Importation d'une balance Excel

Si vous disposez d'une balance au format Excel, un traitement d'importation similaire à celui pour les donateurs et les colistiers permet de récupérer rapidement ces soldes. Votre fichier Excel doit comporter 4 colonnes sur la première feuille ;

• le numéro du compte sur 6 caractères ;
• l'intitulé du compte ;
• le solde débiteur ;
• le solde créditeur.

L'importation de la balance peut être utilsée pour récupérer des comptes d'un autre système mais profiter des éditions des annexes et des comptes pour la CNCCFP.

Les valeurs de ces quatre premières colonnes sont affichées dans le cadre en haut à droite pour vérification (penser à cocher l'option « entêtes sur première ligne » le cas échéant). Pendant l'importation, seules les lignes « valides » seront retenues et affichées dans la table, un compte-rendu dans le bas de l'écran affiche les anomalies et les erreurs rencontrées. Attention, ces écritures affichées ne sont pas encore générées ni enregistrées !!!

Saisie directe

Il est possible également de ne pas utiliser de fichier Excel et de saisir directement dans la table. Les numéros de compte sont complétés ou tronqués pour avoir une taille de 6 caractères. Il faut bien sûr équilibrer débits et crédits.

Note : vous pouvez également saisir directement dans le journal d'OD et à la date de votre choix depuis l'écran de saisie directe (bouton « Saisie »), l'avantage étant que chaque ligne est enregistrée contrairement à cet écran…

Dans les deux cas :

• Toutes les données peuvent être modifiées par saisie directe dans la table.
• Les comptes qui n'existent pas dans le plan comptable seront automatiquement créés.
• L'ensemble des écritures doit être équilibré afin de générer les écritures (l'écart est affiché en rouge).

Il est possible de saisir le libellé (commun) pour ces écritures. Dans tous les cas, les écritures sont générées dans le journal d'OD mais vous avez le choix entre le dernier jour de l'exercice N-1 ou le premier jour de l'exercice N (A Nouveaux). Lorsque que les écritures sont équilibrées, le bouton « Générer les écritures » devient actif ; il faut bien sûr cliquer dessus pour créer les enregistrements.