Importation copropriétaires, lots et tantièmes
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Ce traitement propose de sélectionner un fichier Excel avec les copropriétaires et les principales données associées. Il se peut que des adaptations et des préparations dans Excel soient nécessaires avant d'utiliser ce traitement, par exemple si vous avez des noms et des prénoms dans deux colonnes, soit vous ne gardez que les noms soit vous fusionnez les deux colonnes (dans Excel pour ce cas précis, vous pouvez utiliser la formule suivante "=CONCATENER(A1 ;B1)").
Si vous n'avez que 5 ou 6 copropriétaires, la préparation du fichier et la mise en œuvre de l'importation vont sans doute vous prendre autant voir plus de temps qu'une création directe (bouton Nouveau depuis la liste)... En revanche, pour plusieurs dizaines de copropriétaires, ça vaut la peine d'utiliser ce traitement...
Cette importation est à faire au tout début de la mise en place (juste après "Supprimer démo.") avec un fichier vide ; si ce n'est pas le cas un cadre gris en haut à droit vous avertit avec le nombre d'enregistrements présents dans le fichier :
Des enregistrements existants ne vont pas bloquer l'importation mais vous devez faire attention aux numéros de compte et à éviter les doublons... Vous pouvez également les supprimer avec les boutons (attention à la cohérence générale des données...).
Comme rappelé dans le haut de l'écran, les étapes de ce processus d'importation initial sont :
Si le fichier contient un numéro, les tantièmes ou un nom pour le lot principal (Appartement…) vous pouvez les associer ; les lots seront également créés dans le fichier des lots, éventuellement avec le même nom pour tous les lots si la colonne n'est pas dans le fichier (saisir alors ce nom dans la zone de droite) et les tantièmes seront également créés dans le fichier des tantièmes sur la clé par défaut (001). Attention, vous devez avoir un numéro de lot sur chaque ligne du fichier !
Il n'est pas possible d'importer plusieurs lots par copropriétaire en même temps que les copropriétaires mais c'est possible avec la seconde importation présentée ci-dessous.
Voilà, votre fichier de copropriétaires est prêt avec pour chacun un compte associé dans le plan comptable.
Attention !!! le numéro de compte doit être une chaîne de 4 à 6 caractères et qui commence par « 450 ». Dans le cas contraire, ce numéro sera formé de 450 + numéro de la ligne dans le fichier Excel.
En cas de gros problèmes, utilisez l'option « Supprimer démo » pour réinitialiser tous les fichiers avant de recommencer.
L'importation des lots est un peu plus technique et demande là aussi une préparation de votre fichier Excel ; elle permet cependant d'importer tous les lots en les associant à leur propriétaire et d'importer également les tantièmes pour 8 clés différentes. Voici à quoi doit ressembler le fichier Excel :
Les colonnes A à H concernent la description du lot ; seul le numéro de lot est obligatoire mais le type est évidemment vivement recommandé.
La colonne B fait le lien avec le propriétaire (affectation) ; le numéro de compte doit exister, il est obligatoire.
Les colonnes I, J, K, L, M, N, O et P sont prévues pour les tantièmes avec la règle suivante : le code de la clé doit figurer sur la première ligne.
Dans cet exemple, on importe les tantièmes généraux de la clé 001 et les tantièmes spéciaux des clés A et B.