Dans le second onglet, on trouve les Options principales. 

Ce sont quelques options et paramètres plus techniques, en particulier la gestion des documents numérisés, la présentation de l'écran de saisie des factures, les comptes par défaut pour les encaissements de dons et versements et les derniers numéros (factures et reçus).


La GED ou Gestion des documents dématérialisés permet d'associer à chaque dépense l'image (de préférence au format PDF) de la facture. Il est possible ensuite de consulter rapidement les documents soit depuis l'aperçu écran mais également en générant un fichier ZIP qui contient le journal (ou grand livre) avec toutes les pièces associées.

Voir : génération du journal ou du grand livre avec justificatifs intégrés.


Liste des fournisseurs avec logos / saisie factures : par défaut, la saisie assistée des factures présente les fournisseurs sous forme graphique et avec leur logo comme ci-dessous, à gauche. Lorsque cette option est décochée on a une liste plus synthétique et plus adaptée quand le nombre de fournisseurs est important. Il est également possible d'agrandir cette partie de l'écran en déplaçant le séparateur.

               

Nombre de colonnes dans la liste simple : si vous avez beaucoup de fournisseurs vous pouvez choisir de 2 à 5 colonnes pour une présentation plus synthétique et éviter d'utiliser les ascenseurs. Vous pouvez cependant utiliser les flèches pour sélectionner un compte non visible, à la fin de la liste.

Liste des fournisseurs dans l'ordre alphabétique : par défaut les fournisseurs sont dans l'ordre du numéro de compte, vous pouvez choisir un tri d'après le nom du compte.

  • Choix du compte pour chaque règlement ou facture : si l'option n'est pas cochée, les comptes proposés au dessus seront proposés et utilisés pour les encaissements (remise des règlements) et les paiements fournisseurs. Si elle est cochée il est possible de choisir pour chaque opération quel compte utiliser. Il faut évidemment avoir plusieurs comptes de type banque pour que l'option soit pertinente.

Paiements fournisseurs avec le compte : de même, les paiements de factures génèrent des écritures sur un compte de banque, en général celui du chéquier utilisé.

Encaissement règlements par chèque  : la réception des chèques pour les dons ou reçus génère automatiquement les écritures comptables sur le compte de banque (celui sur lequel sera faite la remise) configuré ici (il peut s'agit d'un Livret ou d'un compte courant…).

Encaissement règlements par virement / autre : en sélectionnant l'autre option, c'est ce second compte qui sera utilisé.

Remarque : en comptabilité on utilise souvent un compte intermédiaire (511) pour les "valeurs à l'encaissement" afin de retrouver sur le compte de banque le montant global de la remise plutôt que le détail.