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Sujet: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour à tous,
Après un long silence, je reviens vers vous. J'ai pas mal bossé sur cette petite copropriété et me rends compte que plus je travaille dessus et plus je me rends compte que je ne savais rien. Mes explications sont un peu longues, mais j'en appelle à vos conseils.
Pour l'instant, j'attends toujours que Syndic-One veuille bien m'envoyer les archives et annexes. Notre AG ayant décidé de prendre en charge la gestion de la copropriété et de nommer ma compagne en tant que syndic en date du 28 mars. Nous sommes le 4 mai et nous n'avons pas encore reçu les archives. Je crois savoir que l'ancien syndic a un mois (jour pour jour) pour communiquer l'ensemble des documents et la trésorerie.
Le peu de documents (récupération du grand livre le 16 mars) que j'ai récupérés de la comptabilité me montre que le premier trimestre 2019 n'est pas à jour (aucune écriture après le 24 janvier), mais surtout, des anomalies illégales (facturation ICS (60€) alors que le n° est le leur, facturation du n° d'immatriculation de la copropriété de 390 € alors que le coût est de 50 € ...). C'est comme ça que j'ai appris qu'au changement de syndic, il devait y avoir une mise à jour de l'immatriculation (30 €). Je suis dans l'impossibilité de connaitre le nom de la banque ou notre compte bancaire se situe. Une augmentation de 26% de l'assurance RC (1er juillet 2017, 223€ puis au 1er janvier 2018, 254,30€ et enfin au 1er janvier 2019, 282.84€. Je viens d'envoyer un courrier à cette assurance pour la résiliation, car nous adhérons à l'ARC. Je leur fais remarquer que nous n'étions pas au courant des augmentations et que celles-ci nous auraient donné le droit de ne pas les accepter et de résilier d'office le contrat. (sondage pour savoir si ce n'est pas Syndic-One qui aurait augmenté de lui-même l'assurance, question de bénéfice.)
Enfin, bref, comme rien n'a été approuvé depuis le début, j'ai comme l'impression qu'il va y avoir beaucoup de difficultés pour débrouiller tout cela.

2 Réponse par Andre

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour,

Ne vous embarquez pas trop vite dans des combats perdus d'avance... l'ancien syndic était mandataire et il avait tout à fait le droit d'engager des dépenses, de payer des factures. Pour l'immatriculation, si c'est le tarif prévu au contrat, vous ne pourrez rien faire, pour l'assurance il faut étudier les causes de l'augmentation mais le syndic devait bien assurer la copropriété...

Si vous êtes adhérents de l'ARC, c'est les mieux formés et expérimentés je pense pour réclamer des comptes aux anciens syndics ! Mais soyez réaliste...

Cordialement,
André

3 Réponse par JB22

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Comme le  André78 : "soyez réaliste"., ne vous faites pas trop d' illusions;

Le mieux, puisse  que vous êtes adhérents à l' ARC, est avec leur aide, de récupérer les archives: Acte de constitution de la copropriété et plans, les contrats et factures, la comptabilité ( pas seulement le Grand-livre ), etc...

4 Réponse par Didlan

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour André,
Pour l'immatriculation, il faut 7 minutes. Syndic-One annonce dans le contrat, 85 € de l'heure, aurait-il mis près de 5 h ? Même l'ARC précise que c'est un abus de facturation.
Bon, personne n'a l'idée du délai de remise des archives.
Bon, je vois avec l'ARC.

5 Réponse par Lauracab

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour Didlan,
j'ai moi-même eu des difficultés à récupérer les archives de mon ancien syndic (tout est ok pour moi, ouf!).

Voilà ce que j'ai pu réunir comme infos :
   - le syndic a un mois pour transmettre les documents de la copro
   - le délais peut être prolongé de deux mois supplémentaires concernant les documents comptables
(https://www.service-public.fr/particuli … its/F31672)

Au delà, tu peux faire une mise en demeure par recommandé ou par voie d'huissier (env 100€ pour ceux que j'ai consultés) pour demander les documents et commencer une période de 8j après laquelle il faut saisir le TGI - Là j'ai eu des infos contradictoires : sur service-public.fr il disent que le nouveau syndic ou le président du CS peuvent le faire, l'UNPI m'a parlé d'un huissier et les huissiers d'un avocat... l'ARC saura te conseiller là-dessus.

Bon courage

6 Réponse par Didlan

  • Date d'enregistrement: 25/02/2019
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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour Lauracab,
Vous faites juste une erreur dans l'interprétation de l'article de "Service-public";
En effet ils ont un mois pour transmettre :

"les documents justifiant de la situation de la trésorerie,
la totalité des fonds immédiatement disponibles,
l'ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires accompagnés d'un bordereau récapitulatif de ces pièces.
L'ensemble des documents contractuels ou techniques relatifs à l'immeuble en lui-même (notamment le diagnostic technique global)."

Ce délai peut être porté à 3 mois concernant la remise :

"du solde des fonds disponibles après apurement des comptes,
de l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat de copropriétaires."

Ça veut dire que seul les fonds disponibles (mais pas la trésorerie disponible ni les fonds versés au titre de travaux) après apurement des comptes propriétaires et des documents  concernant l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat.
Le grand livre, les documents justifiant la situation de la trésorerie, l'ensemble des archives (factures, appels de fonds, etc.), ils n'ont qu'un seul mois.

J'ai donc reçu l'avis de réception de l'envoi par recommandé le rapport de l'AG (envoyé le 29 mars) le 14 avril.
Il me faut donc attendre les environs du 16 ou 18 mai les documents.
Je tiens à rappeler aussi que c'est ce syndic qui a décidé de démissionner. Il doit nécessairement être prêt !

Anecdote à cet avis, bien qu'il y ait le tampon de Syndic-One, aucune date n'y est inscrite de première présentation ni de retrait de la lettre. Je suis donc allé à la poste et je l'ai fait remarquer. Il m'a été donné un document par la poste du cheminement du courrier et de la délivrance de la lettre le 12 avril (soit 14 jours après). Je dois donc attendre le 12 mai plus le délai de distribution par la poste pour recevoir.

J'ai besoin essentiellement du grand livre et des archives et cela m'est nécessaire pour vraiment commencer à travailler.

7 Réponse par Didlan

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

J'aurai une autre question :

Est-il nécessaire, pour réunir le conseil syndical, de le faire par lettre recommandée ? Nous devons décider, en préparation de l'assemblée générale, de définir le budget prévisionnel de la période N+1 qui commence le 1er juillet, budget qui n'est pas encore voté !

8 Réponse par JB22

  • JB22
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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Vous devez vous référer au RFCS (Règlement de fonctionnement du conseil, syndical ) s' il en existe un.

A défaut il n' y a pas de formalisme imposé.

L' A.G; doit être préparée par le syndic en concertation avec le conseil syndical, ce qui n' empêche pas le C.S. de se concerter au préalable.

9 Réponse par Didlan

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour JB22
Pas de RFCS dans le règlement de copropriété. Y a-t-il un délai pour donner une date de réunion ?

10 Réponse par JB22

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

"il n' y a pas de formalisme imposé." et pas de délai.

Vous devez faire en sorte que les conseillers puissent participer aux séances.

D' autre part il serait bons que lors d' une prochaine réunions vous définissiez un règlement de fonctionnement du C.S. et qu' au préalable vous en avertissiez les conseillés pour qu' ils réfléchissent à la question.

11 Réponse par Didlan

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour à tous,
Je viens de recevoir les archives qui sont, pour moi, incomplètes, car il manque les relevés de compte de la banque (il n'y en a que 4 sur 21 des mois de juin, juillet, août et septembre 2018) et qui ne sont pas en corrélation avec la banque du grand livre. De plus, il me semble que les preuves de dépôt de chèques devraient y être jointes aussi. Je note certaines anomalies dans les documents comptables que je note au fur et à mesure.
Mais mon principal sujet est de commencer la compta. Sachant que les paramètres sont faits, par quoi dois-je commencer ? Avec le grand livre  ? Sachant que je dois compléter la fin de l'exercice (2e trimestre).
D'autre part, j'ai bien la preuve que l'appel de fonds de ce 2e trimestre a été fait par l'ancien syndic. Il me faut récupérer des sous pour payer la cotisation à l'ARC. 
Bien à vous tous,
Didier

12 Réponse par Didlan

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour,
Y a-t-il un pilote dans le forum ?

13 Réponse par Andre

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonsoir,

Ce forum a les défauts d'un forum, il repose sur la disponibilité et la bonne volonté des contributeurs qui y passent !
Je suppose que vous avez commencé par lire la documentation et en particulier la page relative à la reprise des soldes ?
Sinon, ça me semble être un bon point de départ !
http://valcompta.net/version3/Balanceet … oldes.html

Cordialement,
André

14 Réponse par Didlan

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour,
Pour la saisie directe des soldes du grand livre, je me trouve devant le cas d'un solde nul dont l'opération à était soldée par une écriture sur un autre compte. Je ne vois pas comment je puis faire. J'ai du mal à saisir comment je puis faire à moins de faire deux écritures, l'une en crédit, l'autre en débit. Je pense que c'est la meilleure solution.
Didlan

15 Réponse par Andre

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour,

Si vous partez du grand livre, vous devez ignorer le détail pour ne considérer que les totaux de la période, ces totaux doivent correspondre à la balance (pour la même période) avec : uniquement les comptes non soldés, un total débit égal au total crédit...
Les comptes soldés sont ignorés, on repart à 0 et donc sans écritures ni A Nouveaux.

Cordialement,
André

16 Réponse par Didlan

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonsoir,
C'est ce que j'ai fait. Mais la balance n'est pas équilibrée. J'ai une différence. J'ai le PDF en numérique, je me demande si l'on peut le passer en Excel ? Il me semble que c'est possible. Papier et crayon, ce n’est pas bon. Le solde des lignes d'écritures ne correspond pas. Il me manque des justificatifs, particulièrement les virements à leur compte de la banque sans savoir à quoi cela correspond.
Je leur ai écrit en leur demandant les justificatifs des virements. Et surtout, je n'ai pas les relevés bancaires et les 5 annexes qui ne sont pas présentes dans le bordereau. qui comprend donc :
Une clé USB de l'ensemble des documents comptables.
Grand livre 2017/2018
Grand livre 2018/2019
Balance au 30/06/2018
Balance au 22/05/2019
Relevé général des dépenses 2017/2018
Relevé général des dépenses 2018/2019
Détail des comptes clients
Détails des clés/tantièmes
Factures fournisseurs
Factures Syndic One
RIB du compte CECOP
RIB du compte bancaire séparé

Annexes ????
Pour l'instant, je ne signe rien du bordereau à renvoyer.
Bon, je continue, je suis têtu !
Didlan

17 Réponse par Andre

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonsoir,

La transmission des archives c'est simple, c'est TOUT les documents récupérés, reçus ou produits par le syndic.
Dans le cas d'un syndic en ligne comme Syndic One ça complique évidemment les choses, il ne peut avoir que ce qu'on lui a envoyé au moment de sa prise de mandat, ça semble logique que pour limiter les frais postaux on puisse avoir moins de cartons qu'avec un syndic "physique"...

Dans votre cas, quid des factures et des comptes avant 2017 ?

Envoyez moi un grand livre ou une balance PDF, je vous dirais si on peut récupérer et si ça en vaut la peine...
Cordialement,
André

18 Réponse par Didlan

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour André,
Je vous ai envoyé le grand livre en mail.
Didlan

19 Réponse par Didlan

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour,
Maintenant que tous les soldes sont passés, je dois mettre à jour les comptes des copropriétaires en corrélation avec le compte "Copropriétaires  et conseil syndical", compte 450, qui rassemble les comptes des copropriétaires . J'ai préparé les comptes adéquats des copropriétaires, je dois les répartir (450001, 450002...).
Je pense agir en faisant un débit sur les comptes copropriétaires équilibrés par le crédit des appels et inversement pour les paiements en m'aidant du journal détaillé des copropriétaires individuellement. Ou dois-je passer par un compte intermédiaire  ?

20 Réponse par Andre

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonsoir,

La liste des copropriétaires débiteurs et créditeurs fait partie des documents obligatoires qui auraient dû être envoyés avec la dernière convocation d'AG ; vous devez donc remplacer le solde du compte 450000 par les soldes de chacun compte, à la date de fin d'exercice et en ignorant tous les comptes soldés. Il faudra, à un moment, faire une clôture pour générer les A Nouveaux.
Ensuite, sur 2019 vous générez les appels et passez les règlements...

Cordialement,
André