressortie, basculée donc sur 2023.
J'ai bien remarqué que cette trésorerie de 287,16 euros est en attente sur le compte 45000.
J'ai prévu, comme conseillé, de faire notre AG en juin prochain. La clôture définitive va alors permettre de répartir le résultat sur les copropriétaires et va donc modifier leurs soldes. (2 copropriétaires vont avoir un trop versé de 100 euros et 1 copropriétaire aura un moins dversé de 10 euros d'après mes calculs).

C'est à stade que le débutant que je suis s'interroge....
Après l'AG et la clôture définitive, les 287,16 euros du 45000 vont aller automatiquement, en plus ou en moins, sur les différents comptes 45000 de chaque copropriétaire? Je pense que oui
Ensuite, qu'elle est la règle à appliquer ? Les trop versés sont laissés sur les comptes des copropriétaires concernés et les appels de charges suivants adaptés en conséquence ou est-ce que les trop versés sont remboursés aux copropriétaires? Je préfèrerais la 1ère option d'adapter les appels de charges restants.

Dans l'hypothèse ou on laisse les trop versés sur les comptes des copropriétaires, les appels de charges suivants (il me restera celui de juillet de celui d'octobre) sont-ils modulés automatiquement par Valcompta et de quelle manière? Ou faut-il que ce soit moi qui modifie manuellement le montant de l'appel de charges pour en déduire le trop versé 2022? (les 4 appels de charges 2023 sont déjà générés). Là, comme c'est ma 1ère année, je ne sais comment travaille Valcompta....

Merci pour vos informations.
JM Laperle

2 Réponse par Amiral06 (modifié par Amiral06 05/01/2023 09:48:29)

  • De: Golfe Juan
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Bonjour JM Laperle,

Je suis aussi dans ma première année et utilisation de valcompta.
Votre demande est légitime.
En suivant pas a pas la clôture définitive, on fait:
- en premier  le report des a nouveaux.
- ensuite j'ai fait mon appel de charges du premier trimestre, avec les a nouveaux.
- ayant mon AGO avec approbation des comptes début avril, j'ai fait l'édition des documents et annexes pour préparer l'AG.
- ensuite, j'ai procédé a l'annulation de la clôture et suppression des écritures de clôture (cela ne supprime pas les A nouveaux) , afin de préparer les appels de charges du 2 trim 23;
- je ferais fin mars  l'appel de charges du 2 trim 23,
- mi avril après l'AGO et approbation des comptes, je procèderai a l'édition des documents et annexes et la clôture définitive des comptes.
- si l'AGO a modifié le budget, je modifierai les appels suivants 3 et 4 trim 23, il y aura une correction automatique des appels en fonction du budget modifié et en tenant compte des 2 premiers appels
- la répartition a la clôture  mi avril aura mis sur les comptes des copropriétaires le plus ou moins perçu des appels de charge de l'exercice précédent.
- donc l'appel du 3 Trim peut être variable. et si des copropriétaires ont trop payés, ils auront leur appels réduits.

Il n'est pas possible de garder ce "trop perçu" et de l'incorporer a une trésorerie ou fonds de travaux. pour moi a ce que j'ai vu il va sur le compte 470 compte d'attente déséquilibre, et lors de la répartition après clôture il va sur le compte 450 des copropriétaires.

je trouve cette clôture automatique très pratique. il ne faut pas clôturer définitivement tant que  l'AGO n'est pas faite, et il ne faut pas éditer les appels de charges pour les 4 trimestre des le début de l'année.
Peut être devriez vous repartir de votre sauvegarde avant la clôture ? AMHA

j'ai également tâtonné et enfin trouvé cette méthode.
Je pense qu'André envisage de faire des petits tutos vidéo la dessus.

Bonne journée.
Eric

SDC L'AmiraL

3 Réponse par Andre

  • Andre
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Bonjour,

C'est vrai que c'est compliqué les histoires de clôture en copropriété pour une raison en particulier ; un abruti de législateur qui a décidé que les comptes de l'annexe 1 devaient être présentés APRES répartition... une répartition totalement théorique qui ne devient exigible qu'après le vote et l'approbation des comptes par l'AG.

Globalement vous avez tous les deux raison ; le solde mis de côté sur le compte 450 est réparti à la date de l'AG et un montant créditeur viendra en déduction du prochain appel (il ne faut surtout pas toucher ou changer les appels !).

L'AG peut quand même décider d'affecter autrement le résultat de l'exercice (j'ai beaucoup de clients qui font ça) ; dans une copropriété simple avec uniquement des charges générales il suffit de passer l'écriture entre 450 et 1031 ou 105 (respectivement avance de trésorerie ou fonds travaux) mais si vous avez plusieurs clés il faut quand même faire la répartition afin que personne ne soit lésé (bâtiment A moins dépensier, des consommations d'eau...) et ensuite répartir le montant global en charges générale, du coup ça fait pas mal d'écritures et c'est moins lisible.

Précision : pas besoin de restaurer une sauvegarde, il suffit d'annuler la clôture (bouton en bas à gauche), de manière général rien n'est définitif dans Val Compta et on peut toujours revenir en arrière, ça fait râler les tenants des arrêtés et des comptabilités qui verrouillent tout mais beaucoup de syndics non professionnels travaillent encore sur Excel (Libre/Open Office) où rien n'est bloqué ou verrouillé !

Bonne année à tous !
Cordialement,
André

4 Réponse par Amiral06

  • De: Golfe Juan
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Andre a écrit:

Précision : pas besoin de restaurer une sauvegarde, il suffit d'annuler la clôture (bouton en bas à gauche), de manière général rien n'est définitif dans Val Compta et on peut toujours revenir en arrière, ça fait râler les tenants des arrêtés et des comptabilités qui verrouillent tout mais beaucoup de syndics non professionnels travaillent encore sur Excel (Libre/Open Office) où rien n'est bloqué ou verrouillé !

André

Re Bonjour,
André, le problème c'est qu'il a fait la génération des 4 appels de charges :
"Dans l'hypothèse ou on laisse les trop versés sur les comptes des copropriétaires, les appels de charges suivants (il me restera celui de juillet de celui d'octobre) sont-ils modulés automatiquement par Valcompta et de quelle manière? Ou faut-il que ce soit moi qui modifie manuellement le montant de l'appel de charges pour en déduire le trop versé 2022? (les 4 appels de charges 2023 sont déjà générés). Là, comme c'est ma 1ère année, je ne sais comment travaille Valcompta...."
C'est pour cela que je parlais de repartir d'une sauvegarde, a moins d'annuler les 3 appels de charges.

Bonne année également.
Eric

SDC L'AmiraL
  • Date d'enregistrement: 31/10/2021
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Merci à Eric et André pour les réponses,

Je trouve en effet le système de clôture automatique très bien. Je tâtonne par prudence seulement, pas à cause de Valcompta (et j'essaie de comprendre en même temps).

Bien noté pour le fait qu'ayant généré tous les appels 2023, ils ne seront pas modifiés automatiquement.

La proposition d'annuler la clôture "m'effraie" un peu (je crains de faire des bêtises!).

A la réflexion, il me semble que je pourrais faire une modif manuelle des appels de charges.
Mon idée serait donc, pour l'appel du 4me trimestre, d'annuler celui que j'ai généré en début d'année puis de créer un appel de charges modifié qui intégrerait les trop ou moins versés des copropriétaires.
Il me semble avoir lu dans le forum que c'est la manip à utiliser si on modifie le budget en cours d'année et qu'on souhaite réactualiser les appels.

Pensez-vous que ma manip proposé est correcte?
Jean-Marie

  • Date d'enregistrement: 31/10/2021
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Re !!

Par rapport à mon précédent message, j'ai tenté d'imaginer comment m'y prendre pour faire un appel de charges du trimestre qui intègrerait les trop ou moins versés de 2022 mais je n'y arrive pas (obligation d'appliquer un clé et je ne retomberais pas sur mes pieds). Je pense que cette idée n'est pas bonne du tout.

J'en arrive à une autre proposition.
J'imprime normalement mon appel du 4ème trimestre, comme les 3 premiers.
Ensuite, "à la main", je retire ou ajoute les moins ou trop versés à chaque copropriétaire et ils règlent cette nouvelle somme.
Durant les derniers de 2023, cela aura pour conséquence que certains apparaissent en "rouge" dans Valcompta (ceux qui avaient un trop versé et qui donc vont régler moins de charges au 4ème trimestre que celles "officiellement" prévues par le logiciel).
Néanmoins, en fin d'année à la clôture, cela doit revenir à la normale car, par rapport au budget, ils auront apporté la contribution prévue.

Cette pratique pourrait-elle convenir?
jean-marie

7 Réponse par Andre

  • Andre
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Bonjour,

Je ne comprends pas pourquoi vous vous compliquez la vie...
Avant l'AG il faut faire la clôture avec l'option 2 et éditer les décomptes, après l'AG la clôture définitive à la date de l'AG qui génère les écritures et affecte donc tous les soldes, ces soldes sont pris en compte dans l'appel qui suit...
Il ne faut changer les appels que si l'AG modifie le budget de l'année en cours ; automatique en V3 après le traitement de mise à jour, manuel en V2...

Cordialement,
André

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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Merci André,

Excuse moi, à force d'être trop prudent et vouloir anticiper, je me complique trop les choses c'est vrai!

J'ai mon AG prévue en juin prochain.
Je vais respecter le process (édition des documents avant l'AG et clôture définitive à la date de l'AG une fois les comptes 2022 approuvés lors de l'assemblée).
A l'issue, je verrai ce que Valcompta donne au niveau des appels et j'aviserai alors.
Ah ces débutants alors !! L'an prochain, je ne devrais plus avoir ce genre de questions j'espère!!

Cordialement,
Jean-Marie

  • Date d'enregistrement: 31/10/2021
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

André,

En relisant bien vos réponses:
- le 05/01, vous avez indiqué qu'il suffisait d'annuler la clôture (pour rappel, j'ai généré mes 4 appels pour 2023 - je n'ai trouvé nulle part qu'il ne fallait pas le faire). Dans ce cas là, il faut annuler la clôture puis refaire une clôture? Que se passe-t-il ensuite pour 2023?? J'ai déjà lancé mon appel de charges pour le 1er Trim et reçu les paiements. Je refais l'appel du 1er Trim sans générer les 3 autres trim?

- le 06/01, vous dites " Avant l'AG il faut faire la clôture avec l'option 2 et éditer les décomptes, après l'AG la clôture définitive à la date de l'AG qui génère les écritures et affecte donc tous les soldes, ces soldes sont pris en compte dans l'appel qui suit...".
Cela veut dire que dans mon cas (à savoir bien que j'ai généré tous les appels 2023), Valcompta modifiera tout seul les appels 2023 à venir?

Merci par avance
Jean-marie

10 Réponse par Andre

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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Bonjour,

Les appels ne sont pas modifiés par la clôture ou l'approbation des comptes, ce sont uniquement les soldes des copropriétaires qui sont impactés.

Cordialement,
André

  • Date d'enregistrement: 31/10/2021
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Merci André,

Donc, dans mon cas, comme j'ai généré tous les appels de 2023, quelle serait la meilleure solution?
Annuler tous les appels que j'ai fais (mais ceux du 1er trim ont déjà été réglés) et les refaire tous, sans les générer?
Ou supprimer seulement ceux des 3ème et 4ème Trim (j'ai mon AG en juin) mais dans ce cas, est-ce que Valcompta les recalcule.
Un peu perdu j'avoue.
Ce que je souhaiterais, c'est que les appels de charges après mon AG de juin prennent en compte les trop ou moins versés par les copropriétaires.
Cordialement,
jean-marie

12 Réponse par Amiral06

  • De: Golfe Juan
  • Date d'enregistrement: 17/03/2022
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

jmelaperle a écrit:

Merci André,

Donc, dans mon cas, comme j'ai généré tous les appels de 2023, quelle serait la meilleure solution?
Annuler tous les appels que j'ai fais (mais ceux du 1er trim ont déjà été réglés) et les refaire tous, sans les générer?
Ou supprimer seulement ceux des 3ème et 4ème Trim (j'ai mon AG en juin) mais dans ce cas, est-ce que Valcompta les recalcule.
Un peu perdu j'avoue.
Ce que je souhaiterais, c'est que les appels de charges après mon AG de juin prennent en compte les trop ou moins versés par les copropriétaires.
Cordialement,
jean-marie

Jean Marie,
J'ai fait un peu cette bêtise début janvier. Je suis aussi un nouveau et c'était ma première clôture. J'avais fait avant de lancer la clôture une sauvegarde complète. Donc après ma clôture je me suis retrouvé avec 2 sauvegardes , 1 volontaire, et une faite par le logiciel lorsque l'on lance l'opération clôture automatique.
Comme j'avais fait un peu comme toi, je suis reparti de ma première sauvegarde, et j'ai fait la procédure suivante:
- Clôture automatique = Option 1  cad reprise des a nouveaux.
- Appel de charges du premier trimestre

Mon AGO étant en Avril, j'ai préparé les documents et annexes pour l'AGO, en cliquant sur le 2eme bouton de clôture automatique et le bouton génération des écritures.

Edition et sauvegarde dans un fichier des documents pour étude en CS avant l'AGO.

Puis j'ai cliqué sur le bouton ( annulation des écritures) dans onglet clôture automatique .

J'ai recliqué sur le bouton 1 reprise des soldes.
et j'ai préparé mon appel de charges pour le 2eme trimestre 2023.

Apres l'envoi des charges du 2eme trimestre, je ferais le bouton 2 de clôture automatique, puis après l'AGO, je ferais approbation des comptes en cliquant sur le bouton 3 avec génération des écritures.

Enfin et en fonction de l'AGO, en ce qui concerne le budget en cours je ferais le réajustement du budget et les corrections se feront automatiquement sur les appels de charges du 3 et 4 trimestres.

Peut etre qu'André pourra améliorer ma réponse, mais c'est ce que j'ai fait sans retoucher manuellement aux écritures. ValCompta est vraiement souple et n'est pas figé comme logiciel de compta.

Bonne journée.
Eric.

SDC L'AmiraL
  • Date d'enregistrement: 31/10/2021
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Merci Eric pour ton aide.

Néanmoins, dans mon cas, j'ai déjà fais mon appel du 1er trim et déjà reçu les paiements que j'ai passé en écriture.
Je ne vais pas me risquer du coup à aller vers des annulations de clôture car, je t'avoue, je ne comprends pas très bien les manip. et je crains de cliquer au mauvais endroit et de mettre un gros bazar.
Là, je suis sur que j'ai cliqué là ou il faut en suivant le tutoriel.
Pour mes appels de charges déjà générés (rien n'était dis là-dessus), je verrais comment bidouiller, tant pis. Soit, rembourser carrément les trop versés aux copropriétaires concernés et récupérer les moins versés à d'autres, soit modifier au stylo l'appel de charges que me sortira le logiciel, en espérant qu'en fin d'année tout cela s'équilibre.

Merci encore pour ton temps et ton aide
Jean-Marie

  • Date d'enregistrement: 31/10/2021
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Bonsoir,

Juste une dernière proposition pour corriger ma situation (pour mémoire, j'ai par erreur généré tous mes appels 2023 en début d'année).
Après réflexion, j'ai pensé à la solution suivante :
- Je vais dans "Saisie" et j'annule les différentes opérations passées depuis le début d'année (paiements fournisseur + règlements du 1er appel par les copropriétaires)
- je vais ensuite dans "préparations des appels" et je supprime tous les appels de fonds, à savoir les 4 appels 2023.

- Ensuite, je refais seulement mon appel du 1er trimestre
- et je repasse es différentes écritures que j'ai supprimé dans "saisie".

Je ne sais si cela permet de réellement supprimer la génération de tous les appels 2023 que j'avais faite. Si oui, ma manœuvre serait alors correcte je pense.

Merci pour votre avais,
Cordialement,
Jean-Marie

15 Réponse par Amiral06

  • De: Golfe Juan
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Bonjour Jean Marie,

Je ne sais pas si c'est la bonne voie.
Tu as du faire une sauvegarde au 31 décembre, si oui, il te faut repartir de cela.
Juste avant imprime ton grand livre pour les opérations factures et règlement.
Puis tu reprends le processus tel que je te l'ai décrit plus haut, et tu entre les écritures de l'année 2023. Sans les appels de charges.
normalement ca devrait le faire et de manière plus rapide.
Eric

SDC L'AmiraL

16 Réponse par Andre

  • Andre
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Bonjour,

Quel est le problème précisément ? Il ne faut surtout pas supprimer des factures et leur règlement pour un problème sur les appels, ça n'a rien à voir ! En début d'année, avant de faire l'appel, il faut faire le premier type de clôture (reprise des soldes).
En cas d'erreur sur les appels ; supprimer les écritures de l'appel et uniquement ces écritures et dévalider les appels pour pouvoir les refaire...

Cordialement,
André

  • Date d'enregistrement: 31/10/2021
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Bonsoir,

Merci pour vos conseils.
Je vais me limiter à supprimer les écritures d'appel (j'avais généré tous les appels) et refaire celui du 1er trimestre.

Cordialement,
Jean-Marie

  • Date d'enregistrement: 31/10/2021
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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

André,

Juste une petite précision svp.
Quand vous dites "dévalider les appels", je fais cette manip en allant supprimer les appels dans l'onglet "Préparation des appels" ?
Je le comprends ainsi pour mettre en pratique.
Merci

Jean-Marie

19 Réponse par Andre

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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Non, dévalider c'est le bouton Valider / dévalider, ça fait passer les appels de l'italique en caractères droits et ils sont à nouveau proposés dans la liste. Le seul cas où il faut supprimer les appels c'est quand le budget de l'exercice en cours est modifié (et en version 2 car en V3 il y a le traitement de mise à jour automatisé...).

Cdt
André

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Re: Clôture définitive et répartition du résultat sur les copropriétaires.

Merci André,

J'avais vu le bouton "valider/dévalider" mais n'avais pas compris sa fonction. Merci beaucoup de l'information.
Cdlt,
jean-marie