Balance et reprise des soldes

Editions et divers ›› Importations initiales ››
Parent Previous Next

Voir cet écran en mode BASIC

Menu Divers - Importations - Importation balance ou saisie reprise des soldes.

Il existe plusieurs manières de reprendre les soldes mais il faut avoir à l'esprit que les Annexes 1, 2 et 3 présentent l'exercice N-1 à des fins de comparaison avec l'exercice N à approuver et son budget.

Pour obtenir des documents complets (notamment le compte de résultat des annexes 2 et 3 …) il est donc nécessaire de renseigner tous les soldes y compris ceux des comptes de charges (6xx) et de produits (7xx) et sur la période N-1, c'est-à-dire « avant répartition ». Voir ci-dessous pour les recommandations pour une reprise complète.

Importation fichier Excel

Cet écran vous permet soit d'importer rapidement un fichier existant soit de saisir directement les soldes (à partir d'une balance ou d'un grand livre papier).



Les valeurs lues sur la première ligne pour ces quatre premières colonnes sont affichées dans le cadre en haut à droite pour vérification (penser à cocher l'option « entêtes sur première ligne » le cas échéant). Pendant l'importation, seules les lignes « valides » seront retenues et affichées dans la table, un compte-rendu dans le bas de l'écran affiche les anomalies et les erreurs rencontrées. Attention, ces écritures affichées ne sont pas encore générées ni enregistrées !!!


Les comptes doivent respecter la taille de 6 caractères, si ils n'existent pas ils seront automatiquement créés avec l'intitulé de la colonne 2. S'ils existent l'intitulé peut être vide dans le fichier Excel.

Saisie directe

Il est possible également de ne pas utiliser de fichier Excel et de saisir directement dans la table. Les numéros de compte sont complétés ou tronqués pour avoir une taille de 6 caractères. Il faut bien sûr équilibrer débits et crédits.

Note : vous pouvez également saisir directement dans le journal d'OD et à la date de votre choix depuis l'écran de saisie directe (bouton « Saisie »), l'avantage étant que chaque ligne est enregistrée contrairement à cet écran…

Dans les deux cas :


Il est possible de saisir le libellé (commun) pour ces écritures. Dans tous les cas, les écritures sont générées dans le journal d'OD mais vous avez le choix entre le dernier jour de l'exercice N-1 ou le premier jour de l'exercice N (A Nouveaux). Lorsque que les écritures sont équilibrées, le bouton « Générer les écritures » devient actif ; il faut bien sûr cliquer dessus pour créer les enregistrements.

Pour la date, différents cas de reprise sont possibles ; en début d'exercice avec des « à nouveaux » (le plus simple), en cours d'année avec une balance ou un grand livre du précédent syndic (ou Excel, ou un autre logiciel…), au dernier jour de l'exercice antérieur avec tous les comptes… Vous pouvez donc choisir une des dates en bas de l'écran.

Le bouton Générer les écritures  ne devient actif que si l'ensemble est équilibré, si ce n'est pas le cas passez une ligne sur le compte 470 (attente) avec le solde / écart.


REMARQUE : si vous disposez d'une balance ou d'un grand livre au format PDF, il est possible en général de le convertir assez facilement en un fichier Excel : contactez le support technique pour plus d'informations.


Reprendre l'exercice antérieur avant répartition

Si vraiment on veut être complet, pour l'annexe 3, il faut également préciser les ventilations par clés des dépenses et des appels… Dans ce cas, vous pourrez utiliser le traitement de clôture afin de calculer pour chaque copropriétaire sa quote-part dans les dépenses et dans les provisions.

  1. Paramétrer les dates d'exercices sur l'exercice N-1 dans le menu Principal – Paramètres – Dates d'exercice. Par exemple ; mettre 2009 (du 01/01/2009 au 31/12/2009) sur la première ligne puis 2010 (du 01/01/2010 au 31/12/2010) sur la seconde, 2011 sur le bandeau rouge de l'exercice en cours (N+1) puis 2012...


  1. A partir d'une balance ou d'un grand livre au 31/12/2009, reprendre les soldes de tous les comptes en saisie directe (bouton Saisie), y compris les charges (avec la bonne clé de répartition) et les produits, ou bien utiliser le traitement d'importation ci-dessus.


  1. Le logiciel a besoin de connaître les comptes utilisés pour les appels de provisions ; il est donc nécessaire de créer un (ou des) appel(s)  « virtuel(s) » pour chaque compte (701 ou 702 en général) qui correspond aux appels de provisions de l'exercice. Peu importe la date ou le montant (il peut même être nul), il faut juste que le compte existe dans les appels de l'exercice à clôturer…


  1. Il est alors possible de lancer le traitement de Clôture dans le menu Principal – Clôture ; ce traitement va générer les écritures de répartition au 31 décembre de l'exercice clos et les A Nouveaux aux 1er janvier du nouvel exercice en répartissant le résultat sur chaque copropriétaire. Les dates d'exercice sont automatiquement décalées mais il faut renseigner N+2.


  1. Il est également possible de ne pas utiliser le traitement de clôture et de saisir / reprendre manuellement les soldes (A Nouveaux) dans un journal d'OD au premier jour de l'exercice.


Voir aussi Clôture et Décomptes pour plus d'explications et des exemples sur la clôture et les écritures générées.